Переговори у кафе: відшкодування понесених витрат

Проведення переговорів з постачальниками у кафе можна пов’язати з представницькими витратами, в частині проведення ділових прийомів. Про це свого часу писав Міндоходів у листі від 25.10.2013 р. №14054/6/99-99-19-03-02-15.

До представницьких витрат, згідно з Нормами №1026, зокрема але не виключно належать витрати, пов'язані із проведенням офіційного приймання представників (у т. ч. сніданок, обід, вечеря). Цей перелік витрат, і норми коштів із представницькою метою стосуються лише бюджетних установ, проте інші підприємства можуть використовувати зазначений документ як допоміжний (довідковий).

Залежно від мети проведення заходів витрати представницького характеру (документально оформлені) є складовою рекламних (збутових) або адміністративних витрат.

Представницькі витрати адміністративного характеру спрямовані на обслуговування й управління підприємством. До них належать загальні корпоративні витрати, у т. ч. організаційні витрати на проведення річних та інших зборів органів управління.

Тому витрати на проведення ділової зустрічі знайдуть своє місце у складі витрат.

Що стосується відшкодування та додблага працівника у разі розрахунку власними коштами при проведенні зустрічі у кафе зазначимо.

Відповідно до пп. «б» пп. 170.9.1 ПКУ встановлено, що податковим агентом платника податку під час оподаткування суми, виданої платнику податку під звіт та не повернутої ним протягом встановленого пп. 170.9.2 ПКУ строку, є особа, що видала таку суму під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що їх видала, - у сумі, що перевищує суму фактичних витрат платника податку на виконання таких дій.

До суми перевищення не включаються та не оподатковуються документально підтверджені витрати, здійснені за рахунок готівкових чи безготівкових коштів, наданих платнику податку під звіт роботодавцем на організацію та проведення прийомів, презентацій, свят, розваг та відпочинку, придбання та розповсюдження подарунків, у встановлених межах, що здійснені таким платником та/або іншими особами з рекламними цілями.

Отже, не включаються до оподатковуваного доходу працівника кошти (готівкові, безготівкові, використання корпоративних платіжних карток), отримані від роботодавця під звіт на організацію та проведення прийомів, презентацій, свят, розваг та відпочинку, придбання та розповсюдження подарунків за умови дотримання усіх вимог, встановлених пп. 170.9 ПКУ. При цьому, обов’язковою умовою є рекламна спрямованість витрат, здійснених за рахунок таких коштів, та їх документальне підтвердження.

В даному випадку сума компенсована керівнику, якийвитратив власні кошти для проведення ділової зустрічі з постачальником в інтересах юридичної особи (не в рекламних цілях) підлягає оподаткуванню ПДФО на загальних підставах. Зустріч з постачальником є витратами, що не пов’язані з рекламною метою, тому сума компенсації буде додблагом керівника з утриманням з неї ПДФО та ВЗ. 

Наданих кафе рахунку та документів, що підтверджуютьвиконання операції з використанням платіжних інструментів, вважаємо достатньою підставою для прийняття рішення про відшкодування понесених витрат, при цьому, доречно ще долучити виписку з карткового рахунку, як підтвердження про списання (оплату) коштів.

Проте варто звернути увагу на відсутність фіскального чека РРО. Сама по собі така відсутність не є формальною підставою для відмови директору у відшкодуванні – адже він фактично витратив кошти. У разі проведення документальної перевірки підприємства контролери можуть звернути на це увагу і це може стати підставою для позапланової перевірки того СГ, який не видав фіскальний чек директору.

Сума до відшкодування понесених витрат законом не обмежена.

В додатку 4ДФ єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ відшкодована сума керівнику з відповідним оподаткуванням відображатиметься за ознакою доходу «126».