• Посилання скопійовано

Накази та відповідальність

Благодійна організація використовує три види наказів з індексами: загальні накази «з»; кадрові накази «к/тр»; накази на відпустку «к/тм». Чи правильне таке розподілення наказів? Чи буде помилкою, якщо застосовується не той розмір шрифту, або наказ має інший вигляд, передбачений інструкцією з діловодства? Яким нормативним документом потрібно користуватися при підготовці наказів по підприємству?

Яким нормативним документом потрібно користуватися при підготовці наказів по підприємству?

Основними документами, що регламентують порядок організації діловодства на підприємстві, визначають перелік типової документації, вимоги до її складання і строки зберігання, є накази №578/5 та №1000/5 та ДСТУ 4163:2020. Всі накази мають оформлятися за правилами визначеними ДСТУ 4163:2020. Крім того, сфера застосування ДСТУ 4163:2020 розповсюджується і на організаційні (посадові інструкції, штатні розписи тощо) та інформаційно-аналітичні (акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи тощо) документи. 

Дія цих нормативних документів поширюється на підприємства всіх форм власності. 

 

Чи правильне таке розподілення наказів з індексами: загальні накази «з»; кадрові накази «к/тр»; накази на відпустку «к/тм»? 

Звертаємо увагу, що пп. 4 ДСТУ 4163:2020 регламентує 32 реквізити, серед яких є сім обов'язкових, що надають документу юридичної сили, а саме:

  • найменування юридичної особи;
  • назва виду документа;
  • дата документа;
  • реєстраційний індекс документа;
  • заголовок до тексту документа;
  • текст документа;
  • підпис, для електронних документів — електронний підпис або електронна печатка в разі відсутності електронного підпису.

Тож, враховуючи зазначене, розуміємо, що реєстраційний індекс документа є обов’язковим реквізитом.

Реєстраційний індекс кожного документа має бути унікальним. Він складається з порядкового номера документа у межах певної групи та додаткових індексів, застосовуваних на підприємстві, — індекси за номенклатурою справ, внутрішніми класифікаторами структурних підрозділів, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документи, виконавців, питань діяльності тощо (пп. 5 гл. 3 розд. III Правил № 1000/5).

Отже, порядок формування реєстраційних індексів підприємство визначає на власний розсуд. Головне, щоб кожний документ мав унікальний індекс.

Зазвичай, наприклад, наказам з кадрових питань (особового складу) присвоюють літерний індекс «-к» («к/тр» — кадрові накази тривалого строку зберігання, «к/тм» — кадрові накази тимчасового строку зберігання), в – надання відпусток, вд – відрядження, аг –адміністративно-господарські, тощо.

Зазначимо, що буквені індекси для наказів та порядок їх реєстрації визначають в інструкції з діловодства підприємства. 

Таким чином, накази можуть бути складені в довільній формі, але в них мають бути зазначені реквізити документів. Є встановлені обов'язкові і необов'язкові реквізити. Щодо реєстраційного індексу, то він має бути унікальним. А от розмір шрифту не відноситься до реквізитів наказу.

 

Чи буде помилкою, якщо застосовується не той розмір шрифту, або наказ має інший вигляд, передбачений інструкцією з діловодства?

У пп. 11 гл. 1 розд. ІІ Правил №1000/5 зазначено, що оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації має відповідати Національному стандарту «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. ДСТУ 4163-2020».

Щодо відповідальності, то в законодавстві прямо не прописана відповідальність за порушення його норм. 

Тож, вважаємо, що роботодавець не несе відповідальності за недотримання ДСТУ 4163-2020, якщо при цьому не порушені трудові права працівника та норми законодавства про працю. ДСТУ не належить до законодавства про працю та не визначає трудові права працівників.

Проблеми виникають з документами, які складені не за ДСТУ, переважно тоді, коли справа доходить до суду.

Увага!

Тепер ви можете читати бухгалтерські новини від «Дебету-Кредиту» у Telegram та VIBER, а обговорювати їх – у найбільшій групі бухгалтерів на Facebook

Приєднуйтесь і дізнавайтесь найважливіші новини першими!

Доступ до цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.

Або оформіть передплату, вартість пакету «Мій асистент» становить лише 99 грн/міс

Передплатити

Автор: Щербина Світлана

Джерело: «Дебет-Кредит»

Рубрика: Право і відповідальність/Відповідальність, санкції і штрафи

30 днiв передплати безкоштовно!Оберiть свiй пакет вiд «Дебету-Кредиту»
на мiсяць безкоштовно!
Спробувати

Усі консультації рубрики «Відповідальність, санкції і штрафи»

  • Як заповнити платіжку на сплату адміністративного штрафу?
    Підприємство отримало адміністративний штраф за порушення водієм правил дорожнього руху. Який повинен бути тип призначення платежу – структурований чи неструктурований і який код?
    17.06.202433
  • Штраф за невиконання нормативу робочих місць
    Перевірили єдину звітність з ПДФО, ВЗ та ЄСВ та виявили, що у рядку 102 є помилка у середньообліковій кількості осіб з інвалідністю у серпні та вересні 2023 р. (замість 11 вказано 7 осіб). Як виправити помилку? Як виправдатися перед Фондом осіб з інвалідністю, якщо прийшла позовна заява? Що входить до середньооблікової чисельності для розрахунку осіб з інвалідністю?
    10.06.20241 1523
  • Накази та відповідальність
    Благодійна організація використовує три види наказів з індексами: загальні накази «з»; кадрові накази «к/тр»; накази на відпустку «к/тм». Чи правильне таке розподілення наказів? Чи буде помилкою, якщо застосовується не той розмір шрифту, або наказ має інший вигляд, передбачений інструкцією з діловодства? Яким нормативним документом потрібно користуватися при підготовці наказів по підприємству?
    06.06.2024117
  • Чи буде штраф за неподання повідомлення про відповідального за ведення військового обліку до ТЦК та СП?
    ТОВ фактично веде військовий облік, але воно не надсилало до ТЦК та СП повідомлення про призначення відповідального за військовий облік. По факту кадровий облік, в т.ч. військовий, веде бухгалтер. Як видати наказ про відповідального за ведення військовому обліку? Як його подати до ТЦК та СП, щоб не отримати штраф в 59,5 тис. грн?
    04.06.20244 2789
  • Яка відповідальність за неправильне ведення або помилки в бухобліку?
    Підприємство виявило, що за останні два роки не було проведено інвентаризацію активів, зобов’язань та відсутні дані щодо нарахування резервів, що призвело до невідповідності даних фінансової звітності та обліку. Яка відповідальність за ці порушення?
    27.05.2024169