Накази та відповідальність

Яким нормативним документом потрібно користуватися при підготовці наказів по підприємству?

Основними документами, що регламентують порядок організації діловодства на підприємстві, визначають перелік типової документації, вимоги до її складання і строки зберігання, є накази №578/5 та №1000/5 та ДСТУ 4163:2020. Всі накази мають оформлятися за правилами визначеними ДСТУ 4163:2020. Крім того, сфера застосування ДСТУ 4163:2020 розповсюджується і на організаційні (посадові інструкції, штатні розписи тощо) та інформаційно-аналітичні (акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи тощо) документи. 

Дія цих нормативних документів поширюється на підприємства всіх форм власності. 

Чи правильне таке розподілення наказів з індексами: загальні накази «з»; кадрові накази «к/тр»; накази на відпустку «к/тм»? 

Звертаємо увагу, що пп. 4 ДСТУ 4163:2020 регламентує 32 реквізити, серед яких є сім обов'язкових, що надають документу юридичної сили, а саме:

• найменування юридичної особи;
• назва виду документа;
• дата документа;
• реєстраційний індекс документа;
• заголовок до тексту документа;
• текст документа;
• підпис, для електронних документів — електронний підпис або електронна печатка в разі відсутності електронного підпису.

Тож, враховуючи зазначене, розуміємо, що реєстраційний індекс документа є обов’язковим реквізитом.

Реєстраційний індекс кожного документа має бути унікальним. Він складається з порядкового номера документа у межах певної групи та додаткових індексів, застосовуваних на підприємстві, — індекси за номенклатурою справ, внутрішніми класифікаторами структурних підрозділів, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документи, виконавців, питань діяльності тощо (пп. 5 гл. 3 розд. III Правил № 1000/5).

Отже, порядок формування реєстраційних індексів підприємство визначає на власний розсуд. Головне, щоб кожний документ мав унікальний індекс.

Зазвичай, наприклад, наказам з кадрових питань (особового складу) присвоюють літерний індекс «-к» («к/тр» — кадрові накази тривалого строку зберігання, «к/тм» — кадрові накази тимчасового строку зберігання), в – надання відпусток, вд – відрядження, аг –адміністративно-господарські, тощо.

Зазначимо, що буквені індекси для наказів та порядок їх реєстрації визначають в інструкції з діловодства підприємства. 

Таким чином, накази можуть бути складені в довільній формі, але в них мають бути зазначені реквізити документів. Є встановлені обов'язкові і необов'язкові реквізити. Щодо реєстраційного індексу, то він має бути унікальним. А от розмір шрифту не відноситься до реквізитів наказу.

Чи буде помилкою, якщо застосовується не той розмір шрифту, або наказ має інший вигляд, передбачений інструкцією з діловодства?

У пп. 11 гл. 1 розд. ІІ Правил №1000/5 зазначено, що оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації має відповідати Національному стандарту «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. ДСТУ 4163-2020».

Щодо відповідальності, то в законодавстві прямо не прописана відповідальність за порушення його норм. 

Тож, вважаємо, що роботодавець не несе відповідальності за недотримання ДСТУ 4163-2020, якщо при цьому не порушені трудові права працівника та норми законодавства про працю. ДСТУ не належить до законодавства про працю та не визначає трудові права працівників.

Проблеми виникають з документами, які складені не за ДСТУ, переважно тоді, коли справа доходить до суду.