Директор користується автомобілем підприємства: як це оформити?

Загальні моменти

Відносини щодо використання автомобіля, описані у запитанні, підпадають під ознаки договору позички. Згідно зі ст. 827 ЦКУ за договором позички одна сторона (позичкодавець) безоплатно передає або зобов'язується передати другій стороні (користувачеві) річ для користування протягом встановленого строку.  Строк такої позички встановлюється договором, а у випадку якщо це не зазначено -  строк користування визначається згідно з метою користування такою позичкою.

Користування річчю – предметом договору позички вважається безоплатним, якщо сторони прямо домовилися про це або якщо це випливає із суті відносин між ними. Згідно з ч. 4 ст. 828 ЦКУ договір позички транспортного засобу (крім наземних самохідних транспортних засобів), у якому хоча б однією стороною є фізособа, укладається у письмовій формі і підлягає нотаріальному посвідченню. Як бачимо, для договору позички наземних самохідних транспортних засобів, до яких відносяться автомобілі, зроблено виключення щодо нотаріального посвідчення – його не потрібно посвідчувати нотаріально. Договір позички, як правило, безоплатний – це випливає з його визначення у ст. 827 ЦКУ.

Але в даному випадку є особливість: автомобіль планується надати в позичку керівнику підприємства. Нажаль, норма ч. 2 ст. 829 ЦКУ не дозволяє цього: юридична особа, яка здійснює підприємницьку діяльність, не може передавати речі у безоплатне користування особі, яка є її засновником, учасником, керівником, членом її органу управління або контролю.

Навіть якщо оформити відносини іншим способом, ніж надання автомобіля в позичку керівнику, по суті це залишається позичкою. Згідно принципу бухобліку превалювання сутності над формою операції обліковуються відповідно до їх сутності, а не лише виходячи з юридичної форми (ст. 4 Закону про бухоблік).

Отже, підприємству потрібно обрати іншу форму відносин щодо використання автомобіля директором (наприклад, договір оренди) або надати автомобіль у позичку іншій особі, наприклад, члену сім’ї керівника, яка не є особою, зазначеною у ч. 2 ст. 829 ЦКУ. Надалі розглянемо особливості надання автомобіля у позичку та в оренду.

Зауважимо, що наказами керівника такі відносини не оформлюються, бо це договірні відносини між підприємством та фізособою, які повинні оформлюватися цивільно-правовими договорами відповідно до ЦКУ.

Надання автомобіля у позичку фізичній особі

Згідно з п. 23 П(С)БО 7, нарахування амортизації призупиняється на період реконструкції, модернізації, добудови, дообладнання та консервації такого основного засобу. Відповідно при передачі ОЗ (або інших необоротних активів) у позичку, позичкодавець продовжує нараховувати їх амортизацію.

Однак, якщо такі активи передаються у користування іншій особі на безоплатній основі, вважається, що такі активи не використовуються позичкодавцем у господарській діяльності. Тому витрати на таку амортизацію доцільно відображати на рахунку 949 як інші операційні витрати.

Аналогічно до договору оренди,  згідно зі ст. 833 ЦКУ, витрати на утримання об’єкту договору позички несе користувач. Більш того, на нього покладено обов’язок повернути річ в такому ж стані, в якому вона була на момент її передання. Отже, витрати на ремонт об’єкту договору позички несе користувач, а позичкодавець їх в своєму обліку не відображає.

Докладно про бухоблік та податкові наслідки передання ОЗ у позичку ми писали тут (матеріал актуальний на даний момент). Тут повторимо тезисно:

• Амортизація автомобіля не припиняється, але відноситься до складу інших операційних витрат (Дт 949);
• Якщо підприємство не коригує фінрезультат, воно не має наслідків з податку на прибуток, нарахована амортизація зменшує фінрезультат з метою оподаткування;
• Оскільки договір позички безоплатний, потрібно нарахувати ПДВ на всю суму залишкової вартості автомобіля під час передачі його в позичку;
• При поверненні автомобіля з позички можна буде відкоригувати раніше нараховані податкові зобов’язання з ПДВ.

При переданні майна у позичку фізичній особі також виникає питання про ПДФО та військовий збір. Безоплатне користування автомобілем підприємства буде додатковим благом:

• Для директора або іншого працівника підприємства виникає додаткове благо відповідно до пп. «а» пп. 164.2.17 ПКУ – у вигляді користування майном роботодавця;
• Для іншої особи, яка не є працівником підприємства виникає додаткове благо відповідно до пп. «е» пп. 164.2.17 ПКУ – у вигляді безоплатно наданих «послуг» з користування автомобілем.

На нашу думку, в даному випадку вартість такого додаткового блага в розрахунку на місяць можна визначити в сумі місячної амортизації автомобіля, що наданий у користування або на рівні звичайної ціни оренди такого автомобіля. При цьому для розрахунку суми ПДФО застосовується коефіцієнт згідно з пп. 164.5 ПКУ. Сума ВЗ розраховується без коефіцієнта. 

Далі сума нарахованих ПДФО  та ВЗ утримується із зарплати директора або іншого працівника. Якщо автомобіль переданий у користування особі, яка не є працівником підприємства, така особа повинна вносити в касу або на рахунок підприємства кошти для сплати ПДФО та ВЗ. Докладніше про цю проблему ми писали тут.

Надання автомобіля в оренду за плату

Іншим варіантом може бути надання автомобіля керівнику в оренду за плату, щоб уникнути обмеження ст. 829 ЦКУ та додаткового блага. Договір оренди автомобіля з фізичною особою посвідчується нотаріально – ст. 799 ЦКУ.

Орендна плата встановлюється виключно за домовленістю сторін. Як варіант, можна орієнтуватися на місячну суму амортизації автомобіля, тоді у підприємства-орендодавця доходи від оренди будуть компенсуватися витратами на амортизацію. На суму орендної плати нараховується ПДВ на загальних підставах.

Якщо орендна плата буде менше суми амортизації, то на нашу думку, в цьому випадку не виникає обов’язок з нарахування ПДВ за пп. 198.5 ПКУ, оскільки автомобіль використовується в оподатковуваних операціях. Натомість потрібно пересвідчитися, що орендна плата не нижча звичайної орендної плати за використання таких автомобілів – див. абз. 2 пп.188.1 ПКУ. Якщо орендна плата буде нижче звичайної ціни, то складається дві ПН – одна на фактичну орендну плату, а друга – на різницю між фактичною орендною платою та звичайною ціною. Докладніше про це ми писали тут.

У разі надання автомобіля в оренду наслідків з податку на прибуток немає.

Амортизація автомобіля також відноситься до складу інших операційних витрат (Дт 949), як і при наданні авто у позичку.