Бухоблік повернення невикористаної у відрядженні готівки

Датою відображення витрат підприємства на відрядження працівника є дата подання працівником авансового звіту по такому відрядженню з відповідним документальним підтвердженням понесених витрат.

Щодо порядку відображення витрат на закордонне відрядження то податківці зазначали наступне:

Відшкодування витрат на відрядження за кордоном за умови наявності підтверджуючих документів здійснюється у національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим НБУ, на дату:

• отримання авансу – у разі якщо фактичні витрати працівника в іноземній валюті відповідають сумі отриманого авансу;
• погашення заборгованості підприємством – у разі якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти працівнику (якщо курс НБУ на дату погашення боргу відрізняється від курсу НБУ на день видачі авансу);
• погашення заборгованості працівником – у разі наявності суми невикористаного авансу (якщо курс НБУ на дату погашення боргу відрізняється від курсу НБУ на день видачі авансу).

Підпункт 170.9.1 ПКУ передбачає, що сума коштів, що видана на відрядження, яка перевищує суму витрат працівника на таке відрядження вважається надміру витраченою і у відповідності до пп. 170.9.2 ПКУ підлягає поверненню до каси підприємства або на рахунок до, або під час подання такого авансового звіту (фактично можливе повернення у день такого авансового звіту). 

При цьому відповідальність за неповернення вчасно невикористаних грошових коштів покладається як на підприємство, так і на працівника. 

Згідно з абз. 5 ст. 1 Указу президента №436/95 за перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки,  а також за видачу готівкових коштів  під  звіт  без повного звітування   щодо   раніше виданих  коштів  - на підприємство накладається штраф у  розмірі 25 відсотків виданих під звіт сум.

Щодо працівника, то згідно з пп. 164.2.11 ПКУ неповернена у відповідні строки сума коштів включається до доходу такої особи і відповідно оподатковується ПДФО (із застосуванням натурального коефіцієнту відповідно до п. 164.5 ПКУ). Відповідно до ПКУ  такий дохід визнається з дня коли працівником було порушено строки повернення коштів (пп. 164.2.11 ПКУ, п. 170.9 ПКУ). Однак, згідно з п. 4 Порядку №841 та самої форми авансового звіту передбачають нарахування ПДФО лише у тому випадку, якщо працівник не повертає невикористані кошти протягом місяця в якому наступив такий граничний термін. Та все ж таки варто зважати саме на норми ПКУ, адже позиція податківців базується саме на його основі – див., наприклад, відповідь "ЗІР" у підкатегорії 103.07 на питання "Яким чином податковий агент нараховує та утримує ПДФО з доходу у вигляді надміру витрачених коштів, отриманих ФО на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені строки?".

Дохід у вигляді несвоєчасно повернутих підзвітних сум відображається у формі № 1ДФ з ознакою 118.