Видали паливні картки в особисте користування працівникам: як сплатити податки та внески?

Дарування талонів працівникам

Якщо підприємство вирішує безоплатно передати талони працівникам на їх власні, не службові потреби,  це, по суті, буде подарунок, надання працівникам доходу у негрошовій формі. А оскільки це дохід, виникає питання і про його оподаткування ПДФО, військовим збором і питання нарахування ЄСВ. Залежно від того, яким чином оформити таке надання, можливі різні варіанти оподаткування.

Нецільова благодійна допомога (пп. 170.7.3 ПКУ). Така допомога може бути грошовою або негрошовою. Неоподатковувана сума такої допомоги у 2023 році – 3760 грн. Якщо вартість наданих талонів перевищує цю суму, оподатковуватись буде лише сума перевищення. 

Документальне оформлення: таку допомогу слід оформити заявою працівника та відповідним наказом керівника підприємства.

Факт надання талонів працівнику доцільно зафіксувати актом приймання-передачі талонів. Якщо талони надаються декільком працівникам, ми все одно рекомендуємо оформлювати окремі акти з кожним працівником. Краще, якщо талони будуть надаватись працівникам в різні дати. Якщо оформити таке передання однією загальною відомістю від однієї дати, це може стати додатковим аргументом на користь того, що ця благодійна допомога є масовою, а значить, підлягає оподаткуванню так само, як і зарплата – ПДФО, військовим збором та ЄСВ.

В додатку 4ДФ нецільову благодійну допомогу слід відображати з ознакою доходу 169.

Надання талонів як дарунка

Якщо можливості надання нецільової благодійної допомоги вичерпані, можна ще скористатися пп. 165.1.39 ПКУ. Не оподатковується вартість дарунків у частині, що не перевищує 25 % однієї мінімальної заробітної плати (у розрахунку на місяць), встановленої на 1 січня звітного податкового року, за винятком грошових виплат у будь-якій сумі. У 2023 році це 6700 * 25% = 1675грн. 

Тут коротко зауважимо, що подарунки вартістю до 1675 грн не оподатковуються ПДФО, військовим збором, але повністю включаються до бази нарахування ЄСВ.

Якщо вартість наданих талонів перевищить 1675 грн, то оподатковувану частину такого «подарунка» слід буде збільшити на натуральний коєфіцієнт з метою оподаткування ПДФО. Військовий збір нараховується без натурального коефіцієнта. 

Документальне оформлення: оскільки надання дарунка – це воля роботодавця, то заяви працівника не потрібно. Рішення про надання дарунків оформлюється наказом керівника, а власне факт передання талонів фіксується в акті приймання-передачі талонів або у відомості (немає необхідності нівелювати масовість надання дарунків).

Талони як додаткове благо

І нарешті, фіскальний варіант – надати талони як банальне додаткове благо згідно з пп. «е» пп. 164.2.17 ПКУ. Вартість негрошового додаткового блага завжди оподатковується ПДФО з натуральним коефіцієнтом та ВЗ без натурального коефіцієнта. У додатку 4ДФ до об’єднаної звітності додаткове благо відображається з ознакою доходу 126.

Щодо ЄСВ

У п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ зазначено, що базою нарахування ЄСВ є сума нарахованої кожній застрахованій особі заробітної плати за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі, що визначаються відповідно до Закону про оплату праці. При цьому Перелік №1170 (перелік видів виплат роботодавців, що не є базою оподаткування ЄСВ) не містить подібного виду доходу (пальне для компенсації дороги на роботу та назад або безумовне надання пального).

Тому, якщо не оформити роздачу талонів за двома попередніми варіантами (благодійна допомога або подарунок), то вартість безоплатно наданих талонів на пальне працівнику вважатиметься зарплатою, і базою нарахування ЄСВ (у Додатку 1 до об’єднаної «зарплатної» звітності відображається у складі оплати праці).

Натомість, за варіантом із благодійною допомогою або подарунком можна спробувати уникнути сплати ЄСВ з вартості талонів. 

Строки сплати ПДФО, ВЗ та ЄСВ з негрошового доходу. Якщо безоплатне надання талонів оподатковується ПДФО, військовим збором, сплатити ці суми потрібно у строки, передбачені  пп. 168.1.4 ПКУ: коли дохід надається у негрошовій формі, то ПДФО сплачується протягом трьох банківських днів, що настають за днем такого надання. Такий самий порядок сплати встановлено і для військового збору.

А от ЄСВ слід сплатити в день видачі талонів (ч. 8 ст. 9 Закону про ЄСВ).

Докладно писали тут.