Як рахувати валютний курс при видачі авансу на закордонне відрядження у гривнях?

Валютний курс щодо добових для потреб ПДФО і ВЗ

Відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, до оподатковуваного доходу не включаються також витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон - не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, в розрахунку за кожен такий день.

Тобто, з метою оподаткування ПДФО і ВЗ потрібно розраховувати курс за кожен день відрядження і порівнювати окремо за кожен день. Якщо за якийсь із днів є перевищення, воно оподатковується ПДФО і ВЗ.

Наприклад, якщо за перший день відрядження офіційний курс НБУ – 42,0190 грн за 1 євро, то гранична сума добових в перерахунку на гривні –   3 361,52 грн. (80 х 42,0190).

Якщо ж працівнику видали добові в гривнях, наприклад, 3 400 грн на один день, то за перший день відрядження перевищення складає 38,48 грн (3 400 – 3 361,52).

Така сума, 38,48 грн, підлягає оподаткуванню ПДФО і ВЗ. Причому для утримання ПДФО ця сума збільшується на негрошовий коефіцієнт 1,21951 (для ставки ПДФО 18%). І вже із збільшеної суми обчислюється ПДФО. А для утримання ВЗ збільшувати на коефіцієнт не потрібно.

Такі розрахунки роблять за кожен день відрядження.

Розмір добових при відрядженні до Німеччини

За умовами запитання, підприємство керується нормами Інструкції №59.

Відповідно до пп. 16 розд. ІІІ Інструкції №59 за кожний день (включаючи день вибуття та день прибуття) перебування працівника у відрядженні, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками), йому виплачуються (перераховуються) добові в межах сум, затверджених Постановою №98, у національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у доларах США / євро, або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом НБУ, встановленим на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження. Визначення кількості днів відрядження для виплати добових проводиться з урахуванням дня вибуття у відрядження й дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні.

Якщо підприємство встановлює добові за Постановою №98, то в разі відрядження до Німеччини сума добових складає 80 доларів США. А для Польщі сума добових 61 долар США.

Відповідно до пп. «а» пп. 16.2 розд. ІІІ Інструкції №59, якщо відряджений, перебуваючи в дорозі до держави відрядження або повертаючись до місця постійної роботи, має пересадку на інший транспортний засіб або зупинку в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території інших іноземних держав, добові витрати за час проїзду їхньою територією відшкодовуються у сумах, встановлених для відповідних держав, з дня перетину кордону відповідної іноземної держави (згідно з датою, визначеною у транспортних квитках, рахунках за проживання в готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні, або згідно з відмітками прикордонних служб про перетин кордону відповідної іноземної держави).

У разі перетину протягом доби кордону декількох іноземних держав (які не є державою відрядження) добові витрати відшкодовуються у розмірі середнього арифметичного від сум, установлених для цих держав.

За день вибуття з України у відрядження за кордон за відсутності пересадки на інший транспортний засіб або зупинки в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України добові витрати відшкодовуються за нормами першої іноземної держави, в якій здійснюється пересадка (зупинка).

День прибуття в Україну (перетину кордону) - за нормами останньої іноземної держави, в якій здійснюється пересадка (зупинка).

За день перетину кордону держави відрядження (незалежно від наявності протягом доби пересадок та/або зупинок на території інших іноземних держав під час перебування в дорозі до держави відрядження або повернення до місця постійної роботи) добові витрати відшкодовуються за нормами, встановленими для держави, до якої відряджено працівника.

З наведеного, на наш погляд, випливає, що якщо працівник, наприклад, 13.04.24 р. виїхав з території України і прибув в Польщу, де цього ж дня зробив пересадку за поїзд до Німеччини, і перетнув кордон Німеччини наступного дня, 14.04.24 р., то за 13.04.24 р. добові визначаються в розмірі (еквіваленті) 61 долар США (добові до Польщі), а вже за 14.04.24 р. в розмірі 80 доларів США (добові до Німеччини).

Якщо ж перетнув кордон Німеччини 13.04.24 р., то добові за 13.04.24 р. визначаються, на наш погляд, в розмірі 80 доларів США (добові до Німеччини).

Щодо витрат у відрядженні

Тут ми зазначали, що якщо кошти на закордонне відрядження видані у гривнях, то понесені витрати визначають за офіційним курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту.

Щоправда, такі витрати не враховуватимуть комісії банку, конвертації валюти тощо.

Але згідно з пп. 4 розд. І Інструкції №59 працівнику відшкодовуються (за наявності документального підтвердження оплати) понесені у зв’язку зі службовим відрядженням комісійні витрати у разі обміну валюти, суми комісійної винагороди за надані банком послуги, пов’язані з використанням платіжних карток та готівки (з урахуванням особливостей системи фінансових розрахунків у державі відрядження), зокрема відшкодовуються витрати, пов’язані з перерахуванням авансу на поточний рахунок працівника; поверненням коштів з рахунку працівника на відповідний рахунок підприємства; переказом грошових коштів електронними засобами - у безготівковій формі; проведенням безготівкових розрахунків у валюті, відмінній від валюти рахунку платіжної картки; отриманням готівки із застосуванням платіжної картки; конвертацією готівкової іноземної валюти у національну валюту держави відрядження; отриманням виписки банку-емітента платіжної картки.

Тобто, подібні конвертаційні витрати підприємство має відшкодувати працівникові.