Особливості бухобліку витратних матеріалів при автоперевезеннях

Ні, у рамках безпосереднього процесу перевезення не потрібно. У текстах Законів "Про автомобільний транспорт" та "Про дорожній рух" вказівки оформляти подорожні листи немає (завдяки Закону від 05.07.2011 р. №3565-VI "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо усунення надмірного державного регулювання у сфері автомобільних перевезень"). Отже, у рамках процесу перевезення оформляти безпосереднє перевезення вантажу таким документом як подорожній лист – немає потреби.

Але ж є потреба списувати пальне й доводити факт використання палива в госпдіяльності в оподатковуваних операціях у розрізі ПДВ (аби уникнути донарахування ПЗ з ПДВ у рамках п.198.5 ПКУ, як за паливо, що використане не у госпдіяльності). Так, згідно з пп. «г» п. 198.5 ПКУ, при придбанні ПММ, якщо не буде доведено, що ПММ використовуються у операціях, які є госпдіяльністю, слід нараховувати «умовні» ПЗ з ПДВ. Остання практика перевірок свідчить, що податківці полюбляють сумніватися в реальності використаних запасів — тож, що їм заважає сумніватися в списанні ПММ?!  

У рамках пп. 296.1.2 ПКУ платники єдиного податку третьої групи, які є платниками ПДВ, ведуть облік доходів та витрат.

Типових форм подорожніх листів на сьогодні немає. Суб’єкт господарювання самостійно має обрати форму первинного документа, яким буде засвідчувати факт використання палива. Суб'єкти господарювання мають право самостійно розробити та затвердити відповідні форми документів, за допомогою яких здійснюватиметься облік та списання ПММ. До речі, чек на заправку не підтверджує фактичних витрат ПММ, а лише придбання ПММ.

Якщо все ж таки буде використовуватися саме подорожній лист, то слід мати на увазі такі нюанси. Форма подорожніх листів має відповідати вимогам чинного законодавства щодо оформлення первинних документів та мати всі обов'язкові реквізити, передбачені п. 2 ст. 9 Закону про бухоблік та п. 2.4 Положення №88. Отже, для списання ПММ суб’єкт господарювання має право використовувати власно розроблену форму первинного документа, яка має містити всі обов'язкові реквізити первинного документа. Головне — у такому документі повинно бути зафіксовано фактичну кількість витрачених ПММ та з якою метою їх використано. Господарюючий суб’єкт на свій розсуд може затвердити форми подорожніх листів внутрішнім розпорядчим документом (наприклад, Положенням про списання ПММ, Положенням про використання службових ТЗ тощо).

Часто запитують, чи потрібно у самостійно розроблених формах подорожніх листів наводити такі реквізити, як «Режим роботи водія», «Завдання водієві», «Особливі відмітки» (для легкового авто) та «Маршрут руху (звідки, куди)» — (для вантажного), бо ж у переліку обов'язкових реквізитів первинних документів їх немає. На перший погляд, здавалося б, що такі реквізити не є обов'язковими. Але ж ми знаємо про схильність податківців у всьому вбачати негосподарське використання. З огляду на це, ми радимо включити такі реквізити, як «Режим роботи водія», «Завдання водієві», «Особливі відмітки» та «Маршрут руху (звідки, куди)», до самостійно розроблених підприємством форм обліку для списання ПММ тільки для того, щоб якомога краще довести реальність поїздок.

Тож ми все-таки рекомендуємо коротко зазначати, куди їздив автомобіль (наприклад, містом чи з одного міста до іншого; для зустрічі з потенційними клієнтами чи з метою відрядження або для вирішення окремих виробничих питань тощо). Цю інформацію можна фіксувати у відведених реквізитах типових форм подорожніх листів (якщо підприємство й надалі використовуватиме вже не чинні типові форми подорожніх листів), а можна відвести для цього окремий реквізит у самостійно розроблених формах подорожніх листів. Крім того, рекомендуємо у подорожніх листах наводити таку інформацію, як показання спідометра, пробіг у кілометрах, витрачена кількість ПММ — це все дасть змогу легше пройти перевірку і не доводити перевіряльникам очевидні речі. Коли поїздки будуть оформлені первинними документами з якомога більшою кількістю деталей, то це дасть змогу відстояти господарський характер службових поїздок на підприємстві, навіть якщо справа дійде до суду.

