Первинка «запізнилась»: оформити акт чи бухгалтерську довідку? (аудіоверсія)

Відповідно до ч. 5 ст. 9 Закону про бухгоблік, господарські операції мають бути відображені в обліку в тому звітному періоді, у якому вони здійснені. При цьому ст. 9 Закону про бухоблік передбачено документальне підтвердження здійснення господарських операцій. 

В свою чергу,  Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. №88 передбачено, що коли на момент закінчення складання регістрів бухгалтерського обліку за звітний період від контрагента у терміни, встановлені законодавством, не отримано первинного документа, підставою для перенесення інформації про таку господарську операцію до регістрів бухгалтерського обліку є належним чином оформлений внутрішній первинний документ (акт), складений посадовою особою, відповідальною за приймання-відпуск товарно-матеріальних цінностей, робіт і послуг.

Таким внутрішнім документом не обов’язково повинен бути самостійно складений акт – замінити його може  бухгалтерська довідка, за умови, що вона відповідає всім критеріям первинного документа — тобто містить усі обов’язкові реквізити первинного документа, перелічені в ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік і пп. 2.3 Положення №88 (у тому числі підпис особи, відповідальної за здійснення такої господарської операції). При цьому використання бухгалтерської довідки в якості такого внутрішнього документа повинно бути передбачено правилами документообороту та закріплено в Положенні про облікову політику підприємства. 

Аналогічна думка викладена в листі Мінфіну від 21.03.2023 р. №41010-07-5/7607 «Про окремі питання документального забезпечення записів у бухгалтерському обліку».

Звертаємо увагу, бухгалтерська довідка також застосовується для виправлення помилок в регістрах бухгалтерського обліку за минулі періоди, або відображення розрахунків. 

Тому, на думку консультанта,  бухгалтерська довідка є більш універсальним інструментом для бухгалтерського обліку, а самостійно складений акт — це первинний документ, що фіксує факт господарської операції за відсутності зовнішнього документа. 

Висновки

1. У разі відсутності первинних документів (запізнення, втрата) можна використовувати як самостійно складений акт, так і бухгалтерську довідку, оскільки остання, за своєю суттю, може замінити акт; 
2. Основною умовою використання як самостійно складеного акту, так і бухгалтерської довідки, є наявність в ній всіх обов’язкові реквізити первинного документа;
3. Рішення щодо порядку застосування того чи іншого документу повинне бути передбачене правилами документообороту на підприємстві та закріплене Положенням про облікову політику.