Для коректного списання запчастин та мастила, які ви придбали самостійно, але встановили через СТО, необхідно забезпечити ланцюжок первинних документів, що підтверджують передачу цих ТМЦ виконавцю та їх фактичне використання. Якщо СТО (ФОП) відмовляється зазначати запчастини у своєму акті, підприємство має оформити внутрішні акти комісією підприємства.
Короткий висновок
Оскільки СТО надає акт лише на послуги, списання запчастин проводиться на підставі внутрішнього акта списання (або акта встановлення), складеного комісією підприємства. Цей акт має містити посилання на акт виконаних робіт від СТО як підтвердження того, що роботи з заміни цих деталей були фактично проведені сторонньою організацією.
Покроковий алгоритм оформлення
1. Оприбуткування запчастин
Придбані запчастини та мастило оприбутковуються на баланс за первісною вартістю на субрахунок 207 «Запасні частини» (НП(С)БО 9 «Запаси», п. 9).
- Проведення: Дт 207 — Кт 631.
2. Передача запчастин на СТО
Оскільки запчастини передаються сторонній особі для виконання робіт, це слід зафіксувати як внутрішнє переміщення (передача під звіт або на відповідальне зберігання виконавцю).
- Оформіть Накладну-вимогу на відпуск (внутрішнє переміщення) або Акт передавання-приймання автомобіля до ремонту, у якому в розділі «Додаткові відомості» або окремим додатком перерахуйте запчастини, які передаються разом з авто (Правила надання послуг з ТО і ремонту КТЗ, затверджені Наказом Мінінфраструктури №615, розд. IV п. 2).
- Проведення: Дт 207/СТО — Кт 207/Склад (аналітичний облік).
3. Отримання акта від СТО
СТО надає акт, у якому зазначено лише вартість робіт (наприклад, «Послуги з поточного ремонту автомобіля» або «Заміна мастила»). Цей документ підтверджує факт виконання робіт, але не є підставою для списання ваших запчастин.
- Проведення: Дт 23, 91, 92, 93 — Кт 631 (на суму вартості робіт).
4. Внутрішній акт списання запчастин (Ключовий етап)
Після повернення автомобіля з ремонту комісія підприємства (наприклад, механік, водій та бухгалтер) складає Акт про встановлення запчастин або Акт списання запасів. В акті обов'язково зазначте:
- Марку та держномер автомобіля.
- Перелік та вартість використаних запчастин/мастила.
- Посилання на документ від СТО: «Запчастини встановлені під час виконання робіт згідно з Актом виконаних робіт №... від ... р., наданим ФОП (назва)».
- Підписи членів комісії.
Такий підхід відповідає вимогам Закону про бухоблік, ст. 9 щодо обов'язкових реквізитів первинного документа та дозволяє підтвердити господарський характер витрат.
- Проведення: Дт 23, 91, 92, 93 — Кт 207 (на вартість запчастин). Рахунок витрат обирається залежно від призначення автомобіля (НП(С)БО 16 «Витрати»).
Важливі нюанси
- Договір оренди: Оскільки авто орендоване, право підприємства на проведення ремонтів та списання запчастин має бути чітко прописане в договорі оренди. Згідно зі ст. 801 Цивільного кодексу України, наймач зобов'язаний підтримувати транспортний засіб у належному технічному стані та нести витрати, пов'язані з його використанням.
- Вимоги до СТО: Хоча ФОП відмовляється писати про запчастини в акті, згідно зі ст. 25 Закону «Про автомобільний транспорт», перелік складових частин, наданих замовником, є істотною умовою договору про технічне обслуговування. Ви можете апелювати до цієї норми для коректного оформлення наряд-замовлення.
Податковий кредит: Якщо ви купуєте запчастини з ПДВ, ви маєте право на податковий кредит у загальному порядку за наявності зареєстрованої ПН (Податковий кодекс України, ст. 198). Наявність внутрішнього акта списання з посиланням на послуги СТО захистить ваш податковий кредит від претензій щодо «негосподарського» використання.
Цю відповідь підготував ШІ-консультант від «Дебету-Кредиту»
та перевірили фахівці редакції
Поставте своє запитання ШІ-консультанту і переконайтесь у зручності сервісу
Консультую з податкового та бухобліку
Поставте ваше запитання
