Звірка підсумків та залишків на банківських рахунках клієнтів

Якщо банківські виписки за період повні, а залишки та обіги за ними узгоджуються з даними бухобліку, окрема «додаткова» звірка не є обов’язковою. Водночас підприємство зобов’язане проводити інвентаризацію активів і зобов’язань для забезпечення достовірності даних обліку та фінансової звітності, і в межах цієї процедури має бути документально підтверджено, зокрема, повноту відображення коштів на рахунках у банках.

Чому виписки із зазначенням «сальдо на початок/обіг/сальдо на кінець» інколи недостатні

Наявність таких реквізитів у виписці допомагає контролювати арифметику, але не завжди гарантує коректність облікового відображення кожної операції (класифікація, рознесення за рахунками/статтями, відокремлення комісій, курсові різниці тощо). Тому на практиці доцільно виконувати контрольне узгодження: «обіг та залишок за банком» та «обіг та залишок за бухобліком» у розрізі кожного рахунку та валюти.

Коли поглиблена звірка особливо потрібна (приклади):

У платників єдиного податку, коли надходження на рахунок включають не лише оплату за товари/послуги (наприклад, поворотна фіндопомога: за умови повернення протягом 12 календарних місяців з дня отримання вона не включається до доходу; якщо не повернена — включається до доходу після спливу 12 місяців).​

За валютними операціями, коли банк утримує комісії «всередині» суми списання/зарахування і це потрібно коректно відокремити в обліку за економічною суттю операції.

Якщо були нетипові операції (депозити, корпоративні картки, еквайринг, арешти/інкасо, повернення платежів, від’ємні/технічні проводки банку) — для таких випадків підтвердження банку й деталізація оборотів суттєво спрощують закриття періоду.

Як звернутися до банку за довідкою/підтвердженням

Порядок і формат запиту встановлює кожен банк у своїх внутрішніх регламентах, але загальний підхід у клієнтів схожий.

Запит можна оформити:

• офіційним листом на бланку підприємства з підписом керівника/уповноваженої особи;
• через систему «клієнт-банк» (функція «лист до банку» або «звернення», якщо така передбачена);
• через інтернет-банкінг/онлайн-чат із менеджером (якщо банк дозволяє такі канали для запитів довідок).

У запиті доцільно зазначити:

• повну назву підприємства, код за ЄДРПОУ, реквізити договору банківського обслуговування (за наявності);
• перелік рахунків, щодо яких потрібна інформація (номер, валюта);

перелік потрібних документів:

• підтвердження залишків коштів на рахунках станом на дату балансу (або на початок і кінець звітного року);
• довідку/виписку про загальний обіг за рахунками за звітний період (за потреби — з розбивкою за місяцями);
• період, за який необхідна інформація;
• бажану форму отримання документів (електронна довідка в системі клієнт-банк, скан, паперовий примірник).

Банк може:

• автоматично сформувати довідку в системі онлайн-банкінгу (клієнт самостійно обирає рахунок і період);
• надати підписану та, за необхідності, завірену печаткою довідку/лист на електронну або поштову адресу.

Працівники банку додатково інформують про платність/безоплатність такої послуги, оскільки тарифи та підходи різняться залежно від установи.​

Як практично провести звірку з даними банку

Типовий алгоритм інвентаризації коштів на рахунках у банку та звірки виглядає так:

Отримати з бухгалтерії оборотно-сальдові відомості й залишки за субрахунками рахунку 31 «Рахунки в банках» (311, 312, 313, 314) станом на дату інвентаризації.

Отримати виписки банку (за потреби — довідку/підтвердження залишків та/або обігів) за той самий період і на ту саму дату.

Перевірити:

• відповідність сальдо на початок періоду за банком і за обліком;
• відповідність загального обороту за дебетом/кредитом (надходження/списання) за період;
• відповідність сальдо на кінець періоду.

За наявності розбіжностей по обігах — скласти звірку руху коштів, «прогнавши» всі операції за період:

• виявити операції, що є у виписках, але відсутні/нерознесені в обліку;
• виявити операції, які в обліку відображені, але у банківських документах відсутні або мають іншу дату/суму/валюту.

Окремо перевірити:

• класифікацію «змішаних» сум (де в межах одного списання/зарахування містяться і основна операція, і банківська комісія);
• коректність відображення курсових різниць за валютними рахунками та комісій у витратах.

Результати інвентаризації та звірки оформити актом/протоколом інвентаризаційної комісії із зазначенням виявлених розбіжностей, надлишків/нестач та прийнятих рішень щодо виправлення помилок (якщо вони виявлені).

Висновки:

Онлайн-банкінг і виписки — базовий щоденний інструмент контролю, але для цілей інвентаризації та підготовки достовірної фінансової звітності важливо забезпечити документальне підтвердження й узгодження «банк - облік» у розрізі рахунків і валют. 

За потреби (або за внутрішнім регламентом) доцільно додатково отримувати від банку довідки/підтвердження залишків та обігів за звітний період і проводити формалізовану звірку із залученням інвентаризаційної комісії.