Безоплатна передача генератора в рамках акції: як оформити?

Юридичне оформлення

Для цілей бухгалтерського та податкового обліку, а також для мінімізації ризиків, цю операцію слід класифікувати не як дарування чи пожертву, а як безоплатну передачу в рамках маркетингового (рекламного) заходу.

Чому не дарування/пожертва? 

Відповідно до статей 717 та 729 ЦКУ, дарування та пожертва є безумовними актами. У вашому випадку передача генератора обумовлена виконанням комерційної умови — придбанням певної кількості основного товару. Це означає, що передача є частиною комплексної господарської операції, спрямованої на стимулювання збуту та отримання прибутку.

Запобігання корупційним ризикам

Оскільки отримувачами є державні лікарні, ключовим є дотримання вимог Закону "Про запобігання корупції". Для цього необхідно:

• Адресувати подарунок установі, а не особі. У всіх документах (договорі, акті, накладній) отримувачем генератора має бути вказана виключно юридична особа – лікарня (наприклад, КНП "Міська клінічна лікарня №1"), а не її директор чи інша посадова особа;
• Забезпечити прозорість акції. Затвердьте умови та період проведення акції внутрішнім наказом по підприємству. Це підтвердить, що умови єдині для всіх клієнтів, які відповідають критеріям, а не є індивідуальною преференцією для конкретної лікарні;
• Належне документальне оформлення. Повний та коректний пакет документів (описаний нижче) є головним доказом законності операції та дозволяє лікарні офіційно оприбуткувати генератор як безоплатно отриманий актив.

Та повністю позбавитися корупційного ризику в розглядуваній ситуації проблематично.

Навіть, якщо генератор надається лікарні (юридичній особі) в рамках маркетингового заходу, це може нести високі корупційні ризики згідно із Законом "Про запобігання корупції":

• Суб'єкти Закону: Посадові особи державних лікарень є "посадовими особами юридичних осіб публічного права", на яких поширюється дія Закону, і вони прирівнюються до осіб, уповноважених на виконання функцій держави;
• "Подарунок" та "неправомірна вигода": Генератор, наданий безоплатно, відповідає визначенню "подарунка" (майно, що надається безоплатно або за ціною, нижчою мінімальної ринкової). Отримання його "без законних на те підстав" може трактуватися як "неправомірна вигода";
• Використання службових повноважень: Забороняється використовувати службові повноваження для одержання неправомірної вигоди для себе чи інших осіб. Лікарня, як юридична особа, може вважатися "іншою особою";
• Обмеження щодо подарунків: Посадовим особам заборонено отримувати подарунки у зв'язку із виконанням їхніх функцій, якщо їхня вартість перевищує встановлені ліміти (два прожиткові мінімуми одноразово). Генератор, ймовірно, перевищує ці ліміти;
• Конфлікт інтересів: Надання генератора постачальником, у якого потім здійснюються закупівлі, створює реальний конфлікт інтересів у посадових осіб, які приймають рішення про закупівлі, оскільки це може вплинути на їхню об'єктивність.

Таким чином, отримання генератора, навіть для юридичної особи, може бути розцінено як використання службового становища для одержання неправомірної вигоди або забороненого подарунка, що прямо суперечить вимогам антикорупційного законодавства та створює конфлікт інтересів.

Для уникнення непорозумінь дорчно звернутися за консультацією до Національного агентства з питань запобігання корупції (НАЗК). Це основний орган, який надає роз'яснення та методичну допомогу з питань застосування антикорупційного законодавства

Пакет документів для передачі

Для коректного оформлення операції постачальник можна надати лікарні, наприклад, такий пакет документів:

• Договір поставки на хірургічні інструменти: В договорі або додатку до нього доцільно прописати умови акції (наприклад: "При одноразовій закупівлі 100 та більше одиниць Товару Покупець отримує в подарунок генератор (модель, характеристики), вартість якого врахована в маркетингових витратах Постачальника");
• Наказ по підприємству про проведення маркетингової акції: Копія цього документа обґрунтовує правомірність передачі генератора та підтверджує її рекламний характер;
• Видаткова накладна на генератор: Складається в двох примірниках. У графі "Ціна" та "Сума" можна вказати "0,00 грн" або символічну "1,00 грн", або зазначити "Безкоштовно в рамках акції". При цьому обов'язково вказується назва, модель, кількість товару;
• Акт приймання-передачі: Це ключовий документ для лікарні. В ньому доречно зазначити справедливу (ринкову) вартість генератора, за якою лікарня зможе зарахувати його на баланс як безоплатно отриманий основний засіб.
• Податкова накладна;
• Технічна документація: Гарантійний талон, технічний паспорт, сертифікати якості на генератор.

Висновки:

• Класифікація операції: Безоплатна передача генератора в рамках акції є маркетинговим заходом, а не даруванням чи пожертвою, оскільки обумовлена комерційною умовою (закупівля 100+ одиниць товару), що виключає безумовність за Цивільним кодексом України;
• Запобігання корупційним ризикам: Для мінімізації ризиків необхідно адресувати генератор виключно юридичній особі (лікарні), затвердити прозорі умови акції внутрішнім наказом та забезпечити повне документальне оформлення, хоча повне виключення корупційних ризиків проблематично через можливе трактування як "неправомірної вигоди" чи конфлікту інтересів;
• Документальне оформлення: Передача потребує пакету документів: договір поставки з умовами акції, наказ про маркетинговий захід, видаткова накладна, акт приймання-передачі із зазначенням ринкової вартості, податкова накладна та технічна документація на генератор.