Прийняття на роботу іноземця: оформлення та звітність

Відповідно до ст. 26 Конституції України, іноземці та особи без громадянства, що перебувають в Україні на законних підставах, мають ті самі права й свободи, а також такі самі обов'язки, що й громадяни України, — за винятками, встановленими Конституцією, законами чи міжнародними договорами України.

Крім того, КЗпП передбачено, зокрема, що трудові відносини іноземних громадян, які працюють на підприємствах, в установах, організаціях України, регулюються законодавством держави, в якій здійснено працевлаштування (наймання) працівника, та міжнародними договорами України. Тобто трудові відносини з іноземцем, що працевлаштовується в Україні, регулюються українським законодавством, якщо інше не передбачено міжнародними договорами.

Які документи мають бути для оформлення? Чи подається повідомлення в податкову про прийняття на роботу? 

Для працевлаштування потрібні наступні документи:

• копія довідки на тимчасове проживання в Україні;
• дозвіл на працевлаштування;
• реєстраційний номер облікової картки платника податків - для відображення в об’єднаній звітності відомостей про виплачені йому доходи (ст. 70 ПКУ та п. 2 розділу IV Положення №822). Процедура отримання РНОКПП досить легка. Для цього нерезиденту чи його представникові треба звернутися до податкової служби;
• трудовий договір в письмовій формі;
• наказ про прийняття на роботу;
• повідомлення про прийняття на роботу.

Після оформлення на роботу працівника-іноземця (як і для звичайного працівника-резидента):

1. формується особова справа;
2. проводиться: 

• інструктаж з охорони праці; 
• ознайомлення: з правилами внутрішнього трудового розпорядку, колдоговором (за наявності), положенням про відрядження та посадовими інструкціями.

Чи потрібен дозвіл? 

З попереднього розділу зрозуміло, що для працевлаштування іноземця потрібні дозволи на тимчасове проживання та дозвіл на роботу.

Відповідно до ст. 42 Закону №5067 роботодавці мають право на застосування праці іноземців та осіб без громадянства на території України на підставі Дозволу, що видається територіальними органами центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері зайнятості населення та трудової міграції.

Дозвіл на працевлаштування

Роботодавець зобов'язаний отримати дозвіл Державної служби зайнятості, який видається на певну посаду та на конкретний строк. 

Строки дозволів залежать від категорії іноземців, яких працевлаштовують, разом з оплатою за видачу такого дозволу (ст. 42-4 Закону про зайнятість).

Тобто строк залежить від тривалості робіт, для виконання яких запрошено іноземця. Роботодавець має право зазначити в заяві про видачу дозволу менший строк. Якщо є підстави, дію дозволу продовжують необмежену кількість разів.

Розмір плати за видачу дозволу залежить від його строку, який визначений ч. 1 ст. 42-4 Закону про зайнятість.

Для отримання дозволу роботодавець подає до Державної служби зайнятості:

• заяву встановленого зразка;
• копію паспорта;
• фотокартку іноземця та копію проєкту трудового договору;
• письмовий проєкт трудового договору (контракту).

Отримавши дозвіл, роботодавець зобов'язаний не пізніше, ніж за 90 календарних днів з дати видачі дозволу та у 10-денний строк після укладення трудового договору надати його копію до Мінсоцполітики (ч. 4 ст. 42-7 Закону про зайнятість).

Строк роботи іноземця обмежений терміном дії дозволу на працевлаштування, тож трудовий договір — строковий. Типової форми такого контракту немає, тому роботодавець і працівник складають його самостійно. Але центри зайнятості, як правило, пропонують зразок такого договору.

Отриманий дозвіл надає право роботодавцю використовувати працю працівника-іноземця на конкретній посаді.

Посвідка на тимчасове проживання

Щоб прийняти працівника на роботу він повинен мати посвідку хоча б на тимчасове проживання.

Відповідно до ст. 1 Закону про правовий статус іноземців, посвідка на тимчасове проживання — документ, що посвідчує особу іноземця або особу без громадянства та підтверджує законні підстави для тимчасового проживання в Україні.

Довідка на тимчасове проживання в Україні видається, як правило, строком рівно на період видачі дозволу на роботу та дозволяє іноземцю без будь-яких обмежень в’їжджати та проживати в Україні протягом строку його дії. 

Для продовження дії довідки іноземцю необхідно зібрати документи за переліком та звернутися до міграційної служби, але не пізніше ніж за 15 робочих днів до дати закінчення строку її дії. Продовжити дію посвідки можна лише на тій самій підставі, на основі якої було видано посвідку, строк дії якої закінчився (п. 19 Порядку №322).

Яке буде оподаткування доходів та відображення в єдиній звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ? 

Оподаткування зарплати працівника іноземця (з посвідкою на тимчасове місце проживання) здійснюється відповідно до законодавства України. 

Тобто з нарахованої зарплати утримується ПДФО (18%), ВЗ (1,5%) та нараховується ЄСВ у розмірі 22% на загальних підставах.

ПДФО утримується за ставкою 18%, якщо міжнародним договором про уникнення подвійного оподаткування, згоду на обов’язковість якого надано ВРУ, не встановлено інші правила, ніж ті, що передбачені ПКУ, то застосовують правила міжнародного договору (пп. 3.2 ПКУ). Як правило, Конвенції про уникнення подвійного оподаткування містять формулювання про те, що заробітна плата може оподатковуватися у державі, яка її виплачує. 

Підставою для звільнення (зменшення) від оподаткування доходів із джерелом їх походження з України є подання нерезидентом довідки (або її нотаріально засвідченої копії), яка підтверджує, що нерезидент є резидентом країни, з якою укладено міжнародний договір України (пп. 103.4 ПКУ). Довідка про резидентський статус має бути належним чином легалізована та перекладена відповідно до законодавства України (пп. 103.5 ПКУ).

Дохід нарахований та виплачений працівнику-іноземцю у відповідних додатках єдиної звітності відображається у звичайному порядку, як і для решти працівників-резидентів. 

Тобто у додатку 1 дохід іноземця відображатиметься за КЗО «1» або «2» у графі 08, а у  Додатку 4ДФ за ознакою «101» та відображається у додатку 5.

Виплата зарплати працівнику-іноземцю здійснюється так само як і працівникам – громадянам України. Зарплата може виплачуватися готівкою через касу або перерахуванням на рахунок працівника, відкритий в українському банку. Зокрема, такого працівника теж можна включити до зарплатного проєкту, якщо роботодавець користується цією послугою банку.