Як провести інвентаризацію складів за відсутності МВО та доступу до приміщень?

Для початку нагадаємо кілька загальних моментів щодо майна та керівника державного підприємства.

Державні підприємства визначені у главі 8 ГКУ. Зокрема, майно державного унітарного підприємства перебуває у державній власності і закріплюється за таким підприємством на праві господарського відання чи праві оперативного управління (ч. 3 ст. 73 ГКУ). Майно державного комерційного підприємства закріплюється за ним на праві господарського відання (ч. 2 ст. 74 ГКУ).

Згідно з Законом України «Про управління об'єктами державної власності» від 21.09.2006 №185-V з керівником ДП укладається контракт. Положення про порядок укладання контракту з керівником підприємства, що є у державній власності, при найманні на роботу затверджене постановою Кабміну від 19 березня 1993 р. №203. Відповідно до п. 9 цього Положення, у контракті передбачаються, зокрема, вимоги до збереження державного майна, права, обов'язки та відповідальність сторін (у тому числі матеріальна).

Таким чином, на керівника ДП покладається відповідальність за збереження майна підприємства, тому він має всі повноваження для того, щоб організувати облік та контроль за збереженням запасів на підприємстві.

Відповідно до ч. 3 ст. 8 Закону про бухоблік відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством, або власник відповідно до законодавства та установчих документів.

Також згідно з ч. 6 ст. 8 Закону про бухоблік керівник підприємства зобов’язаний створити необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку.

Далі читаємо Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку запасів, затверджені наказом Мінфіну від 10.01.2007 №2. Вони не обов’язкові до виконання і можуть застосовуватися підприємствами, організаціями та іншими юридичними особами (далі - підприємства) незалежно від форм власності (крім банків, бюджетних установ та підприємств, які відповідно до законодавства складають фінансову звітність за міжнародними стандартами фінансової звітності) – п. 1.1 Методрекомендацій №2. Проте в цих методрекомендаціях містяться корисні настанови, які можна взяти до уваги в цьому  випадку.

Відповідно до п. 4.3 та п. 4.4 Методрекомендацій №2 приймання, зберігання, відпуск та облік запасів в місцях їх зберігання здійснює матеріально відповідальна особа.

Керівник підприємства відповідно до Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" затверджує перелік посадових осіб, яких наділяє правом підписувати документи на отримання та відпуск з місць зберігання запасів, давати дозвіл на вивезення запасів з підприємства та отримання їх від інших підприємств.

Відповідно до п. 4.14 Методрекомендацій №2 для забезпечення ефективності використання запасів у виробництві здійснюється контроль використання запасів у порядку, в спосіб і строки, визначені керівником (власником) підприємства.

Як бачимо, в теорії вся відповідальність за збереження ТМЦ на підприємстві (зокрема, на державному) покладається на керівника. Керівник, своєю чергою, визначає перелік посад матеріально відповідальних осіб (далі – МВО), які уповноважені на операції з ТМЦ та несуть відповідальність за їх збереження. Також керівник повинен вжити відповідних заходів, якщо МВО не виконують своїх обов’язків щодо обліку і контролю зберігання та використання ТМЦ, що перебувають під їхньою матеріальною відповідальністю. А саме, у разі відсутності МВО та їхньої самовільної відмови від матеріальної відповідальності керівник повинен забезпечити перехід відповідальності до інших осіб.

Тепер переходимо до практики

Перш за все керівник і МВО повинні були вжити всіх можливих заходів для того, щоб передати контроль за ТМЦ іншим особам, які мають можливість здійснювати такий контроль. Зокрема, це стосується і доступу до приміщень, де зберігаються ТМЦ. За можливості МВО повинні були подбати про те, щоб передати ключі від приміщень та інші засоби контролю своєму безпосередньому або вищому керівнику, який залишався на підприємстві. Також варто було б заздалегідь подбати про наявність дублікатів ключів та про порядок використання цих дублікатів, який потрібно було затвердити наказом керівника. Але з причин війни цього не було зроблено.

З огляду на складність ситуації, в якій опинилося підприємство, весь тягар швидких важливих рішень покладається на керівника. Тому, як тільки стало відомо про відсутність МВО на робочих місцях, керівник повинен вжити заходів (і він має на це повноваження) щодо призначення нових МВО та відновлення доступу до приміщень, де зберігаються ТМЦ. Все це фіксується у формі наказів керівника.

Якщо немає дублікатів ключів або засобів доступу, єдиним варіантом залишається аварійне відкриття приміщень, заміна замків та доступів.

Ситуація, коли МВО раптово не виходить на роботу, в Положенні про інвентаризацію активів та зобов'язань від 02.09.2014 №879 не описана. Але в касовому Положенні №148 у п. 45 є таке правило: «Цінності, передані касиру під відповідальність, у разі його відсутності перераховуються іншим касиром, якому вони передаються, у присутності керівника та головного бухгалтера або в присутності комісії, призначеної керівником установи/підприємства. Про результати перерахування і передавання цінностей складається акт за підписами зазначених осіб.». На нашу думку, це правило можна застосувати і у випадку відсутності МВО, яка несе матеріальну відповідальність за ТМЦ.

Отже, що може зробити керівник підприємства в зазначеному випадку:

• Перш за все вжити можливих заходів щодо того, щоб все-таки зв’язатися з відсутніми МВО;
• Якщо зв’язок поновити не вдасться, призначити нових МВО на заміну відсутніх, про що видаються накази керівника;
• Відновити доступ до приміщень, де зберігаються ТМЦ. Для цього може знадобитися аварійне відкриття приміщень. Якщо є дублікати ключів, слід скористатися ними. Це робиться також на підставі наказу керівника і у присутності інвентаризаційної комісії та нової МВО. Рекомендуємо скласти акти відкриття приміщень, де зазначити дату і час відкриття та стан приміщень і ТМЦ;
• Негайно після відкриття провести інвентаризацію ТМЦ у присутності нових МВО. Така інвентаризація призначається наказом керівника у загальному порядку.

Неврегульованим залишається питання, як оформляти розбіжності між даними інвентаризації та даними бухобліку в цьому випадку, адже попередня МВО відсутня і не може дати розписку про те, що до початку інвентаризації всі прибуткові та видаткові документи на активи здані в бухгалтерію, що всі цінності, які надійшли під їх відповідальність, оприбутковані, а ті, що вибули, списані (п. 6 розділу ІІ Положення №879). Також попередня МВО не має можливості давати пояснення тощо. Тому рекомендуємо всі розбіжності, щодо яких не вдається встановити причину або винну особу, обліковувати як такі, щодо яких винну особу не встановлено, до моменту встановлення винних осіб або закриття справи згідно із законодавством (п. 4 розділу ІV Положення №879). Ясна річ, звинувачувати відсутню МВО без її пояснень та доказів не можна.