Як компенсувати вартість пального, яке оплатив для підприємства засновник?

Договір доручення

Згідно з ч. 1 ст. 1000 ЦКУ, за договором доручення одна сторона (повірений) зобов'язується вчинити від імені та за рахунок другої сторони (довірителя) певні юридичні дії. Правочин, вчинений повіреним, створює, змінює, припиняє цивільні права та обов'язки довірителя.

Після виконання доручення повірений зобов’язаний надати довірителю звіт про виконання доручення та виправдні документи, якщо це вимагається за умовами договору та характером доручення (ст. 1006 ЦКУ).

Довіритель зобов’язаний відшкодувати повіреному витрати, пов'язані з виконанням доручення (ч. 2 ст. 1007 ЦКУ).

Тобто, в даній ситуації укладено класичний договір доручення. Фізособа, яка є засновником підприємства, як повірений, за дорученням керівника підприємства (довірителя) оплатила від імені підприємства пальне. Далі фізособа має відзвітувати перед підприємством за придбане пальне. Зробити це потрібно, подавши підприємству Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, форма якого затверджена Наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. №841. У просторіччі цей звіт називають авансовим звітом.

До звіту потрібно додати документи, видані на АЗС під час оплати. Загалом це має бути чек РРО.

У який строк подавати авансовий звіт?

Строки передбачені пп. 170.9 ПКУ. Але там розглянута ситуація, коли спершу видаються кошти, а потім за них звітуються. Якщо ж фізособа (засновник) витратила власні кошти, які будуть надалі відшкодовуватися підприємством, строки, зазначені в пп. 170.9 ПКУ, на наш погляд, застосовувати не обов’язково.

Але рекомендуємо для уніфікації строків подання звітів підзвітними особами, таки дотримуватися встановленого в пп. 170.9.2 ПКУ строку – подавати звіт до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому фізособа здійснила оплату.

Строк відшкодування коштів чинним законодавством не визначений і встановлюється договором доручення.

Чи потрібно договір доручення обов’язково укладати в письмовій формі?

На наш погляд, не обов’язково. І ось чому:

Згідно з п. 2 ч. 1 ст. 208 ЦКУ, правочини між фізичною та юридичною особою, крім правочинів, передбачених ч. 1 ст. 206 ЦКУ, належить вчиняти у письмовій формі.

А згідно з ч. 1 ст. 206 ЦКУ, усно можуть вчинятися правочини, які повністю виконуються сторонами у момент їх вчинення, за винятком правочинів, які підлягають нотаріальному посвідченню та (або) державній реєстрації, а також правочинів, для яких недодержання письмової форми має наслідком їх недійсність.

У розглядуваній ситуації договір доручення не повністю виконується сторонами у момент його вчинення, причому він укладений між фізичною та юридичною особою, тому на перший погляд такий договір має укладатися в письмовій формі. Але в ст. 218 ЦКУ зазначено, що недодержання сторонами письмової форми правочину, яка встановлена законом, не має наслідком його недійсність, крім випадків, встановлених законом.

Причому для договору доручення такі випадки законом не встановлені. Адже в ст. 1000 – ст. 1010 ЦКУ, які регламентують укладення договору доручення, не встановлено вимоги до форми договору. Тому договір доручення в усній формі може укладатися.

Хоча для уникнення непорозумінь рекомендуємо таки укладати такий договір в письмовій формі. Нотаріальне посвідчення договору не вимагається.

Варто сказати, що незалежно від того, в якій формі укладено договір доручення, згідно з ч. 1 ст. 1007 ЦКУ довіритель зобов'язаний видати повіреному довіреність на вчинення юридичних дій, передбачених договором доручення.

Тобто, підприємство має скласти і видати фізособі (засновнику) доручення, в якому доручається здійснити оплату на АЗС пального від імені підприємства. Цю довіреність фізособа (засновник) має пред’являти на АЗС.