Використання КПК та звітування у 2026 році: ризики передачі третім особам за нормами НБУ (аудіоверсія)

Коротка відповідь

Заборона передачі корпоративної платіжної картки (КПК) третім особам прямо встановлена ч. 15 ст. 38 Закону «Про платіжні послуги» №1591-IX та нормами Положення НБУ №164. Обов'язок звітувати за витраченими коштами покладається саме на держателя картки на підставі ст. 170.9 ПКУ та п. 20 розд. ІІ Положення НБУ №148, оскільки за банківською випискою підзвітні кошти виникають безпосередньо в особи, на ім’я якої емітовано платіжний інструмент.

Обґрунтування нормами законодавства

1. Чому картку не може використовувати інший працівник

Пряма законодавча заборона передачі

Відповідно до ч. 15 ст. 38 Закону України «Про платіжні послуги» від 30.06.2021 №1591-IX, користувач зобов'язаний використовувати електронний платіжний засіб відповідно до умов договору з банком і вимог закону та не допускати використання платіжного засобу особами, які не мають на це законного права. Ця ж норма прямо встановлює: передавати електронний платіжний засіб за довіреністю іншій особі заборонено (крім випадку емісії окремої додаткової картки на іншу особу).

Персоніфікація держателя картки

Згідно з п. 7 ч. 1 ст. 1 Закону №1591-IX та Положенням про порядок емісії та еквайрингу платіжних інструментів, затвердженим постановою Правління НБУ від 29.07.2022 №164 (пп. 7 п. 3, п. 22):

• Держателем корпоративної картки може бути виключно фізична особа, якій банк відкрив доступ до рахунку за дорученням підприємства;
• Підприємство (власник рахунку) самостійно визначає конкретний перелік уповноважених осіб і надає банку-емітенту їхні персональні ідентифікаційні дані (п. 107 Положення №164).

Компрометація картки

Якщо картка або її ПІН-код передаються іншій особі (навіть колезі по роботі за усним чи письмовим наказом директора), така картка згідно з банківськими правилами вважається скомпрометованою та підлягає блокуванню й перевипуску. Внутрішній наказ роботодавця не може скасувати вимоги закону.

2. Чому звітувати має саме працівник — держатель КПК

Момент виникнення підзвітності

Кошти на корпоративному рахунку належать суб'єкту господарювання (підприємству). Надання картки працівникові ще не означає видачі авансу. Гроші стають підзвітними виключно в момент здійснення оплати або зняття готівки (бухгалтерський запис: Дт 372 — Кт 311). Оскільки банк фіксує ініціювання операції за конкретною карткою, дебіторська заборгованість перед підприємством виникає саме у фізичної особи — держателя цієї картки.

Порядок подання підтвердних документів

Відповідно до п. 170.9 ПКУ (зокрема пп. 170.9.3, 170.9.4):

• Обов'язок надати підтвердні документи або скласти звіт про використання коштів (авансовий звіт) покладається на платника податку, який застосував платіжний інструмент під час відрядження чи виконання цивільно-правових дій;
• Якщо розрахунки здійснювалися безготівково, авансовий звіт за пп. 170.9.4 ПКУ може не подаватися (за відсутності оподатковуваного доходу), проте обов’язок надати первинні документи (чеки, квитанції, накладні) закріплений саме за особою, яка розплатилася карткою.

Касова дисципліна при знятті готівки

Відповідно до п. 20 розд. ІІ Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 №148, фізичні особи, які зняли готівку за допомогою корпоративної платіжної картки, зобов'язані подати до бухгалтерії звіт разом із документами про цільове використання коштів та повернути невикористаний залишок. Зняти готівку на законних підставах може лише уповноважений держатель картки.

Ризики порушення

Якщо картку буде передано іншому працівникові:

• Витрати не визнаються витратами особи, яка фактично їх понесла, оскільки за банківською випискою кошти підприємства витратив офіційний держатель картки;
• Якщо первинні документи виписані на іншого працівника, а оплату здійснено з картки першого без належного внутрішнього регулювання тревел-процесів, контролюючі органи можуть розцінити списані суми як неповернуті підзвітні кошти держателя картки або як додаткове благо (пп. 164.2.17 ПКУ) з утриманням ПДФО (18% із застосуванням натурального коефіцієнта 1,219512) та військового збору (5%).