Чи має право замовник складати подорожні листи для виконавця перевізника?

У даній ситуації, коли підприємство "А" надає транспортні послуги підприємству "Б", використовуючи власні автомобілі та персонал, а підприємство Б бере на себе витрати на пальне, проведення медогляду водіїв та техогляду авто, а також керує робочим процесом, питання виписки подорожнього листа (або іншого первинного документа, що фіксує роботу автотранспорту та витрати пального) є важливим для коректного обліку.

Основні моменти, які слід врахувати

Подорожній лист як первинний документ

На сьогоднішній день типові форми подорожніх листів скасовані. Однак підприємства для обліку роботи автотранспорту та списання пального мають право розробляти власні форми первинних документів, які б містили всі обов'язкові реквізити, передбачені Законом "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні".  Це може бути документ під назвою "Подорожній лист" або інший аналогічний документ. 

Такий документ є підставою для обліку транспортної роботи та списання витраченого пального. Він також може використовуватися для взаєморозрахунків між перевізником (підприємство "А") та замовником (підприємство "Б"). 

Хто зазвичай виписує подорожній лист?

Традиційно, подорожній лист виписує перевізник, тобто власник транспортного засобу, який експлуатує автомобіль. Це пов'язано з тим, що саме перевізник несе відповідальність за технічний стан автомобіля та допуск водія до керування. 

У подорожньому листі фіксуються дані про роботу автомобіля (пробіг, маршрут, дані про водія та автомобіль) та використання палива. 

Саме перевізник відповідальний за здійснення господарської операції (виконання перевезення), тому за нормами ст. 9 Закону про бухоблік він і має виписувати первинний документ. На підставі такого документу господарська операція перевезення (нарахування зарплати водіям, списання пального, нарахування амортизації автомобіля) відображається в його бухгалтерському обліку. Детальніше про ці аспекти далі.

Особливості даної ситуації

Автомобілі та водії належать підприємству "А". Це є ключовим фактором, оскільки саме підприємство А є фактичним експлуатантом транспортних засобів. Підприємство "Б" заправляє авто, проводить медогляд водіїв та техогляд авто, дає вказівки щодо робіт. Це свідчить про значну залученість підприємства "Б" в процес надання послуг і контроль за ним.

Рекомендований підхід до оформлення

Подорожній лист (або його аналог) має виписуватися підприємством "А" (перевізником). Це логічно, оскільки саме воно є власником транспорту та роботодавцем для водіїв. У цьому документі підприємство "А" буде фіксувати роботу своїх автомобілів та водіїв.

Інформація про заправку пальним: Оскільки пальне надається підприємством "Б", у подорожньому листі (або в окремому документі, наприклад, акті приймання-передачі пального) необхідно відображати факт отримання пального від підприємства "Б". Це може бути зроблено на підставі чеків АЗС, талонів на пальне, наданих підприємством "Б", або інших документів, що підтверджують заправку за рахунок підприємства "Б". 

Інформація про медогляд та техогляд: У подорожньому листі підприємства А можуть робитися відповідні відмітки про проходження медогляду водієм та техогляду автомобілем, навіть якщо ці процедури організовує та оплачує підприємство "Б". Підтверджуючі документи (довідки про медогляд, акти техогляду) можуть додаватися до подорожнього листа або зберігатися окремо з посиланням на них.

Маршрут та завдання: Маршрут руху та завдання водієві, які визначаються відповідальними особами підприємства Б, також повинні бути відображені у подорожньому листі, який виписує підприємство "А". 

Взаєморозрахунки: Подорожній лист, виписаний підприємством А, разом з іншими документами (наприклад, актом наданих послуг, де деталізується обсяг виконаних робіт) буде підставою для розрахунків між підприємствами "А" і "Б". 

Чому підприємству "Б" не варто виписувати подорожній лист на автомобілі підприємства "А"?

Підприємство "Б" не є власником або експлуатантом транспортних засобів у юридичному сенсі (автомобілі не на його балансі, водії не його працівники).

Виписка подорожнього листа особою, яка не є власником/експлуатантом авто, може викликати питання з боку контролюючих органів щодо правомірності списання пального та відображення витрат. Окрім того, підприємство "Б" не здійснює господарської операції (надання послуг перевезення), а тому за нормами Закону про бухоблік не має підстав складати первинний документ на таку господарську операцію.

Важливо:

• У договорі між підприємствами "А" та "Б" варто чітко прописати порядок документообігу, відповідальність сторін за надання інформації для заповнення подорожніх листів, а також порядок компенсації витрат на пальне, медогляди та техогляди;
• Незалежно від того, хто забезпечує пальне, передрейсовий техогляд автомобіля та медичний огляд водія залишаються обов'язковими процедурами. 

Отже, у даній ситуації подорожні листи (або їх аналоги) має виписувати підприємство "А", як власник транспортних засобів та роботодавець водіїв, а також як особа, відповідальна за здійснення господарської операції і відображенні її в своєму бухгалтерському обліку.

При цьому в цих документах або в додаткових документах необхідно коректно відображати факт заправки автомобілів пальним за рахунок підприємства "Б", а також проходження медоглядів та техоглядів, організованих підприємством "Б". Чітке документальне оформлення та відповідні положення в договорі допоможуть уникнути непорозумінь та правильно відобразити операції в обліку обох підприємств.