Заробітна плата складається з основної та додаткової заробітної плати й інших заохочувальних та компенсаційних виплат (ст. 2 Закону про оплату праці). Згідно з пп. 14.1.48 ПКУ, заробітна плата з метою розділу IV ПКУ — це основна та додаткова заробітна плата, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, які виплачуються (надаються) платнику податку у зв'язку з відносинами трудового найму. Отже, з метою оподаткування, зокрема ПДФО та військовим збором, зарплата працівника — це виплати, які є зарплатою у визначенні, наведеному в Законі про оплату праці.
Система організації оплати праці працює, зокрема, на підставі колективних договорів та/або трудових договорів (ст. 5 Закону про оплату праці). Відповідно, якщо виплата матдопомоги передбачена положеннями про оплату праці найманих працівників (колективним договором, трудовим договором тощо), складеними згідно з нормами трудового законодавства, то вона з метою оподаткування прирівнюється до заробітної плати.
Часто з метою визначення того, чи належить матеріальна допомога до витрат на оплату праці, контролери звертаються до Інструкції №5. Зокрема: матеріальна допомога, що має систематичний характер, надана всім або більшості працівників, визнається ними частиною фонду оплати праці (пп. 2.3.3 Інструкції №5).
Критерії визнання матдопомоги зарплатою в цьому випадку такі:
1) її надання має бути передбачено колективним та/або трудовим договором тощо;
2) вона надається систематично, тобто частіше, ніж раз на рік;
3) вона надається всім або більшості працівників.
Але Інструкція №5, як зазначено в її Загальних положеннях, містить основні методологічні положення щодо визначення показників оплати праці у формах державних статистичних спостережень з метою одержання об'єктивної статистичної інформації про розміри та структуру заробітної плати найманих працівників. Ця Інструкція не застосовується для визначення складових фонду оплати праці як бази (об'єкта) для нарахування внесків до фондів загальнообов'язкового державного соціального страхування.
Головним документом для визначення того, чи належить матеріальна допомога до фонду оплати праці, є Закон про оплату праці. Тобто, якщо у колективному або у трудовому договорі матеріальна допомога визначена як складова оплати праці, то вона, безумовно, є зарплатою працівника. Навіть, якщо така матеріальна допомога надається не систематично, а раз на рік (наприклад, до Різдва або Великодня, при народженні дитини або на поховання членів сім’ї працівника тощо). Оскільки вимоги про систематичність її виплати у ст. 15 Закону про оплату праці немає.
Тому, на нашу думку, в наказі про облікову політику підприємству слід прописати, до яких витрат належать суми матеріальної допомоги, передбаченої колективним договором (не звертаючи уваги на кількість таких виплат протягом року). Нараховують таку матдопомогу за дебетом рахунків, на які списуються витрати на оплату праці працівників за відпрацьований час (23, 91, 92, 93, 94) і за кредитом субрахунку 661 «Розрахунки за заробітною платою».