Як обліковувати розрахунки морського агента з судновласником та капітаном судна?

Відповідно до ст. 117 Кодексу торговельного мореплавства, морський агент виконує формальності та дії, пов'язані з прибуттям, перебуванням і відходом судна, допомагає капітану судна у налагодженні контактів з службами порту, місцевими органами виконавчої влади, в організації постачання і обслуговування судна в порту, оформляє митні документи та документи на вантаж, інкасує суми фрахту та інші суми для оплати вимог судновласника, що виникають з договору перевезення, сплачує за розпорядженням судновласника і капітана судна суми, пов'язані з перебуванням у порту, залучає вантажі для морських ліній, здійснює збір фрахту, експедирування вантажу, наймання екіпажів для роботи на суднах, виступає від імені вантажовласника, а також договірною стороною учасників перевезення вантажів у прямому змішаному сполученні.

Морський агент зобов'язаний не передавати здійснення своїх функцій іншій особі (суб'єкту), якщо тільки він не був уповноважений на це своїм довірителем. Як правило, виконання обов'язків морського агента іншою особою потрібно у випадку, коли власних обслуговуючих потужностей не достатньо, а одним з випадків передачі повноважень морським агентом є субагентування.

Згідно зі ст. 118 Кодексу торговельного мореплавства, судновласник або інший довіритель зобов'язані, зокрема, надавати морському агенту кошти, достатні для здійснення його функцій та відшкодовувати морському агенту будь-які витрати, зроблені ним від їх імені або за їх згодою.

Використання готівкової валюти морськими агентами врегульоване п. 44 Положення №2. А саме: морські агенти мають право здійснювати розрахунки в готівковій іноземній валюті з оплати експлуатаційних витрат, пов’язаних з обслуговуванням судна, оплати праці членів екіпажу, оплати витрат, пов’язаних із репатріацією моряків із судна, що перебуває в порту України, та в інших випадках, визначених законодавством, використовуючи для таких цілей іноземну валюту з власних поточних рахунків.

Банк видає морському агенту з поточного рахунку готівкову іноземну в разі надходження на його поточний рахунок в іноземній валюті авансового платежу від нерезидента (судновласника або іншого довірителя) для виконання ним агентських послуг та на підставі заяви на видачу готівки (заяви на купівлю дорожніх чеків у довільній формі), доручення повноважному представнику на отримання іноземної валюти (дорожніх чеків) у касі банку та листа-розрахунку, який має містити такі дані:

1) мету зняття готівкової іноземної валюти та її суму;

2) назву судна судновласника-нерезидента;

3) прізвище та ім’я капітана судна судновласника-нерезидента.

Таким чином, отримання готівкової валюти для потреб капітана судна не суперечить законодавству України. А ось документування та бухоблік таких операцій прямо не регламентовані нормативними документами, тому пропонуємо підхід на підставі загальних правил.

На нашу думку, таку готівкову валюту слід обліковувати за загальними правилами, незважаючи на те, що ці суми є транзитними для підприємства. Аналогічним чином обліковуються і транзитні кошти на рахунку у банку – на балансовому рахунку 31. В даному випадку ми маємо  валютні готівкові кошти, які підприємство приймає під свою відповідальність, і тому їх потрібно спочатку оприбуткувати у валютну касу, а потім видати їх з каси капітану. 

Облік наявності та руху готівкової валюти в касі ведеться на субрахунку 302 «Каса в іноземній валюті». Якщо підприємство використовує одночасно декілька валют (долари США, євро тощо), то відкривають субрахунки другого порядку, наприклад — 302/1 «Каса в доларах США», 302/2 «Каса в євро» тощо. На сьогодні немає нормативного документа, аналогічного Положенню №148, в якому був би докладно описаний порядок документування надходження в касу підприємства готівкової іноземної валюти.

Тому керуватися слід передусім вимогами до порядку оформлення первинних документів, які передбачені ст. 9 Закону про бухоблік та Положенням №88. Для обліку валюти в касі підприємство може:

• варіант 1 — розробити власні документи для обліку валюти в касі. Але при цьому слід врахувати вимоги до реквізитів первинних документів, наведені у ст. 9 Закону про бухоблік та п. 2.4 Положення №88. На нашу думку, розписка про отримання валютних коштів капітаном з печаткою судна може бути таким первинним документом, якщо вона має всі необхідні реквізити. Розписка – це видатковий документ, а прибутковий документ для оприбуткування готівки з банку підприємство може розробити самостійно, в тому числі за зразком касових документів, наведених у Положенні №148; 
• варіант 2 — використовувати бланки первинних документів, передбачених для обліку національної валюти, що затверджені Положенням №148, але з деякими корективами. Зокрема, слід змінити у формах «грн» на позначення відповідної валюти (дол., євро тощо). В цьому випадку розписку слід замінити на видатковий касовий ордер.

Підприємство може обрати будь-який з варіантів на власний розсуд. Незалежно від обраного варіанту облік валютної готівки ведеться за такою схемою:

1. Отриману валюту від банку оприбутковують на підставі прибуткового документа за власною формою або у формі прибуткового касового ордера. Прибуткові документи  за кожною валютою радимо нумерувати окремо.

2. При видачі валюти капітану слід оформити видатковий касовий документ – розписку або касовий ордер.

3. Валютні операції радимо відображати у касовій книзі. Радимо вести окрему книгу за кожною із валют. У касовій книзі зазначають дані про операцію одночасно у валюті, а також перераховують її у гривні за офіційним курсом на дату здійснення операції.

Щодо бухобліку транзитної валютної готівки, ми пропонуємо закривати розрахунки з судновласником і капітаном таким чином:

• Дт 312 Кт 362 – отримані кошти від судновласника на рахунок у банку (підстава - банківська виписка);
• Дт 302 Кт 312 – отримана валютна готівка з банку (підстава – валютний прибутковий касовий ордер або власний прибутковий документ);
• Дт 377 Кт 302 – видана готівка капітану (підстава – розписка капітана або валютний видатковий касовий ордер);
• Дт 362 Кт 377 – закрито взаєморозрахунки підприємства з капітаном та з судновласником за транзитною готівкою (підстава – бухгалтерська довідка).