Як списати матеріали, які фактично були використані на ремонт орендованого приміщення?

У загальному випадку бухгалтерський облік ремонтів і поліпшень орендованих ОЗ залежить від таких чинників:

1) спрямованості ремонтних заходів, що проводяться (підтримка орендованих об’єктів у робочому стані або їх поліпшення);

2) відшкодовує орендодавець витрати на ремонт/поліпшення, чи ні.

Отже, ремонтні заходи, що проводяться для підтримки об’єкта оренди в робочому стані (тобто звичайний ремонт), якщо вони не компенсуються орендодавцем або компенсуються після повернення об’єкта оренди, орендар включає до витрат звітного періоду (п. 15 П(С)БО 7, п. 32 Методрекомендацій №561) з відображенням на тих же рахунках обліку, що й суми орендної плати.

Що стосується поліпшень орендованого ОЗ (модернізації, модифікації, добудови, дообладнання, реконструкції тощо), то орендар такі витрати капіталізує (п. 8 П(С)БО 14).

Нагадуємо, що орендовані основні засоби на балансі орендаря не відображаються. Отже, збільшити їх вартість напряму бухгалтер не може. Вихід з цього один – створення так званого об’єкта поліпшення, окремого основного (дещо "віртуального") основного засобу за рахунком 117. Про це прямо вказано в Інструкції до плану рахунків. За таким об’єктом потім треба обрати строк корисного використання (метод амортизації зазвичай прямолінійний). Підприємства-"єдиноподатники" та платники податку на прибуток, які не визначають податкових різниць, можуть обирати будь-який строк, наприклад, строк дії договору оренди. Однак, підприємствам загальної системи, які визначають податкові різниці, слід звернути увагу на вимоги ПКУ.  Чому? Аби не створювати цих податкових різниць, так як податківці рекомендують такі "віртуальні" об’єкти поліпшення відносити у групу "Інші основні засоби", тобто групу (лист ДФСУ від 19.03.2018 р. №1092/6/99-99-15-02-02-15/ІПК).

Тобто, у бухгалтерському обліку сума ремонту орендованих основних засобів враховується у витратах підприємства (П(С)БО 16). А ось вартість поліпшень, які призводять до зростання майбутніх економічних вигід (переобладнання, модернізація, реконструкція тощо), підлягають амортизації в складі інших необоротних активів (п. 6 П(С)БО 14). Обліковують поліпшення орендованих об’єктів на субрахунку 117 "Інші необоротні активи".

Так, заміну вікон будівлі можна розглядати як поточний ремонт, адже тут фактично має місце підтримання будівлі в придатному для використання стані. А втім, не можна виключати, що, скажімо, заміна покрівлі будівлі на нову та якіснішу (яка, своєю чергою, є надто дорогою) може розглядатись і як поліпшення будівлі.

Повна заміна системи опалення, найімовірніше, є не чим іншим, як поліпшенням основного засобу (будівлі). Хоча знову ж таки рішення щодо цього повинен прийняти керівник.

Отже, якщо йдеться про ремонт орендованого приміщення, а саме складу для товарів на підприємстві оптової торгівлі, витрати враховують у витратах періоду. В даному випадку такі витрати списуються на рахунок 93 до складу витрат на збут.

У разі, якщо здійснювалися поліпшення орендованого об’єкта, то відповідно до п. 8 П(С)БО 14 такі витрати орендар відображає як капітальні інвестиції у створення (будівництво) інших необоротних матеріальних активів, тобто показує за дебетом субрахунку 153 "Придбання (виготовлення) інших необоротних матеріальних активів". Надалі вартість ремонту потрапить на субрахунок 117 й амортизуватиметься.

Амортизують такий об’єкт за прямолінійним або виробничим методом (п. 27 П(С)БО 7). Суми амортизації відображають на таких самих витратних рахунках, що й орендні платежі (в даному випадку це будуть витрати на збут: Дт 93 Кт 132).

Водночас, нарахування амортизації розпочинають із місяця, наступного за місяцем уведення об’єкта в експлуатацію, протягом строку корисного використання. Зазвичай, цей строк установлюють на рівні строку дії договору оренди. Хоча ніщо не забороняє визначати строк корисного використання безпосередньо для об’єкта поліпшень.

Таким чином, для бухгалтерського обліку слід чітко розмежовувати: проводилися ремонти чи поліпшення орендованого приміщення. Рішення про характер робіт (ремонт це чи поліпшення) приймає керівник підприємства з урахуванням результатів аналізу наявної ситуації та суттєвості таких витрат.

Навіть, якщо на підприємстві немає робочих спеціальностей, ремонт міг проводитися силами працівників інших спеціальностей або тимчасово найнятих працівників чи сторонніх підрядників.