Товар, виданий особі без повноважень, не вважається поставленим

Нагадаємо, що свого часу для отримання ТМЦ використовувались довіреності встановленої форми. Проте, наказом Мінфіну від  30.09.2014 р. №987 скасована Інструкції про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей, затв. наказом Мінфіну від 16.05.96 року №99. Заразом, внесені зміни до п. 2.5 глави 2 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 року №88, а саме:

"Повноваження на здійснення господарської операції особи, яка в інтересах юридичної особи або фізичної особи - підприємця одержує основні засоби, запаси, нематеріальні активи, грошові документи, цінні папери та інші товарно-матеріальні цінності згідно з договором, підтверджуються відповідно до законодавства. Такі повноваження можуть бути підтверджені, зокрема, письмовим договором, довіреністю, актом органу юридичної особи тощо".

Таким чином, для цілей бухобліку законодавець взагалі відмовився від використання довіреностей як обов’язкових документів.

Водночас, чинне законодавство надає право представляти інтереси юрособи без довіреності лише керівнику та особі(ам), яка(і) вказані як особи-підписанти відповідно до даних Єдиного державного реєстру юросіб, фізосіб-підприємців та громадських формувань (далі - ЄДР).

Тому, у разі, якщо ТМЦ у продавця отримує не керівник та не особи-підписанти за ЄДР, то їх (отримувачів товару) повноваження мають бути підтверджені належним чином.

Слід сказати що у разі, коли представник покупця отримує товар за довіреністю, то її форма повинна відповідати формі, в якій відповідно до закону має вчинятися правочин (ч.2 ст. 245 ЦКУ), тобто за умовами запитання — проста письмова. 

Довіреність від імені юрособи видається її органом або іншою особою, уповноваженою на це її установчими документами. (ч.1 ст. 246 ЦКУ)

В ситуації, коли товар видається особі (представнику, працівнику юрособи), повноваження якої не підтверджені довіреністю, договором або іншим документом, виданим юрособою, то у разі, якщо контрагента (покупець) пред’явить претензію щодо отримання товару, вряд чи продавець зможе підтвердити, хто саме в дійсності цей товар отримав.

На нашу думку, від подібного шахрайства з боку госпсуб’єктів не застрахований жодний продавець, тому видавати товар невідомій особі доволі ризиковано (навіть якщо ви вже років з десять співпрацюєте). Водночас, якщо представник покупця отримав товар за накладною та проставив на ньому печатку юрособи, то сумнівів не мало би виникати.

Втім, не будемо забувати, що Україна вже кілька років приймає нормативні акти по відмові від використання печаткою — і тоді, проблема отримання товару за підписом невідомої особи (без підтверджених повноважень) без печатки постане значно гостріше.

Правда тут слід врахувати й те, що оформлена видаткова накладна має бути визнана первинним документом в цілях бухобліку лише за умов дотримання вимог ст. 9 Закону про бухоблік, а саме мати такі обов'язкові реквізити: 

• назву документа (форми); 
• дату складання; 
• назву підприємства, від імені якого складено документ; 
• зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; 
• посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; 
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.  

Отже, на нашу думку, віддавати товар будь-якій особі яка назвалась представником покупця (юрособи чи фізособи-підприємця) без будь-яких документів, що підтверджують її повноваження не варто. Адже, навіть підпис такої особи може бути поставлений під сумнів. Втім, якщо з боку фіскалів проблем може і не бути (вони вряд чи зможуть ідентифікувати особу, яка отримала товар за підписом та ПІБ як особу без повноважень на представництво), все ж ця операція є ризикованою  - в такий ситуації товар вважається не поставленим, а покупець матиме право на повторну вимогу поставки товару та сплати штрафів, пені за несвоєчасне виконання зобов'язань з поставки товару (якщо такі прописані у договорі, або відповідно до закону).