Прямих норм, які визначають закріплення автомобіля за конкретним водієм, законодавство не містить. Відповідно до ст. 29 КЗпП до початку роботи працівника керівник зобов’язаний визначити йому робоче місце, забезпечити необхідними для роботи засобами та провести первинний інструктаж.
Тобто, керівник надає все необхідне для здійснення трудових обов’язків працівника, за потреби і автомобіль.
Проте, використання автомобіля працівником можливе лише за наявності у нього посвідчення водія на право керування транспортними засобами (п.2.1 Правил дорожнього руху) відповідної категорії.
Закріпити певний автомобіль можна як за конкретним працівником, так і за декількома працівниками, приміром, якщо вони працюють позмінно або протягом дня використовують один автомобіль для декількох поїздок. Одночасне використання автомобіля декількома водіями неможливе навіть «на папері», адже керувати автомобілем у певний момент часу може тільки одна особа.
На нашу думку, вказати в наказі лише перелік автомобілів та потенційних водіїв буде недостатнім, адже потрібно врегулювати такі питання:
- табелювання водіїв та нарахування їм заробітної плати, якщо працівник виконує додаткові обов’язки, не передбачені його посадовою інструкцією. Про це ми писали тут;
- списання пального. Типові форми первинного обліку роботи службових транспортних засобів — подорожні листи легкового авто, та вантажного авто, скасовані. Тому підприємство для підтвердження фактичних витрат пального при експлуатації транспортних засобів може самостійно затвердити відповідні форми документів, за допомогою яких здійснюватиметься облік та списання ПММ або продовжувати використовувати скасовану форму подорожнього листа. Основною вимогою є те, що вони мають містити всі обов'язкові реквізити, передбачені пп. 2 ст. 9 Закону про бухоблік та пп. 2.4 Положення №88. Про це ми писали тут і тут.
На кожного водія складається окремий подорожній лист або самостійно розроблений документ. Якщо водій стане учасником ДТП або порушить правила дорожнього руху і за це буде накладено штраф, то саме подорожній лист (або інший документ) підтверджуватиме факт керування автомобілем саме цим водієм під час ДТП або порушення правил.
Під час використання автомобіля працівник є матеріально відповідальною особою, оскільки він отримує у користування майно підприємства. Працівники зобов'язані бережливо ставитися до майна підприємства, установи, організації і вживати заходів до запобігання шкоді ст. 31 КЗпП. А якщо декілька працівників використовують автомобіль, то всі вони повинні чітко розуміти, хто за що відповідає і в якій мірі.
Враховуючи зазначене вище, в наказі варто зазначити:
- посадових осіб, які визначають необхідність здійснення поїздки;
- працівників, які матимуть право керувати автомобілями із зазначенням термінів. За необхідності можна скласти графік використання автомобіля, якщо водіїв багато;
- визначити порядок надання автомобіля конкретному водію та його повернення після поїздки;
- порядок проведення ТО та ремонту автомобілів, призначити відповідальних осіб за це;
- документальне оформлення кожної поїздки – подорожній лист або інший подібний документ.
Всі ці заходи забезпечать підтвердження витрат щодо використання автомобілів у господарській діяльності та роботи водіїв.
***
Додатково читайте:
Увага!
Тепер ви можете читати бухгалтерські новини від «Дебету-Кредиту» у Telegram та VIBER, а обговорювати їх – у найбільшій групі бухгалтерів на Facebook
Приєднуйтесь і дізнавайтесь найважливіші новини першими!
Доступ до цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Або оформіть передплату, вартість пакету «Мій асистент» становить лише 99 грн/міс
Передплатити