Звільнення за п. 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП: Додаток 5 Об’єднаної звітності

Запитання:

Працівник з 28 лютого 2022 року не з’являється на роботі, відомостей про нього не має, окрім того що на час відпустки виїхав до непідконтрольної території. Яким числом можна звільнити на підставі п. 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП? Як відобразити Додатку 5 Об’єднаної звітності, якщо дата звільнення не відповідає кварталу подання відомостей та нарахуванню розрахункових (прийнято рішення звільнити та розрахуватись в грудні 2022, а останній день перебування у відносинах 27 лютого - закінчення відпуски).

Відповідь:

Підстави для звільненя за п. 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП 

Законом №2352 було внесено зміни до ч. 1 ст. 36 КЗпП, а саме доповнено, зокрема, підставою припинення трудового договору з працівником за п. 8-3: відсутність працівника на роботі та інформації про причини такої відсутності понад чотири місяці поспіль. Даний Закон набрав чинності 19 липня 2022 р.

Для припинення дії трудового договору за п. 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП мають бути одночасно дотримані дві обов’язкові умови:

1) фактична відсутність працівника на робочому місці понад 4 місяці підряд;

2) відсутність інформації у роботодавця про причини такої відсутності понад 4 місяці підряд (при цьому не має значення поважність чи неповажність причин такої відсутності).

Тобто, якщо працівник протягом 4 місяців інформував роботодавця про причини своєї відсутності, зазначені підстави припинення трудового договору не можуть застосовуватися.

При цьому, виходячи з необхідності виконання вимоги щодо відсутності працівника або інформації про нього 4 місяці підряд, не може вважатись виконанням цієї умови наявність кількох подібних періодів, які в сумі дорівнюють або перевищують 4 місяці.

Оскільки в даному випадку працівник не інформував роботодавця про причини свої відсутності більше 4 місяців, крім того, за непідтвердженими даними, виїхав на непідконтрольну територію, роботодавець може звільнити працівника за п. 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП. 

Обрахунок 4-місячного строку

Відлік 4-х місяців потрібно починати з дати набрання чинності Законом № 2352, тобто з 19 липня 2022 р. До цього часу, провести звільнення працівника, який не виходив на роботу через збереження життя під час воєнного стану, з ініціативи роботодавця не можна. Тобто, роботодавцю нічого не залишається як відмічати зазначений період в табелі, як неявку працівника на роботу літерним позначенням «НЗ» до з'ясування фактичної причини його неявки.

Правила обрахування строків визначено ст. 241-1 КЗпП. Де зазначено, що строк, обчислюваний місяцями, закінчується у відповідне число останнього місяця строку. Якщо кінець строку, обчислюваного місяцями, припадає на такий місяць, що відповідного числа не має, то строк закінчується в останній день цього місяця.

Отже, звільнити працівника роботодавець зможе не раніше 19 листопада 2022 р., тобто 20 листопада 2022 р. і пізніше, оскільки закон не має зворотної сили, та за умови, що до цієї дати працівник так і не дасть про себе знати. Тож, звільнити працівника «заднім» числом (27 лютого 2022 р.) не можна! Тому до прийняття рішення про звільнення та при дотриманні зазначених умов, роботодавець має табелювати працівника літерним позначенням «НЗ».

Обґрунтування звільнення

Для того, щоб застосувати п. 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП для звільнення працівника, потрібно запастися безперечними доказами. Окрім табеля, це можуть бути: 

• доповідні записки безпосереднього керівника про неявку на роботу з 19.07.2022 р.;
• акти про його відсутність вдома, якщо комісія відвідувала його місце проживання; 
• повернуті листи з поштовими відмітками, які надсилалися працівнику;
• електронні листи, на які не було відповіді;
• роздруківка телефонних дзвінків чи листів через месенжер до працівника, залишені без відповіді.

За наявності підтвердження відсутності працівника протягом 4 місяців, роботодавець готує наказ про звільнення, в якому зазначає своє рішення про звільнити працівника певного числа грудня 2022 р. з проведенням остаточного розрахунку та виплати компенсації за невикористані дні відпустки.

Розрахунок з працівником та трудова книжка

У день звільнення працівнику проводяться всі належні виплати (ст. 116 КЗпП), видається копія наказу про звільнення, письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні, а також на вимогу працівника внесяться належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника (ст. 47 КЗпП).

Якщо трудова книжка зберігалася на підприємстві, то вноситься відповідний запис про звільнення та видається працівнику (директору) під підпис у журналі обліку руху трудових книжок. При цьому запис у трудовій книжці має відповідати запису в наказі про звільнення (пп. 2.4 Інструкції №58), наприклад: «Звільнений через відсутність на роботі та інформації про причини такої відсутності понад чотири місяці поспіль, п. 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП України» (графа 3), а у графі 4 зазначається підстава - Наказ №… від….».

Компенсація за невикористану відпустку розраховується за Порядком №100.

Якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то власник або  уповноважений  ним  орган  в  цей  день надсилає йому поштове повідомлення  із  вказівкою  про  необхідність   отримання трудової книжки.

Пересилання трудової книжки поштою з доставкою  на  зазначену адресу допускається тільки за письмовою згодою працівника (п. 4.2 Інструкції №58). Найкраще надсилати лист з повідомленням про вручення – звісно, за наявності згоди працівника. 

Якщо згоди про пересилання трудової книжки від працівника не буде, складається акт про даний) факт(підстава: лист з повідомленням про вручення і трудова книжка продовжує й надалі зберігатися у роботодавця аж до звернення працівника.

Додаток 5 Об’єднаної звітності

Інформацію про звільнення працівника відображають у кварталі, в якому сталася подія, в Додатку 5 об’єднаної звітності, оскільки Додаток 5 це єдиний додаток, який заповнюється один за квартал без помісячного розділення, одним рядком.

Отже, факт звільнення працівника відображатиметься в Додатку 5 Об’єднаної звітності за ІV квартал 2022 р. наступним чином:

• у графі 07 - код категорії особи «1 - основний працівник» або «2 - сумісник»; 
• у графі 10 - дата закінчення роботи (певна дата грудня 2022); 
• у графах 13 - 15 зазначаються професійна назва роботи, код КП та посада;
• у графі 16 – документ про звільнення (наказ №.. від..); 
• у графі 17 – підстава припинення трудових відносин «п. 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП»;
• графи 05,06,08,09,11 – заповнюються в звичайному порядку;
• графи 12,18, 20  - не заповнюються, 19 – за потреби.

Об’єднана звітність подається у визначені строки для подання квартальної звітності.