Борг за підзвітними коштами 3 роки: наслідки при списанні чи погашенні

Строк давності

Перш за все зазначимо про цей строк, адже пройшло плюс-мінус 3 роки від дати виникнення боргу перед працівником (від дати затвердження Авансових звітів).

Виходячи із роз’яснень фахівців ДФС, НБУ та Мінсоцполітики (листи НБУ від 30.01.2014 р. № 27-011/3958, від 21.06.2016 р. №50-0004/51974 і від 14.09.2016 р. №18-0005/76945, лист Міндоходів від 01.10.13 р. №4878/Т/99-99-17-02-01-14, лист Мінсоцполітики від 14.09.2016 р. №13517/0/14-16/13):

1) якщо працівник платить за товари, роботи, послуги з власних коштів тому, що це передбачено його трудовими обов’язками (зазначено у колективному або в трудовому договорі, в наказі керівника тощо), це трудові відносини. І спір щодо відшкодування цих витрат теж розглядатиметься за КЗпП;

2) якщо ж ні, але відшкодування витрат здійснюється за авансовим звітом, то це цивільно-правові відносини.  При цьому немає значення, чи був із працівником попередньо укладений договір доручення. Працівник, який подав такий звіт, матиме право на відшкодування.

Про це ми зазначали тут.

Хоча вважаємо, що ситуацію, коли працівник витрачає власні гроші на потреби підприємства, все-таки логічніше розглядати під призмою цивільно-правових норм. Адже, погодьтеся, трудові обов’язки працівника, навіть керівника, навряд чи можуть передбачати витрачання власних грошових коштів на потреби підприємства.

Загальний строк позовної давності за цивільним законодавством становить 3 роки (ст. 257 ЦКУ).

Тепер з’ясуємо з якої дати слід вести відлік. У цьому допомогли фахівці ще Міндоходів у листі від 01.10.13 р. №4878/Т/99-99-17-02-01-14.

Якщо в колективному трудовому договорі передбачено термін для виплати компенсації підприємством витрат, понесених працівником на господарські потреби підприємства в прив'язці до дня затвердження Авансового звіту, тоді починати відлік терміну позовної давності необхідно з дня, наступного за днем ​​затвердження такого звіту.

В іншому випадку або в разі, якщо інший відправної точки немає, слід керуватися Нормою ч. 2 ст. 530 ЦКУ. Так, боржник повинен виконати такий обов'язок у 7-денний строк від дня пред'явлення письмової вимоги. Термін давності в 3 роки у такому разі почне свій відлік з 8 дня з дати пред'явлення працівником такої  вимоги.

Й далі фахівці Міндоходів продовжують, що у зв'язку з чим можна стверджувати, що, поки працівник не звернеться на підприємство з письмовою вимогою про повернення заборгованості (зокрема, витрачених коштів для вирішення господарських або виробничих питань підприємства), відлік терміну позовної давності щодо заборгованості підприємства перед працівником не починається.

Зазначимо, що згідно з ст. 1006 ЦКУ після виконання доручення працівник повинен передати підприємству всі придбані у зв’язку з виконанням доручення ТМЦ та подати звіт із доданими до нього документами, що підтверджують понесені витрати. Норми ЦКУ не конкретизують питання щодо форми цього звіту. Хоча й обов’язку складати саме авансовий звіт при звітуванні за власні витрачені кошти працівником у законодавстві немає, втім саме цю форму радять складати фахівці Мінфіну (див. лист від 01.12.2016 р. №31-11170-16-29/34246), швидше за все для виконання норми ст. 1006 ЦКУ.

Таким чином, якщо у колективному чи трудовому договорі прописаний термін виплати компенсації у прив'язці до дня затвердження авансового звіту, то по сплину 3-х років після завершення терміну такої виплати, виходить, що у підприємства виникає безнадійна кредиторська заборгованість. Втім не радимо спішити із радісними висновками – списати заборгованість та забути про неї.

По-перше, судячи із судової практики суди* на підставі Ухвали Верховного Суду України в від 06.04.2011 року у справі №6-17467св08 все-таки розглядають кредиторську заборгованість по підзвітних коштах, що виникли у зв’язку із невідшкодуванням понесених витрат за власний кошт працівниками, й є не погашеною при звільненні працівника все-таки в призмі трудових відносин. А тут строк давності не 3 роки, а 3 місяці від дати порушення своїх прав згідно з ст. 233 КЗпП, й такою датою зазвичай є дата звільнення. Тому, звільнені працівники, яким не повернули витрачені власні кошти, можуть протягом 3 місяців із дня звільнення звернутися до суду про стягнення таких коштів від роботодавця.

