Чинним законодавством це питання (в частині складання таких довідок ФОП, який припинив підприємницьку діяльність) не врегульоване.
Мінюст України наказом від 12.04.2012 р. № 578/5 затвердив Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів. Цей Перелік є нормативно-правовим актом, призначеним для використання всіма юрособами при визначенні строків зберігання документів, їх відборі на постійне та тривале (понад 10 років) зберігання (далі – архівне зберігання) або для знищення. Цей Перелік може використовуватися також фізичними особами – підприємцями. Тобто, він не є обов’язковим для виконання підприємцями, але оскільки в частині розрахунків із працівниками часто виникають подібні звернення до підприємців, все ж таки краще цього документу дотримуватися.
Зазначений Перелік передбачає, що документи, які створюються під час діяльності юросіб, підлягають експертизі цінності. Вона проводиться експертними та експертно-перевірними комісіями за участю власника документів або уповноваженої ним особи, у порядку, затвердженому постановою КМУ від 08.08.2007 р. № 1004. Ліквідація юрособи при відсутності правонаступників – це підстава для обов’язкового проведення даної експертизи документів, які накопичилися за період діяльності. На підставі рішення комісії документи або знищуються, або передаються до Національного архівного фонду. Відомості про нараховану зарплату працівників – це документи, які обов’язково передаються до Національного архівного фонду.
А після цього, згідно із ст. 18 Закону України „Про Національний архівний фонд та архівні установи” від 24.12.1993 р. № 3814-ХІІ, архівні установи у порядку, визначеному законодавством, надають документи Національного архівного фонду для користування фізичним та юридичним особам, створюють для цього відповідний довідковий апарат; видають архівні довідки, копії документів та іншим шляхом задовольняють запити фізичних і юридичних осіб; повідомляють про документи, в яких містяться відомості, що можуть бути використані державними органами і органами місцевого самоврядування та іншими заінтересованими сторонами; публікують, експонують та в іншій формі популяризують архівні документи, а також виконують інші функції, спрямовані на ефективне використання відомостей, що містяться в документах Національного архівного фонду.