Сплата вартості палива при перегоні авто з Німеччини та документальне оформлення витрат

На наш погляд, найбільш коректним та практичним є варіант, за яким ФОП купує пальне для ТОВ за договором доручення, використовуючи власні кошти, а ТОВ згодом компенсує ці витрати на підставі авансового звіту та оригіналів чеків. Проте є можливість застосування і другого варіанту - пряма оплата пального з рахунку ТОВ за кордоном на рахунки постачальників пального (зарубіжних АЗС), хоча такий варіант є складним

Розглянемо обидва варіанти, виходячи з того, що автомобіль є власністю ТОВ, а отже, пальне придбавається для забезпечення господарської діяльності саме товариства.

Варіант 1. Пальне придбаває та оплачує ТОВ безпосередньо

Цей варіант є малоймовірним на практиці через низку ускладнень:

• Технічні складнощі з оплатою: ТОВ буде складно в режимі реального часу оплачувати пальне на заправках у Німеччині зі свого українського банківського рахунку;
• Корпоративна картка: Якщо видати водію ФОП корпоративну картку ТОВ, виникають питання щодо правомірності її використання третьою особою (не працівником) та подальшого звітування.

Через ці логістичні перешкоди цей спосіб майже не використовується.

Варіант 2. Пальне придбаває ФОП за дорученням ТОВ з подальшою компенсацією (рекомендований)

Це, на наш погляд, найбільш поширений та юридично обґрунтований підхід. Його суть полягає в тому, що ФОП діє як повірений (агент) ТОВ, купуючи пальне від імені та за рахунок ТОВ.

Порядок дій та документальне оформлення:

• Договірні відносини: Окрім основного договору на доставку авто, між ТОВ та ФОП має бути укладено договір доручення (або відповідний пункт має бути включений до основного договору). У ньому слід чітко зазначити, що ТОВ доручає ФОП придбати пальне для перегону конкретного автомобіля, а також зобов'язується компенсувати понесені витрати.
• Придбання пального: Водій ФОП заправляє автомобіль за власні кошти та обов'язково отримує та зберігає оригінали фіскальних чеків з усіх АЗС.
• Звітування та компенсація: Після доставки автомобіля в Україну ФОП подає до бухгалтерії ТОВ авансовий звіт, до якого додає всі оригінали чеків на пальне. На підставі затвердженого звіту ТОВ відшкодовує ФОП витрачену суму.

Перелік необхідних документів:

• Договір про надання послуг з доставки, в якому передбачено порядок компенсації витрат на пальне;
• Договір доручення на придбання пального (може бути частиною основного договору);
• Авансовий звіт, складений водієм ФОП;
• Оригінали фіскальних чеків з АЗС. Це ключовий первинний документ, що підтверджує витрати. Без чека ТОВ не зможе оприбуткувати пальне, а будь-яка компенсація ФОП буде вважатися його додатковим благом і підлягатиме оподаткуванню ПДФО (18%) та військовим збором (5%);
• Міжнародна автомобільна накладна (CMR), що підтверджує факт міжнародного перевезення;
• Акт наданих послуг за договором доставки.

Бухгалтерський облік у ТОВ:

• Дт 203 Кт 372 – оприбутковане пальне на підставі авансового звіту;
• Дт 372 Кт 301 – відшкодована вартість пального ФОПу;
• Дт 152 Кт 203 – вартість пального, витраченого на доставку, включено до первісної вартості авто.

Важливі ризики

Фізична передача пального від однієї особи до іншої може розглядатися податковими органами як операція з реалізації пального, що вимагає реєстрації платником акцизного податку (пп. 14.1.212 ПКУ). Однак у схемі з договором доручення ФОП не отримує пальне у власність, а одразу придбаває його для ТОВ. Право власності на пальне з моменту заправки належить ТОВ. Це мінімізує ризики, але вимагає бездоганного документального оформлення, яке підтверджує саме агентські відносини.