Як можна покласти обов’язок ведення кадрового обліку на головного бухгалтера?

Чи потрібно мати в штаті інспектора відділу кадрів на підприємстві з кількістю працюючих: 1 підприємство – до 8 осіб, 2 підприємство – до 15 осіб?

Чинне законодавство не регулює питання, з якою саме кількістю найманих працівників роботодавець має вводити до штату посаду інспектора з відділу кадрів. Тож дане питання залишається на розсуд самих роботодавців. Головне, щоб на підприємстві було забезпечено належне ведення кадрового обліку.

Чи можна покласти його  обов’язки на іншого працівника (внутрішнє сумісництво або суміщення посад), наприклад на головного бухгалтера (шляхом змін до посадової інструкції? В разі звільнення інспектора з кадрів - чи обов’язково покладати його обов’язки на іншого працівника?

Для покладання обов'язків інспектора кадрів на головбуха потрібно, щоб у штатному розписі була передбачена дана посада і вона була вільна (якщо інспектор ще не прийнятий на роботу або вже звільнився), тоді головний бухгалтер зможе вести кадровий облік в режимі сумісництва або суміщення посад.

Суміщення 

Суміщення професій (посад) — це виконання працівником поряд із своєю основною роботою, зумовленою трудовим договором, додаткової роботи за іншою професією (посадою) в межах робочого часу за основною роботою на одному і тому самому підприємстві, установі, організації.

За суміщенням головбуху доручатиметься виконання обов’язків з ведення кадрового діловодства за його згодою. Суміщення посад встановлюється за заявою працівника або на підставі прийнятого роботодавцем рішення. Оформлюється суміщення професій (посад) наказом роботодавця. Оскільки головбух продовжує обіймати свою основну посаду, записи про суміщення до особової картки працівника та трудової книжки не вносяться.

Для встановлення суміщення посад, як вже зазначено вище, у штатному розписі підприємства має бути передбачена вакантна посада. У разі відсутності вільної посади або посади в штатному розписі, суміщення посад є неможливим і доплата (ст. 105 КЗпП) за суміщення посад не може здійснюватись.

При суміщенні посад окремий трудовий договір не оформляється, оскільки робота виконується поряд з основної та оплата за яку здійснюється у вигляді доплати. Тому припинення виконання обов'язків за суміщенням з ініціативи роботодавця не є звільненням. За ініціативою працівника суміщення припиняється за його заявою (при умові, що попередньо не було визначено строку суміщення) на підставі якої видається наказ. Якщо строки були встановлені, то робота за суміщенням припиняється без видачі окремого наказу, тому що в наказі про встановлення суміщення був встановлений строк і після його спливу суміщення автоматично припиняється.

Внутрішнє сумісництво

Згідно з абз. 2 ст. 24 КЗпП працівник має право реалізувати свої здібності до продуктивної і творчої праці шляхом укладення трудового договору на одному або одночасно на декількох підприємствах, в установах, організаціях, якщо інше не передбачено законодавством, колективним договором або угодою сторін.

Сумісництвом вважається виконання працівником, крім основної, іншої оплачуваної роботи на умовах трудового договору у вільний від основної роботи час на тому самому або іншому підприємстві, в установі, організації або у роботодавця – фізичної особи. Працівники, які працюють за сумісництвом, одержують заробітну плату за фактично виконану роботу (ст. 102-1 КЗпП).

При внутрішньому сумісництві робота виконується на тому самому підприємстві, де працівник працює як основний працівник і як сумісник, але роботу за сумісництвом здійснює у вільний від основної роботи час. Облік робочого часу за сумісництвом ведеться окремо від обліку робочого часу за основною посадою.

Тож, в даному випадку, щоб головбух міг працювати на посаді інспектора з відділу кадрів за внутрішнім сумісництвом, доречніше за основною посадою працювати неповний робочий день, оскільки сумісництво це робота у вільний від основної роботи час.

При роботі за сумісництвом потрібно провести оформлення на роботу, подати повідомлення до податкової, присвоїти окремий табельний номер та табелювати, та проводити оплату праці пропорційно зайнятості. 

Обов’язки в посадовій інструкції

Якщо на підприємстві за штатним розкладом не передбачено інспектора відділу кадрів, обов'язки кадровика може бути покладено на іншого працівника, наприклад, на головного бухгалтера. Але в такому випадку таке доручення має бути прописано у посадовій інструкції такого головного бухгалтера.

Для цього у посадовій інструкції головного бухгалтера потрібно визначити конкретний перелік обов’язків щодо ведення кадрового діловодства, у т. ч. щодо ведення, обліку, зберігання та видачі трудових книжок працівників (якщо вони ще не оцифровані). Окремим пунктом слід надати головному бухгалтеру право засвідчувати своїм підписом записи в трудових книжках працівників.

На практиці керівник може прийняти рішення про делегування головному бухгалтеру права підпису в трудових книжках через видання наказу про таке делегування. І, якщо обов’язок щодо засвідчення своїм підписом записи в трудових книжках працівників було делеговано головному бухгалтеру відповідним наказом, то при засвідченні записів у трудовій книжці при звільненні працівника він має зазначати свою посаду.