Тепер щодо періодичності складення подорожніх листів. Складання подорожнього листа на один день було встановлено у п. 2.1 Iнструкції №74, яка сьогодні вже не діє. А для вантажного авто такої прямої вимоги взагалі не було. Підприємства мають право самостійно визначати періодичність складання подорожніх листів вищезгаданими внутрішніми положеннями, але не рідше одного разу на місяць. Тож жодних перешкод для оформлення одного подорожнього листа на декілька днів ми не вбачаємо.

Щодо запчастин, то перше, на що слід звернути увагу – це  якісно оформленні первинні документи на придбання запчастин. Бо у рамках абз.1 п.292.3 ПКУ до складу доходу відносяться безкоштовно отримані товари, роботи, послуги, а абз. 3 цієї ж норми вимагає до складу доходу включати і суми кредиторської заборгованості, за якою минув строк позовної давності. Отже, аби при перевірках не мати зайвого клопоту із визначенням об’єкту оподаткування єдиним податком, слід подбати про повний пакет документів від постачальника на придбання запчастин (рахунок-фактура або договір (якщо закупівлі є систематичними), накладна, податкова накладна). 

У своїй ІПК від 27.06.2017 р. №845/Ж/99-99-13-01-02-14/ІПК податківці погоджуються, що вартість придбаних запасних частин, акумуляторів, шин, автобусного скла, які використовуються в госпдіяльності платника податків, підприємець має право відобразити в Книзі у розділі II "Витрати" в графі 2, 3 та 6. Такі витрати мають бути документально підтверджені й безпосередньо пов’язані з госпдіяльністю платника податку. 

У цій ІПК податківці також нагадують щодо Положення про технічне обслуговування і ремонт дорожніх транспортних засобів автомобільного транспорту, затвердженого наказом Мінтранспорту від 30.03.1998 р. №102 та Експлуатаційні норми середнього ресурсу пневматичних шин колісних транспортних засобів і спеціальних машин, виконаних на колісних шасі, затвердженого наказом Мінтранспорту та зв'язку від 20.05.2006 р. №488. Ці документи мають цінність саме для порядку проведення технічного обслуговування й ремонту дорожніх транспортних засобів та для визначення норм експлуатації шин колісних транспортних засобів та спеціальних машин, виконаних на колісних шасі. 

Щодо питання, коли потрібно здійснювати запис про заміну шин, запчастин: датою придбання чи датою списання?

Згідно з п.5 Порядку №579  записи у Книзі виконуються за підсумками робочого дня, протягом якого отримано дохід, зокрема про кошти, які надійшли на поточний рахунок платника податку та/або які отримано готівкою, вартість безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг). По суті, "єдинник" ІІІ групи застосовує касовий метод (всі записи мають бути здійснені датою руху коштів), а це означає, що у частині витрат записи робляться датою їх понесення: оплачені товари, роботи, послуги, сплачено податки, виплачено зарплату. 

Отже, записи про понесені витрати на придбання шин та акумуляторів ФОП ІІІ групи – платник ПДВ в Книзі має право у день, коли він витратив кошти на їх придбання. Підставою для таких записів будуть банківська виписка, касовий або товарний чек тощо. За умови, що використання шин та акумуляторів буде здійснюватися протягом строку, меншого за норми, вищеназваними Положенням №102 та Експлуатаційними нормами №488, коригування таких витрат тільки з цієї причини не передбачено ані ПКУ, ані Порядком №579.