Накази та відповідальність

Визначимось, яким нормативним документом потрібно користуватися при підготовці наказів по підприємству

Основними документами, що регламентують порядок організації діловодства на підприємстві, визначають перелік типової документації, вимоги до її складання і строки зберігання, є накази №578/5 та №1000/5 та ДСТУ 4163:2020. Всі накази мають оформлятися за правилами визначеними ДСТУ 4163:2020. Крім того, сфера застосування ДСТУ 4163:2020 розповсюджується і на організаційні (посадові інструкції, штатні розписи тощо) та інформаційно-аналітичні (акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи тощо) документи. 

Дія цих нормативних документів поширюється на підприємства всіх форм власності. 

Розглянемо, чи правильне таке розподілення наказів з індексами: загальні накази з літерою «з»; кадрові накази з літерами «к/тр»; накази на відпустку з літерами «к/тм» 

Звертаємо увагу, що пп. 4 ДСТУ 4163:2020 регламентує 32 реквізити, що надають документу юридичної сили. Серед яких є сім обов'язкових, а саме:

• найменування юридичної особи;
• назва виду документа;
• дата документа;
• реєстраційний індекс документа;
• заголовок до тексту документа;
• текст документа;
• підпис, для електронних документів — електронний підпис або електронна печатка в разі відсутності електронного підпису.

Тож, враховуючи зазначене, розуміємо, що реєстраційний індекс документа є обов’язковим реквізитом.

Реєстраційний індекс кожного документа має бути унікальним. Він складається з порядкового номера документа у межах певної групи та додаткових індексів, застосовуваних на підприємстві, — індекси за номенклатурою справ, внутрішніми класифікаторами структурних підрозділів, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документи, виконавців, питань діяльності тощо (пп. 5 гл. 3 розд. III Правил №1000/5).

Отже, порядок формування реєстраційних індексів підприємство визначає на власний розсуд. Головне, щоб кожний документ мав унікальний індекс.

Зазвичай, наприклад, наказам з кадрових питань (особового складу) присвоюють літерний індекс «-к» («к/тр» — кадрові накази тривалого строку зберігання, «к/тм» — кадрові накази тимчасового строку зберігання), в – надання відпусток, вд – відрядження, аг –адміністративно-господарські, тощо.

Зазначимо, що буквені індекси для наказів та порядок їх реєстрації визначають в інструкції з діловодства підприємства. 

Таким чином, накази можуть бути складені в довільній формі, але в них мають бути зазначені реквізити документів. Є встановлені обов'язкові і необов'язкові реквізити. Щодо реєстраційного індексу, то він має бути унікальним. А от розмір шрифту не відноситься до реквізитів наказу.

З'ясуємо, чи буде помилкою, якщо застосовується не той розмір шрифту, або наказ має інший вигляд, передбачений інструкцією з діловодства

У пп. 11 гл. 1 розд. ІІ Правил №1000/5 зазначено, що оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації має відповідати Національному стандарту «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. ДСТУ 4163-2020».

Щодо відповідальності, то в законодавстві прямо не прописана відповідальність за порушення його норм. 

Тож, вважаємо, що роботодавець не несе відповідальності за недотримання ДСТУ 4163-2020, якщо при цьому не порушені трудові права працівника та норми законодавства про працю. ДСТУ не належить до законодавства про працю та не визначає трудові права працівників.

Проблеми з документами, які складені не за ДСТУ, виникають переважно тоді, коли справа доходить до суду.