Контракт між БФ та волонтером: відшкодування витрат

Волонтер – це фізична особа, яка добровільно здійснює соціально спрямовану неприбуткову діяльність шляхом надання волонтерської допомоги (ч. 1 ст. 7 Закону №3236).

Організації та установи, які є неприбутковими та внесені до Реєстру неприбуткових установ та організацій, можуть на підставі ч. 1 ст. 5 Закону №3236 залучати волонтерів до своєї діяльності.

Зі ст. 1 Закону №3236 випливає, що волонтерська діяльність — це добровільна, соціально спрямована, неприбуткова діяльність, що здійснюється волонтерами шляхом надання волонтерської допомоги. Волонтерська допомога — це роботи і послуги, що безоплатно виконуються та надаються волонтерами.

Тож якщо люди добровільно беруть участь у роботі благодійної організації на волонтерських засадах, то вони є волонтерами і заробітна плата їм за це не нараховується та не виплачується. Відповідно, робота волонтерів не обмежується в часі, не потребує обліку та не впливає на статус благодійної організації.

Тож, зокрема, БФ має право залучати до своєї діяльності волонтерів, на підставі:

• договору про провадження волонтерської діяльності, укладеного з такою організацією чи установою або без такого договору (ч. 2 ст. 7 Закону №3236);
• відшкодовувати волонтерам витрати, пов’язані з наданням ними волонтерської допомоги, передбачені статтею 11 цього Закону (ч. 2 ст. 7 Закону №3236);
• видавати волонтерам посвідчення, що засвідчують їх особу та вид волонтерської діяльності в межах організації (ч. 2 ст. 5 Закону №3236).

Якщо волонтер сплачує за готель власними коштами, надає касовий чек, як БФ закрити ці витрати, яким документом і як їх відшкодувати? Чи може волонтер проводити зустрічі в ресторані, відзвітувати БФ надавши чек з ресторану для компенсації витрат?

Можна відшкодовувати волонтерам витрати, підтверджені документально, пов’язані з наданням ними волонтерської допомоги, передбачені ст. 11 Закону №3236 (пп. 165.1.65 ПКУ та ч. 2 ст. 5 Закону №3236), а саме:

• витрати на проїзд (включаючи перевезення багажу) до місця здійснення волонтерської діяльності;
• витрати на отримання візи;
• витрати на харчування, коли волонтерська діяльність триває більше 4 годин на добу;
• витрати на проживання у разі відрядження волонтера до іншого населеного пункту для провадження волонтерської діяльності, що триватиме більше 8 годин;
• витрати на поштові та телефонні послуги, пов’язані із здійсненням волонтерської діяльності;
• витрати на проведення медичного огляду, вакцинації та інших лікувально-профілактичних заходів, безпосередньо пов'язаних з наданням волонтерської допомоги.

Отже, враховуючи вищезазначене, до переліку витрат, які можна відшкодовувати волонтеру передбачено витрати на проживання та харчування за наявності підтвердних документів (касовий чек чи розрахункова квитанція) та за дозволом керівника. Якщо керівник БФ надасть дозвіл на відшкодування витрат волонтеру без підтвердних документів, то такі витрати будуть для нього доходом у вигляді додаткового блага з відповідним оподаткуванням.

Окрім того, якщо БФ планує відшкодування витрат, пов’язаних із наданням волонтерської допомоги, між волонтером та БФ обов’язково укладається договір про провадження волонтерської діяльності, такий договір має відповідати вимогам законодавства, зокрема, ст. 9 Закону №3236.

Відшкодування БФ волонтеру, з якою укладено договір про провадження волонтерської діяльності, документально підтверджених витрат, не включаються до його загального місячного (річного) оподатковуваного доходу на підставі пп. 165.1.64 та пп. 165.1.65 ПКУ. ЄСВ також не буде. Адже витрати, що відшкодовуються, не є ані зарплатою, ані винагородою за виконані роботи, надані послуги за цивільно-правовим договором.

Таким чином, БФ має право відшкодувати волонтеру, з яким укладено договір, документально підтверджені витрати понесені на проживання та харчування, окрім витрат на ресторанні зустрічі, оскільки це не входить до переліку, визначених ст. 11 Закону №3236 витрат.

Чи можна на його ім'я зробити платіжну картку від БФ?

З цього приводу слід звертатися до банка, у якому планується відкривати картку. Відповідно до пп. 107 Положення №164 власник рахунку (в цьому випадку – БФ) самостійно визначає осіб, які мають право здійснювати платіжні та/або інші операції за його рахунком з використанням корпоративного (бізнесового) платіжного інструменту, та зобов'язаний надати емітенту (банку) їх ідентифікаційні дані в порядку, визначеному внутрішніми документами та умовами договору з емітентом. Відповідно до пп. 108 Положення №164 власник рахунку несе відповідальність за використання корпоративних (бізнесових) платіжних інструментів під час здійснення платіжних та/або інших операцій.

Отже, якщо банк погодиться на відкриття волонтеру корпоративної картки, за використання коштів з цієї картки відповідатиме власник рахунку – БФ. Всі витрати волонтера з такої картки повинні підтверджуватися документально так, як ми розповіли вище. Також є ризик того, що якщо кошти будуть використані волонтером на цілі, заборонені для неприбуткових організацій (подробиці див. у пп. 133.4 ПКУ), БФ може втратити статус неприбутковості.