Коротка відповідь
Підпис на видатковій накладній особи, яка не є матеріально-відповідальною (МВО), є допустимим лише за умови, що ця особа офіційно уповноважена керівником підприємства підписувати такі документи. Якщо такого повноваження немає, документ вважається оформленим із порушенням, що створює ризики невизнання господарської операції податковими органами.
Обґрунтування
1. Хто має право підписувати первинні документи?
Згідно з ч. 2 ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», обов'язковим реквізитом первинного документа є особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Повноваження на підписання документів визначаються так:
- Керівник підприємства затверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов'язаної з відпуском товарно-матеріальних цінностей (п. 2.12 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку);
- Це право може бути закріплене у наказі по підприємству, посадовій інструкції працівника або довіреності.
2. Чи обов'язково підписувачем має бути саме МВО?
Законодавство не містить прямої заборони на підписання накладної працівником, який не є МВО, якщо він має відповідні повноваження від директора. Однак зазвичай саме МВО (комірник, завідувач складу) підписує видаткову накладну, оскільки вона засвідчує факт вибуття активів, за які ця особа несе відповідальність.
3. Ризики підпису неуповноваженою особою
Якщо накладну підписав працівник без належних повноважень (немає наказу або згадки в посадовій інструкції):
Податкові ризики
Контролюючі органи можуть поставити під сумнів реальність операції. У судовій практиці підпис документа неуповноваженою особою часто є аргументом для визнання операції фіктивною (див. Видаткова накладна: для чого потрібна та які обов’язкові реквізити повинні бути?).
Господарські ризики
Покупець може оскаржити факт отримання товару, заявивши, що товар прийняла особа, яка не мала на це права.
4. Правило «неістотних недоліків»
Водночас, згідно з ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік, неістотні недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання операції, за умови, що вони не заважають ідентифікувати сторони, дату, зміст та обсяг операції. Проте відсутність повноважень на підпис часто розцінюється судами як істотний недолік.
Рекомендації
Перевірте наявність наказу
Переконайтеся, що на підприємстві видано наказ про надання права підпису первинних документів цьому конкретному працівнику.
Оформіть довіреність
Якщо працівник разово замінює МВО, його повноваження варто підтвердити внутрішньою довіреністю або розпорядженням.
Посадова інструкція
Доцільно внести право підписувати видаткові документи до посадової інструкції працівника, якщо він робить це регулярно.
Цю відповідь підготував ШІ-консультант від «Дебету-Кредиту»
та перевірили фахівці редакції
Поставте своє запитання ШІ-консультанту і переконайтесь у зручності сервісу
Консультую з податкового та бухобліку
Поставте ваше запитання
