Побудова ефективної системи діловодства — це фундамент правової безпеки будь-якої юридичної особи. Згідно з чинним законодавством, зокрема пунктом 6 розділу I Правил організації діловодства та архівного зберігання документів, затверджених наказом Мінюсту від 18.06.2015 №1000/5 (далі — Правила №1000/5), персональну відповідальність за організацію цих процесів несе безпосередньо керівник підприємства. На рівні структурних підрозділів контроль здійснюють їхні очільники, а безпосереднє виконання функцій може бути покладено на спеціально призначену особу (секретаря, діловода) або окремий підрозділ (канцелярію, загальний відділ).
Локальна нормативна база підприємства
Для того щоб робота з документами була систематизованою, підприємству необхідно розробити та затвердити пакет локальних актів. До них належать:
- Інструкція з діловодства. Це основний регламент, який визначає порядок створення, реєстрації та обігу документів. Для її розробки слід використовувати положення постанови КМУ від 17.01.2018 №55.
- Номенклатура справ. Це систематизований перелік назв справ, що створюються в діяльності компанії, із зазначенням строків їх зберігання. При визначенні цих строків обов’язково слід керуватися Переліком типових документів, затвердженим наказом Мінюсту від 12.04.2012 №578/5.
- Положення про архівний підрозділ та експертну комісію. Навіть якщо у вас немає окремого приміщення під архів, ви зобов'язані призначити особу, відповідальну за архівне зберігання (згідно з п. 8 розділу I Правил №1000/5), та створити комісію для проведення експертизи цінності документів перед їх знищенням чи передачею на тривале зберігання.
- Альбом форм документів. Збірник зразків наказів, листів та актів, що використовуються на вашому підприємстві, що значно прискорює роботу персоналу.
Стандарти оформлення документів
З 1 вересня 2021 року основним орієнтиром для оформлення організаційно-розпорядчої документації (ОРД) є ДСТУ 4163:2020. Цей стандарт є обов’язковим для всіх юридичних осіб незалежно від форми власності. Він встановлює чіткі вимоги до:
- складу реквізитів (наприклад, як правильно зазначати посаду, підпис, дату);
- місця розташування цих реквізитів на бланку;
- оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів.
Дотримання ДСТУ 4163:2020 забезпечує юридичну силу документів, що є критично важливим при перевірках контролюючих органів або у судових спорах.
Архівна справа та строки зберігання
Відповідно до Закону України від 24.12.1993 №3814-XII «Про Національний архівний фонд та архівні установи», підприємства зобов’язані забезпечувати збереженість документів. Якщо ваша компанія використовує електронний документообіг, слід враховувати вимоги Закону №851-IV та Порядку №1886/5, які регулюють роботу з цифровими носіями та їх підготовку до передавання на архівне зберігання.
Відповідальність за порушення
Нехтування правилами зберігання або незаконне знищення документів тягне за собою адміністративну відповідальність згідно зі ст. 92-1 КУпАП. Для посадових осіб передбачено штраф у розмірі від 5 до 10 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (НМДГ) за перше порушення, та від 10 до 40 НМДГ за повторне порушення протягом року.
Проте адміністративні штрафи — це лише менша частина ризику. Відсутність первинної документації, на підставі якої ведеться бухгалтерський та податковий облік, може призвести до значних донарахувань податкових зобов'язань та штрафних санкцій під час перевірок ДПС. Саме тому належна організація діловодства — це не лише бюрократична вимога, а засіб захисту активів підприємства.
Контроль за дотриманням законодавства в цій сфері здійснюють державні архівні установи шляхом проведення планових та позапланових перевірок, як це передбачено ст. 42 Закону №3814-XII.
Читайте також:
Правила організації діловодства та архівного зберігання документів на підприємстві
Висновки:
- Персональна відповідальність за належний стан діловодства та збереження документів на підприємстві покладається виключно на його керівника згідно з нормами Правил №1000/5.
- Кожна юридична особа зобов'язана мати затверджену номенклатуру справ та інструкцію з діловодства, які базуються на строках зберігання, визначених наказом Мінюсту №578/5.
- Оформлення всіх наказів, розпоряджень та ділового листування має відповідати актуальному стандарту ДСТУ 4163:2020 для забезпечення їх юридичної автентичності та сили.
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Або оформіть передплату, вартість пакету «Мій асистент» становить лише 199 грн/міс
Передплатити