По-друге, якщо все-таки списати таку кредиторську заборгованість, то податківці захочуть бачити оподатковуваний ЄП дохід із суми списання, судячи із роз’яснень у підкатегорії 108.01.02 ресурсу «ЗІР»**. Адже юрособи-платники ЄП ведуть нехай й спрощений, втім бухоблік, а у ньому згідно з п. 5 П(C)БО 11, якщо на дату балансу раніше визнане зобов’язання не підлягає погашенню, то його сума включається до складу доходу звітного періоду. Звичайно ж, можна посперечатися, що бухоблік не має впливати на об’єкт оподаткування ЄП, втім в іншому роз’ясненні*** податківці при списанні кредиторки говорять про безоплатно отримані товари, роботи, послуги, які вже є оподатковуваним доходом платника ЄП.

Оподаткування компенсації, якщо немає підтвердних документів

Після довгої суперечки із ДФС, Мінфін в УПК від 26.04.2019 р. №181 компенсація за придбані коштом працівника ТМЦ послуги, роботи – не дохід співробітника, а відповідно немає утримань ПДФО та ВС, якщо працівник разом із Авансовим звітом надасть відповідні підтвердні документи (первинні, розрахункові) щодо придбання товарів, робіт послуг.

Тож, немає оподаткування, якщо працівник надасть авансовий звіт та прикріпить до нього підтвердні розрахункові документи щодо понесених витрат.

Якщо ж витрачання власних коштів працівником документально не підтверджено, то при прийнятті рішення роботодавцем щодо компенсації таких витрат (навіть на підставі авансового звіту), у такого працівника виникає оподатковуваний дохід. Який саме? Вважаємо, що додаткове благо у вигляді суми грошового або майнового відшкодування будь-яких витрат або втрат платника податку відповідно до пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ.

З суми відшкодування слід буде утримати ПДФО за ставкою 18% (база оподаткування визначається із застосуванням натуркоефіцієнта згідно з п. 164.5 ПКУ, у 2017 році він становить 1,21951) та військовий збір – 1,5%. У формі №1ДФ такий дохід слід показати відповідно із ознакою «126».

Вважаємо, що тут недоречно застосовувати норму пп. 164.2.11 ПКУ, адже у випадку із витраченими власними коштами, немає суми перевищення, тобто позитивної різниці між виданою під звіт сумою та фактично витраченою, адже під звіт нічого не видавалося.

Що стосується строки сплати ПДФО та ВС, то тут ми зазначали, що на сьогодні немає прямої норми в ст. 168 ПКУ щодо строків сплати ПДФО і ВЗ, утриманих із суми надміру витрачених грошових коштів. Існує лист Міндоходів від 22.05.2013 р. №335/10/06-4-06, у якому податківці говорили, що якщо тоді, коли кошти видавались під звіт, вони ще не вважались надміру витраченими і не були оподаткованими, то при цьому податковий агент (роботодавець, який видав їх під звіт) ПДФО та ВЗ не сплачував. А коли ці кошти стали оподаткованими – немає їх виплати (адже вона відбулась раніше). Тому, на думку податківців, сплатити ПДФО та ВЗ слід протягом 30 календарних днів місяця, наступного після місяця, у якому такий дохід був нарахований (тобто, визнаний оподаткованим).

Як бачимо, не варто цей лист брати до уваги, адже у нашій ситуації взагалі не було видачі коштів під звіт. Тому, вважаємо, що ПДФО та ВС слід перерахувати на дату виплати доходу згідно з пп. 168.1.2 ПКУ.

ПФД

За визначенням ПКУ, поворотна фінансова допомога — сума коштів, що надійшла платнику податків у користування за договором, який не передбачає нарахування процентів або надання інших видів компенсацій у вигляді плати за користування такими коштами та є обов’язковою до повернення (пп. 14.1.257 ПКУ).

Шукаючи аналоги в ЦКУ, ПФД за своєю правовою природою подібна до позики, яка згадується в ст. 1046 ЦКУ. Згідно з указаною статтею, за договором позики одна сторона (позикодавець) передає у власність другій стороні (позичальникові) кошти або інші речі, визначені родовими ознаками, а позичальник зобов’язується повернути позикодавцеві таку ж суму коштів (суму позики) або таку ж кількість речей того ж роду й такої ж якості.

Тож оскільки немає вимоги про витрачання отриманої ПФД на якісь певні цілі, СГ цілком отриману фіндопомогу може витратити повністю на власний розсуд. Наприклад, на погашення кредиторської заборгованості перед працівником. Тут наслідків ніяких немає.

Втім, надаємо, що вони виникнуть, якщо така ПФД не буде повернена протягом 12 календарних місяців з дня її отримання. Адже тоді сума неповерненої ПФД буду оподатковувати ЄП згідно з пп. 3 п. 292.11 ПКУ.

Детально про фіндопомогу у єдинників ми писали тут, тут.