Коротка відповідь
Законодавство України не встановлює жорстких термінів для відшкодування підприємством власних коштів, витрачених працівником (директором) на господарські потреби. Ці строки визначаються внутрішніми правилами підприємства або нормами Цивільного кодексу.
Обґрунтування
1. Відсутність строків у податковому законодавстві
Податковий кодекс України (ПКУ) та Положення №148 регулюють лише строки звітування працівника за отримані під звіт кошти та строки повернення ним невикористаного авансу. Питання відшкодування витрат, понесених працівником понад суму авансу або за власні кошти, цими актами не регулюється.
2. Цивільно-правові строки (7 днів)
Якщо термін виплати компенсації не встановлений внутрішніми документами підприємства, слід керуватися загальними нормами ст. 530 ЦКУ. Згідно з нею, якщо строк виконання боржником обов'язку не встановлений, кредитор (у цьому випадку — директор) має право вимагати його виконання у будь-який час. Підприємство зобов'язане виконати такий обов'язок у семиденний строк від дня пред'явлення вимоги.
3. Внутрішні правила підприємства
Підприємство має право самостійно встановити строки відшкодування витрат у внутрішньому «Положенні про службові відрядження» або «Положенні про підзвітні кошти». Це дозволяє уникнути невизначеності та претензій з боку працівників.
4. Документальне підтвердження та податкові ризики
Для того, щоб виплата компенсації не вважалася оподатковуваним доходом директора, необхідно:
- Оформити Звіт про використання коштів (авансовий звіт);
- Додати оригінали документів, що підтверджують витрати (чеки АЗС);
- Якщо директор не надасть чеки на придбання пального, сума компенсації буде вважатися додатковим благом і оподатковуватиметься ПДФО (18%) та Військовим збором (5%) (згідно з пп. 164.2.17 ПКУ).
5. Особливості для платника єдиного податку
Для ТОВ на єдиному податку (3%) сама операція відшкодування витрат не впливає на об'єкт оподаткування (дохід), оскільки це є поверненням боргу, а не отриманням доходу. Однак, якщо заборгованість перед директором не буде погашена протягом строку позовної давності (3 роки), вона може бути визнана безповоротною фінансовою допомогою та включена до доходу платника єдиного податку.
Рекомендації
1. Директору слід подати авансовий звіт із доданими чеками АЗС.
2. Підприємству доцільно виплатити кошти протягом 7 днів після подання звіту (якщо інше не передбачено вашим внутрішнім положенням), щоб дотриматися норм ст. 530 ЦКУ.
Цю відповідь підготував ШІ-консультант від «Дебету-Кредиту»
та перевірили фахівці редакції
Поставте своє запитання ШІ-консультанту і переконайтесь у зручності сервісу
Консультую з податкового та бухобліку
Поставте ваше запитання
