Запитання: Фізособа вручну заповнює авансовий звіт. Як їй правильно заповнити рядки? Зокрема:
Ліва сторона документу авансовий звіт:
1) Поле "Призначення авансу" обов'язково заповняти?
2) Поле "Одержано" (від кого, №, дата документа): Це писати від п-ва, яке ж і складає авансовий звіт, чи від працівника п-ва, що перераховував кошти? Якщо гроші перераховувались на особисту карточку, то писати номер і дату цього плат. доручення?
3) Якщо сума авансу = сумі витрачених коштів, Поле "Залишок" має бути пустим, чи ставимо 0,00?
Права сторона документу:
4) Проводки: якщо ми платили аванс, проводити добові і проїзд: в кореспонденції рахунків вказуємо проводку ДТ 92 КТ 311 і після цього ДТ 92 КР 372? Чи оплати не відображаємо? Так само, якщо доплачуємо підзвітній особі перевитрату чи вказуємо проводку?
Нижня частина документу:
5) Поле "Перевитрата видана": якщо ми часто оформляємо відрядження водіям і експедиторам після їх повернення (не виплачуючи авансу, а в кінці місяця як з/п) то це поле обов'язково заповнювати і чий підпис має там бути?
6) Чи може всі авансові звіти заповнювати відповідальний за цю ділянку обліку бухгалтер, а працівники тільки підписуються?
7) І ще одне важливе питання: якщо не складається розрахунок ПДФО, то підпис підзвітної особи та дату біля нього не ставимо? Чи ставляться прочерки?
Відповідь: Порядок заповнення авансового звіту наразі затверджено наказом Міндоходів від 24.12.2013 р. № 845. Але цей порядок не розглядає заповнення авансового звіту щодо кожного реквізиту, тому відповідь ваші запитання надамо із сталої бухгалтерської практики:
1. Поле „Призначення авансу” заповнювати потрібно. По-перше, тому, що це реквізит авансового звіту, а порядком його заповнення не передбачено, що цей реквізити заповнювати не обов’язково. На практиці, якщо такого зауваження у порядку складання документу немає, то заповнювати слід усі реквізити. По-друге, тому, що під звіт працівник отримує кошти або на відрядження, або для виконання окремої цивільно-правової дії. На що саме він отримує ці кошти, визначається наказом керівника підприємства. Тому наведення в цьому полі певного призначення авансу свідчить про виконання розпорядження директора на виплату і витрачання певного авансу. Якщо ж такого наказу не було, то призначення авансу зазначається ще і в видатковому касовому ордері або в платіжному дорученні про перерахування коштів на особисту картку працівника.
Виключення із цього – ситуація, коли кошти під звіт було отримано директором з корпоративного рахунку підприємства. Але в цьому випадку зазначити призначення такого авансу можна виходячи із фактично понесених ним витрат – на відрядження або на виконання окремої цивільно-правової дії (придбання канцтоварів, наприклад), або наміру, за яким директор знімав ці кошти готівкою із банкомату (якщо уся сума готівки була повернена підприємству без витрачання).
2. Поле „Одержано (від кого, № та дата)” не має сталого порядку заповнення. Радимо в цьому полі зазначати, якщо аванс було отримано із каси, „Із каси, ВКО №.. від...”. Якщо аванс перераховувався на особисту картку працівника, то зазначати „З поточного рахунку, плат. доручення № .. від...”. Якщо ж аванс отримано з корпоративного рахунку, то зазначати „З корпоративного рахунку, чек №.. від..” (чек з банкомату або магазину, наприклад, обов’язково має додаватися до авансового звіту).
3. Якщо було витрачено увесь аванс, то в полі „Залишок” проставляємо прочерк. Така практика заповнення використовується вже багато років. Втім, враховуючи те, що цей прочерк слід буде поставити щодо реквізиту, який повинен заповнюватися в гривнях із копійками, на наш погляд, не буде помилкою проставити „0,00”.
4. В авансовому звіті зазначаються проведення щодо витрат, які за ним виникають. Проведення щодо виплати коштів працівнику із каси, наприклад, формуються не на підставі авансового звіту, а за РКО. Те саме стосується і повернення коштів працівником в касу – вони формуються на підставі ПКУ. Тому в авансовому звіті ви маєте відобразити лише те, на які витратні рахунки ви списуєте витрати, за якими звітує працівник. Тобто, на лицевій стороні авансового звіту зазначається загальною сумую списання тих витрат, які у розрізі документів працівник наводить на зворотній стороні авансового звіту. При цьому, згідно із порядком заповнення авансового звіту, бухгалтерські проведення наводить у ньому особа, яка надала ці кошти.
5. Поле „Перевитрата видана” заповнюється у випадках, коли працівник витратив власні кошти, і роботодавець відшкодовує йому ці витрати. Звісно, що, оскільки порядком складання авансового звіту не передбачено, що можна не заповнювати цей реквізит, то його заповнювати обов’язково. Інша справа, що таке відшкодування відбувається тільки після затвердження авансового звіту, а він затверджується після його складання. Отже, цей реквізит заповнюється за фактом погашення заборгованості перед працівником, датою його фактичного погашення.
6. Ні, і це прямо прописано в останньому абзаці порядку складання авансового звіту. Фізична особа, що отримала такі кошти, заповнює всі графи звіту, крім: "Звіт перевірено", "Залишок унесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером", бухгалтерських проводок, розрахунку суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт, які заповнюються особою, що надала такі кошти, та "Звіт затверджено", які підписуються керівником (податковим агентом).
7. Якщо не виникає надміру витрачених коштів (в тому числі коштів, за якими працівник відзвітував невчасно, або які невчасно повернув роботодавцю), то ПДФО за авансовим звітом не виникає. В такому випадку на практиці в цьому реквізиті ставляться прочерки. Підписувати його, на нашу думку, не потрібно. Адже розрахунку ПДФО немає і ознайомлювати підзвітну особу із ним не потрібно.