Використання та заправка службового авто у вихідні: які наслідки?

Заправка автомобіля у вихідний день працівником, за яким закріплено автомобіль, не завжди є додатковим благом.

Сам факт заправки пального, підтверджений відповідними документами, свідчить лише про вчинення працівником як представником підприємства юридично значущої дії: отримання пального. Про використання пального свідчать подорожні листи чи інші первинні документи, прийняті на підприємстві. Тож отримання або придбання пального у вихідний день не завжди означає, що воно було використане працівником у вихідний день та на невиробничі потреби.

Законодавство не забороняє вчинення правочинів щодо придбання або отримання пального від імені підприємства в неробочий час. Проте, на практиці, потрібно уникати випадків заправки у вихідні дні або обґрунтовувати ці факти особливими потребами (підготовка до поїздки, відрядження, робочий день цього конкретного працівника, ненормований робочий час тощо). 

Ситуація, що розглядається – протилежна: працівник підприємства заправив службовий автомобіль у вихідний день і використовував його в особистих цілях.

Тому використання працівником службового автомобіля в особистих цілях є для нього додатковим благом, згідно пп. «е» пп. 164.2.17 ПКУ, тобто визнання вартості використаного пального в позаробочий час додатковим благом. Така вартість оподатковуватиметься ПДФО з застосуванням натурального коефіцієнта та ВЗ (пп. 1.2 п. 16-1 підрозділ. 10 розд. XX ПКУ) але вже без застосування вказаного коефіцієнта. Відображається таке додблаго у Додатку 4ДФ єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ за ознакою доходу «126».

А також потрібно буде нарахувати ЄСВ на вартість використаного пального працівником на підставі пп. 2.3.4 Інструкції №5, як на інші виплати індивідуального характеру.

Щоб уникнути додаткового блага та нарахування ЄСВ, працівник може повернути підприємству вартість використаного пального в касу чи на поточний рахунок підприємства.