Обов’язковість звітування при розрахунках корпоративною карткою у відрядженні

За законом — ні, авансовий звіт не є обов’язковим, якщо розрахунки були виключно безготівковими (через термінал) і у працівника не виникло оподатковуваного доходу. Проте роботодавець має право вимагати його подання згідно з внутрішніми правилами підприємства.

Обґрунтування

Згідно з нормами пп. 170.9.4 ПКУ, Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (авансовий звіт), не складається і не подається, якщо:

1. Під час відрядження працівник застосував платіжні інструменти (зокрема корпоративну картку) для проведення розрахунків у безготівковій формі (наприклад, оплата бензину на АЗС або готелю через POS-термінал);

2. Працівник не знімав готівку або знімав її в межах суми добових витрат;

3. У працівника відсутній оподатковуваний дохід (усі витрати підтверджені та мають виробничий характер).

Коли авансовий звіт стає обов’язковим:

• Якщо працівник знімав із корпоративної картки готівку, сума якої перевищує добові витрати (пп. «б» пп. 170.9.4 ПКУ);
• Якщо виник оподатковуваний дохід (наприклад, витрати не підтверджені документами або не пов'язані з господарською діяльністю), з метою розрахунку ПДФО та військового збору;
• Якщо обов’язковість подання звіту встановлена внутрішнім Положенням про відрядження або наказом керівника підприємства. Роботодавці часто вимагають звіт для зручності обліку, і це не є порушенням.

Важливі нюанси щодо документів

Навіть якщо авансовий звіт не подається, обов’язок надати підтвердні документи залишається. Працівник має надати бухгалтерії:

1. Документи про витрати: фіскальні чеки РРО, рахунки з готелів, транспортні квитки тощо (пп. 170.9.1 ПКУ).

2. Документи про оплату: виписку з рахунку або відомості про платіжні операції, що підтверджують використання картки (пп. 170.9.2 ПКУ).

Строки надання документів: Підтвердні документи (та авансовий звіт, якщо він потрібен) подаються до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому працівник завершує відрядження (пп. 170.9.3 ПКУ). Якщо списання коштів банком відбулося пізніше дати завершення відрядження, цей строк продовжується ще на один календарний місяць.