Для підтвердження витрат на проживання, сплачених через Booking.com, самої лише роздруківки з сайту та виписки з банківського рахунку недостатньо. Обов'язково потрібен оригінал рахунку (інвойсу) або іншого документа від готелю, що підтверджує факт проживання. Інакше відшкодована сума буде вважатися додатковим благом працівника і підлягатиме оподаткуванню.
Обґрунтування
Відповідно до податкового законодавства, для того щоб витрати на відрядження не включалися до оподатковуваного доходу працівника, вони мають бути належним чином документально підтверджені.
1. Вимоги до підтвердних документів пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ визначає, що до підтвердних документів на проживання належать, зокрема, рахунки, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання.
2. Чому роздруківки з Booking.com та виписки з банку недостатньо?
Роздруківка з сайту Booking.com та виписка з банківського рахунку підтверджують лише факт бронювання та оплати послуг. Вони не підтверджують факту самого проживання. Працівник міг оплатити готель, але з певних причин не заселитися в нього.
Для податкових цілей ключовим є підтвердження того, що послуга була фактично отримана. Таким підтвердженням є первинний документ, виданий безпосередньо надавачем послуг (готелем).
3. Які документи потрібні для неоподатковуваного відшкодування?
Для того, щоб компанія могла відшкодувати витрати на проживання без податкових наслідків для працівника, необхідно надати пакет документів:
- Оригінал рахунку (інвойсу) або квитанції від готелю, що підтверджує факт проживання працівника, період проживання та вартість послуг;
- Виписку з банківського рахунку (особистого чи корпоративного), яка підтверджує факт оплати;
- Роздруківку з сайту Booking.com як додаткове підтвердження умов бронювання.
Документи, що засвідчують вартість понесених за кордоном витрат, мають бути оформлені згідно із законодавством відповідної держави.
4. Податкові наслідки за відсутності оригіналу від готелю
Якщо підприємство приймає рішення відшкодувати витрати на проживання на підставі лише роздруківки з Booking.com та банківської виписки (без оригіналу рахунку від готелю), така виплата розцінюється як додаткове благо для працівника.
Згідно з пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ сума такого відшкодування підлягає оподаткуванню:
- ПДФО за ставкою 18%. При цьому база оподаткування визначається із застосуванням натурального коефіцієнта (1,219512);
- Військовим збором (ВЗ) за ставкою 5% (без застосування коефіцієнта).
Цю відповідь підготував ШІ-консультант від «Дебету-Кредиту»
та перевірили фахівці редакції
Поставте своє запитання ШІ-консультанту і переконайтесь у зручності сервісу
Консультую з податкового та бухобліку
Поставте ваше запитання
