Чи потрібно ФОПу ІІІ групи зберігати первинні документи?

ФОП на ІІІ групі єдиного податку зобов'язана мати первинні документи, що підтверджують її доходи, а у випадку реєстрації платником ПДВ – також і витрати. Загальний мінімальний термін зберігання таких документів становить 3 роки (1095 днів), однак для кадрових документів існують значно довші терміни.

Перелік необхідних первинних документів

Основна мета ведення документації для ФОП ІІІ групи – це підтвердження суми отриманого доходу, оскільки саме він є базою оподаткування.

Документи, що підтверджують дохід:

• Банківські виписки: Це головний документ, що підтверджує надходження безготівкових коштів на ваш рахунок ФОП;
• Фіскальні чеки та Z-звіти: Якщо ви приймаєте готівкові або карткові платежі через РРО/ПРРО, щоденні Z-звіти та фіскальні чеки є вашими основними документами, що підтверджують обсяг доходу.
  Звертаємо увагу, що чеки терміналів зберігати не потрібно. Квитанція платіжного термінала лише підтверджує ініціювання переказу коштів з рахунку держателя ЕПЗ, а не факт продажу товару (отримання послуг), тому квитанція платіжного термінала не є розрахунковим документом у розумінні Закону №265 (лист НБУ від 28.11.2019 р. №57-0007/62082).
  А ось Z-звіти РРО зберігати потрібно. Суб’єкт господарювання має забезпечити збереження щоденних фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звітів) у паперовій та/або електронній формі протягом строку, визначеного пп. 44.3 ПКУ (п. 6 глави 4 розд. II Порядку №547). Більш детально читайте: Чи зберігати чеки з терміналів та Z-звіти?
• Договори з клієнтами: Письмові договори (або договори-оферти), в яких визначено предмет послуги/товару, його вартість та умови оплати.
• Акти виконаних робіт/наданих послуг: Документи, які ви підписуєте з клієнтом після виконання робіт/послуг. Вони підтверджують, за що саме ви отримали кошти.
• Рахунки-фактури (інвойси): Документи, які ви виставляєте клієнтам для оплати і які підтверджують виконані роботи/надані послуги. Рахунки-фактури можуть заміняти акти виконаних робіт / наданих послуг (див. тут).

Митні декларації

Документи, що підтверджують витрати

Хоча витрати не впливають на суму єдиного податку, їх наявність є важливою:

• Для платників ПДВ: Це підстава для формування податкового кредиту;
• Для ФОП платників ЄП без ПДВ: Дискусійне питання. Прямої норми ПКУ не містить. Податківці зазначали, що якщо товари не належать до ризикових груп (складнопобутові, підакцизні, ліки, ювелірні вироби), документи на їх походження не потрібні.

Більш детально читайте: 

• Хто з ФОПів повинен мати документи на придбання товарів: правила 2025 року
• Товарний облік у ФОПа: які документи треба мати?

Ризики

Проте, ризик для ФОП щодо підтвердних документів походження товару завжди є. І ось чому: пункт 292.3 ПКУ визначає, що до доходу платника єдиного податку включається вартість безоплатно отриманих товарів, робіт чи послуг.

Під «безоплатно отриманими» розуміються ті, що передані за письмовими договорами дарування або іншими письмовими договорами без компенсації, а також товари, передані на зберігання, але використані у госпдіяльності ФОПа.

Проблема на практиці. ДПС іноді трактує норми розширено, і навіть за відсутності письмового договору може поставити під сумнів реальність придбання товару без належних первинних документів (накладних, рахунків, актів приймання-передачі). Це особливо ризиково у випадках, коли:

• постачальник — фізична особа без статусу підприємця (тоді ФОП стає податковим агентом, зобов’язаним утримати ПДФО та ВЗ);
• оплата або передача товару відбулися без формального підтвердження (готівкою, без розрахункових документів);
• відсутні документи, які можуть підтвердити, що товар отриманий саме від суб’єкта господарювання.

Облік доходів 

ФОП-«єдинники» ІІІ групи (неплатники ПДВ)

Незважаючи на скасування обов'язкової реєстрації паперової книги обліку, обов'язок вести облік доходів залишається. ФОП має вести його в довільній формі (паперовий зошит, таблиця Excel, спеціалізоване ПЗ) шляхом щомісячного відображення отриманих доходів. На вимогу податкової ви повинні надати ці записи.

Читайте також: Книга обліку доходів для ФОП – платника ЄП І–ІІІ груп (не платника ПДВ) не обов'язкова. Але облік треба вести!

ФОП-«єдинники» ІІІ групи (платників ПДВ)

Повинні складати Типову форму обліку доходів і витрат щодо своєї підприємницької діяльності:

Читайте також: Типова форма обліку доходів і витрат ФОПа - платника ЄП ІІІ групи (платника ПДВ): інструкція із заповнення

Терміни зберігання документів

Загальне правило встановлено пп. 44.3 ПКУ.

Загальний термін: 1095 днів (3 роки) з дня подання податкової звітності, для складення якої використовувалися зазначені документи. Якщо звітність не подавалася – то з передбаченого законом граничного терміну її подання.

Висновки:

1. Обов’язок зберігати документи: ФОП ІІІ групи повинна зберігати первинні документи, що підтверджують дохід (а у разі реєстрації платником ПДВ — також витрати) протягом не менше 3 років з дати подання звітності; для кадрових документів строки значно довші;

2. Необхідний перелік: До основних документів належать: банківські виписки, фіскальні чеки та Z-звіти, договори, акти виконаних робіт/послуг, рахунки-фактури, митні декларації та документи на придбання товарів, особливо при закупівлі у фізичних осіб або для платників ПДВ;

3. Податкові ризики: Відсутність підтвердних документів може призвести до визнання товару безоплатно отриманим (з включенням вартості до доходу) та нарахування ПДФО і військового збору при закупівлі у фізичних осіб.