Які документи має надати виробниче підприємство на податкову перевірку?

Порядок надання документів до перевірки визначено ст. 85 ПКУ. 

Платник податків зобов'язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов'язані з предметом перевірки (пп. 85.2 ПКУ).

Відповідно до пп. 44.1 ПКУ для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Таким чином, в нормах ПКУ документи, які мають надаватися податковій при перевірці, визначені загальними фразами, без конкретизації.

Сказано тільки, що це в першу чергу первинні документи.

Такі документи є підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій (див. ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік). 

Господарська операція - дія або подія, яка викликає зміни в структурі активів та зобов’язань, власному капіталі підприємства (ст. 1 Закону про бухоблік). Тобто на кожну господарську операцію, яку здійснює підприємство, має бути відповідний первинний документ. 

Але які саме первинні документи, які саме регістри обліку мають застосовуватися для того, щоб описати всі господарські операції підприємства, підприємство вирішує самостійно. Якогось нормативного документа з цього питання немає.

Наприклад, в ч. 2 ст. 8 Закону про бухоблік сказано, що питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві належать до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів.

Відповідно до ч. 5 ст. 8 Закону про бухоблік, підприємство самостійно:

• обирає форму бухгалтерського обліку як певну систему регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них з додержанням єдиних засад, встановлених цим Законом, та з урахуванням особливостей своєї діяльності і технології обробки облікових даних;
• розробляє систему і форми внутрішньогосподарського (управлінського) обліку, звітності і контролю господарських операцій, визначає права працівників на підписання бухгалтерських документів;
• затверджує правила документообороту і технологію обробки облікової інформації, додаткову систему рахунків і регістрів аналітичного обліку тощо.

З наведеного вище випливає, що немає якогось встановленого нормативними документами переліку документів, які повинне мати виробниче підприємство і які має надавати податковій.

В такій ситуації підприємству варто проаналізувати всі господарські операції, які воно здійснює, і чи на всі такі операції складаються відповідні первинні документи.

Стосовно виробництва варто виділити окремі блоки господарських операцій.

Щодо зарплати

Якщо виробничі працівники на почасовій системі оплати праці, мають бути табелі обліку робочого часу. Якщо на відрядній, то окрім табелів мають бути наряди на відрядну роботу.

Має бути кадрова документація – про прийом працівників на роботу, надання відпусток і все інше.

Щодо матеріалів, використаних на виробництво чи надання послуг

Повинні бути документи на придбання матеріалів і оприбуткування їх на складі (зокрема, накладні).

Повинні бути документи на видачу матеріалів у виробничий цех зі складу. Наприклад, це можуть бути лімітно-забірні картки, накладні-вимоги на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів.

Далі мають бути документи, якими оформляється оприбуткування готової продукції. Це може бути звіт про випуск готової продукції, який складається відповідальною особою (начальником цеху, майстром тощо). У звіті пишуть, скільки продукції вироблено і передано до складу готової продукції. Передачу до складу можуть оформляти накладною-вимогою. Тоді до звіту додають ще й такі накладні.

У звіті також пишуть про витрачені ресурси на виробництво готової продукції – матеріали, трудозатрати. Якщо є встановлені норми витрат, то порівнюють з нормативними витратами.

Звіт затверджує керівник підприємства чи інша уповноважена керівником особа, приміром, головний інженер. На підставі звіту оформляють списання матеріалів.

Рух матеріалів в цеху може відображатися у Матеріальному звіті форми №М-19. В такому разі до цього Звіту додають всі накладні, лімітно-забірні картки на отримання матеріалів у цех і документи на списання матеріалів (звіт про випуск тощо).

Складський облік

На складі має вестися відомість матеріалів, готової продукції, що там зберігається. Або можуть вестися картки складського обліку.

Норми витрат

Традиційно для виробництва в умовах нашої країни кожним підприємством розробляються норми витрат ресурсів – матеріальних, трудових, енергетичних. Отже, мають бути норми, затверджені наказами керівника.

Калькуляція

Податкова при перевірці часто просить надати калькуляцію. В принципі підприємство не зобов’язане її робити. Але для уникнення непорозумінь ми таки рекомендуємо її робити. 

Робити планову калькуляцію, в якій зазначати заплановані витрати на плановий випуск продукції. І по закінченні кожного звітного періоду (місяця) робити фактичну калькуляцію – які фактичні витрати.

У фактичній калькуляції доречно порівнювати нормативні і фактичні витрати. Відхилення пояснювати.

Документи на отримані послуги від інших організацій

Наприклад, на електроенергію, воду тощо. Поряд з цим, мають бути внутрішні розрахунки використання цих отриманих послуг.

Наприклад, до рахунку на електроенергію має бути розрахунок витрат електроенергії за напрямками – скільки який цех чи станок, яке приміщення використало електроенергії. Робить такий розрахунок енергетик, електрик чи інша уповноважена особа.

Документи за основними засобами

На придбання, на введення в експлуатацію, нарахування амортизації і розподіл такої амортизації за напрямками.

Розрахунок загальновиробничих витрат

Виробниче підприємство має робити такий розрахунок. Методика описана в П(С)БО 16.

Робити такий розрахунок і оформляти його документом, який так і називатиметься: Розрахунок загальновиробничих витрат за такий-то місяць.

Документи на продаж продукції

Мають бути договори з покупцями. На підставі договорів складаються накладні, ТТН чи інші товарні документи.

Документи по руху коштів на банківських рахунках, касові документи

Мають бути всі ці документи – виписки банків, касова книга, касові ордери тощо.

Бухгалтерські накази

Звісно, доречно мати різноманітні внутрішні документи, затверджені наказами керівника підприємства – про облікову політику, про організацію бухгалтерського обліку, про документообіг тощо.

Інші документи

Залежно від конкретних особливостей можуть бути інші документи. Повторимо, основне правило тут: на кожну господарську операцію має бути свій документ.

Нагадаємо, що облік витрат на виробництво ведеться на рахунку 23, а облік загальновиробничих витрат – на рахунку 91. Отже, кожний бухгалтерський запис за цими рахунками має бути належним чином задокументований.