Які правила складання авансових звітів?

Щодо правильності відображення авансового звіту та підзвітних коштів у бухгалтерській програмі, в якій ведеться облік, ми, на жаль, не консультуємо (оскільки це залежить від специфіки та налаштувань кожної окремої програми на конкретному підприємстві). 

Однак зазначимо, що принцип такого відображення має відповідати принципам, встановленим Законом про бухоблік. Зокрема, згідно із ст. 9 цього Закону, інформація,  яка міститься у прийнятих до обліку первинних документах,  систематизується на рахунках бухобліку в регістрах  синтетичного  та  аналітичного обліку шляхом подвійного запису їх на взаємопов'язаних  рахунках  бухобліку. Господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, у якому вони були здійснені. Водночас, права  і  обов’язки  сторін,  які  виникають  за результатами здійснення господарської операції, оформленої первинним документом відповідно   до   вимог   цього  Закону,  не  залежать  від  факту відображення   її  в  регістрах  та  на  рахунках  бухобліку. 

Тобто, конкретний день/дату такого відображення цей Закон не встановлює, хоча і говорить про те, що відповідні проведення мають бути зроблені в тому звітному періоді (а ним вважається календарний рік), коли господарська операція відбулася. Але на практиці слід не затягувати із таким відображенням і прагнути, щоб відповідні проведення були зроблені (первинні документи враховані в бухгалтерській програмі) датою складання таких первинних документів. Це дозволить максимально точно визначити сальдо за рахунками бухобліку, зокрема, щодо обліку підзвітних коштів  та коштів на рахунках в банках і в касі, які потребують щоденного обліку.   

Щодо правил складання авансового звіту зазначимо таке.

Діюча форма авансового звіту затверджена наказом Мінфіну №841. Цим наказом затверджено і Порядок складання авансового звіту. Цей документ подається працівником до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому він завершує відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок податкового агента платника податку, що надав кошти під звіт. Тобто, формально законодавство не вимагає подання такого авансового звіту, якщо авансу не було. Однак, оскільки про понесені витрати, які працівник бажає відшкодувати, він теж має повідомити роботодавця, то на практиці авансовий звіт працівники подають і у випадках, коли аванс не видався. 

При цьому слід мати на увазі, що згідно з п. 19 Положення №148 видача підзвітній особі готівки під звіт проводиться за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми. За порушення цієї норми Указом Президента №436/95 передбачено відповідальність – штраф у  розмірі 25% виданих під звіт сум. 

Хоч слід зазначити, що таке обмеження встановлено лише щодо готівкових авансів. Отже, якщо аванси надавалися працівнику на його поточний банківський рахунок або ж він розраховувався корпоративною карткою, на думку автора, така заборона не діє.  

Виключення з цього правила також становить лише ситуація, коли готівковий аванс на одне відрядження/здійснення окремої цивільно-правової дії видається частинами. У такій ситуації НБУ свого часу роз’яснював, що не існує заборони для цього (ми про це писали тут). Однак, оскільки прямої норми, яка б дозволяла авансування частинами в Положенні №148 немає, для запобігання питань з боку податківців при перевірці касової дисципліни, до авансування частками не варто вдаватися без поважної причини. 

Оскільки авансовий звіт складається працівником і подається вже після завершення відрядження/цивільно-правової дії, то він відображає у рядку авансового звіту «Одержано (від кого, №та дата)» усі суми отриманого авансу. 

При цьому у авансовому звіті є й інший рядок «Залишок/перевитрата попереднього авансу». У цьому реквізиті зазначається (за наявності) цифрами сума у гривнях з копійками не поверненого на дату складання авансового звіту попереднього авансу або не погашеної на таку дату перевитрати, за якою було вже відзвітовано. Цей реквізит потрібен для визначення остаточної суми розрахунків із працівником за наслідками авансового звіту. 

У ситуації, коли працівнику вже було надано аванс раніше, який він ще не повернув або не звітував про його повну витрату, звісно, в цьому рядку буде зазначено суму такого іншого авансу. Заповнюється цей рядок і в тому випадку, якщо авансовий звіт за таким авансом був поданий (і в ньому зазначено певну суму, яку слід повернути роботодавцю), але повернення цієї суми на дату складання наступного авансового звіту не відбулося. 

Якщо ж працівник, навпаки, авансів не отримував і витрачав під час відрядження/здійснення цивільно-правової дії власні кошти, він має зазначити їх у рядку «Витрачено». Тут зазначається цифрами у гривнях із копійками загальна сума витрачених підзвітною особою коштів. Докладний опис таких витрат наводиться на зворотному боці авансового звіту у форматі: №за порядком заповненого рядка, дата документа, який підтверджує понесені витрати, кому, за що і на підставі якого документа сплачено, загальна сума цифрами у гривнях із копійками за таким документом. У цьому ж переліку записують і суми добових, але без наведення документів, які їх підтверджують. 

У результаті ця сума буде відображена і в рядку «Залишок/перевитрата». Тут зазначається (за наявності) цифрами у гривнях із копійками сума наявного залишку за авансом, за який звітується цим авансовим звітом. Якщо ж підзвітна особа, навпаки, витратила більше, ніж отримала авансу (або взагалі не отримувала авансу), вона показує суму перевитрати.

Далі таку суму перевитрати слід працівнику повернути. Ця подія відображається у рядку авансового звіту «Залишок внесений/Перевитрата видана в сумі ______ грн, коп. за касовим ордером/платіжним дорученням (№та дата)». Але тут постає запитання: коли такий запис має бути зроблений? До подання авансового звіту і затвердження його керівником підприємства (про що робиться запис у верхньому правому куті лицьової сторони авансового звіту) касир не видасть перевитрату підзвітній особі. Але навести ці відомості обов'язково потрібно. При цьому нерідко буває й так, що розраховується підприємство за такою перевитратою через тривалий час. Тому доведеться заповнювати цей рядок  (дооформлювати авансовий звіт) датою ВКО або платіжного доручення про виплату таких коштів. Цей запис в авансовому звіті здійснює не підзвітна особа, а бухгалтер, який його дооформлює. Отже, факт звільнення працівника на момент здійснення з ним остаточного розрахунку за таким авансовим звітом, на його складання не впливає. 

Залишився ще один реквізит — «Розписка». Його заповнює особа, яка перевіряє складений авансовий звіт, наданий підзвітною особою (отже, як правило, теж бухгалтер). Функція цього реквізиту — підтвердити підзвітній особі факт подання авансового звіту. Цю частину авансового звіту слід відрізати і надати підзвітній особі. Однак, варто зазначити, що таке правило склалося на практиці і не міститься ані в Порядку №841, ані в самій формі авансового звіту. Тому, у разі, якщо ця частина від авансового звіту не відрізалася, на думку автора, підстав застосовувати штрафи до роботодавця немає. Та, щоб уникнути суперечок при податкових перевірках касової дисципліни, краще все ж таки цю частину авансового звіту відрізати.