Як списувати пальне при застосування системи контролю транспорту GPS/GPRS?

На тему обліку палива в баках є матеріал у ДК (див. тут). Також про це писав «Вісник» тут та на сайті ДК писали тут.

За умови використання системи GPS/GPRS у підприємства  немає потреби застосовувати нормативний метод списання пального за Наказом №43. Усю інформацію про рух транспортних засобів, витрати пального сільгосппідприємство отримує в режимі реального часу. Причому достовірну, точну інформацію, а не прив’язану до якихось усереднених нормативів, коефіцієнтів. Цю інформацію у вигляді звітів або первинних документів можна роздрукувати, завантажити до ком­п’ю­­терної бухгалтерської програми для відображення в обліку.

Якщо облік ведеться в 1С або в іншій обліковій програмі, то дані про рух пального спочатку підтягуються в облікову програму із системи контролю транспорту, а потім на підставі окремого розробленого для цих цілей програмного блоку робиться розрахунок витрат і розподіл за рахунками витрат залежно від мети використання транспортних засобів.

Саме мета поїздок автомобілів буде підставою для віднесення витрат на їх роботу до складу господарських витрат – це важливо для цілей застосування пп. 198.5 ПКУ, якщо ці витрати були понесені з ПДВ (прибання ПММ, запчастин тощо).

Щодо податку на прибуток, то коригування фінрезультату (лише у тих платників, які коригують фінрезультат) можливі, наприклад, у тому разі, якщо автомобілі використовувались в операціях, передбачених пп. 140.5.10, пп. 140.5.9, пп. 140.5.14 ПКУ (виконання робіт, надання послуг). В будь-яких інших випадках фінрезультат не коригується, навіть якщо автомобілі використовувались в негосподарських цілях з точки зору оподаткування.

Первинний документ, який буде містити інформацію про роботу автомобілів, підприємство може розробити самостійно – «з нуля» або взявши за основу подорожній лист. Додатково див. тут. Саме в цьому документі можна зазначати мету поїздок автомобілів.

Звісно, все це потрібно затвердити наказом керівника:

• сам факт використання системи GPS/GPRS на підприємстві;
• порядок обліку та документування роботи автомобілів і витрати пального;
• форму первинного документу, у якому міститься інформація з системи GPS/GPRS та мета поїздок автомобілів, якщо ця форма не включена у наказ про документооборот або у наказ про облікову політику.