Облік бензину на підприємстві та документи для списання пального

Придбання

Підприємство може придбавати ПММ різними шляхами: готівкою під час купівлі або укладати угоди з АЗС і проводити оплату безготівково за допомогою талонів, відомостей тощо. Придбання палива за готівку здійснюється зазвичай шляхом видачі певної суми коштів під звіт водіям. За придбане паливо водії подають авансовий звіт з касовими чеками. Якщо ж розрахунок відбувається у безготівковій формі, з подальшим отриманням палива, постачальник надає видаткову накладну.

Придбання палива відображається за дебетом рахунку 203, а за кредитом – відповідно його витрачання/списання. 

Списання

У листі від 21.02.2017 р. №1441/18/10-17 Мінінфраструктури вважають, що списання палива і мастильних матеріалів дорожнім транспортом суб'єктів господарювання незалежно від відомчої підпорядкованості, форми власності або форми оподаткування доцільно здійснювати відповідно до Норм за єдиною прозорою системою. В даному листі мова йде про норми, що затверджені Наказом Мінтрансу від 10.02.1998 р. №43. Однак, даний лист містить лише рекомендаційний характер і наразі на має нічого спільного з бухгалтерським обліком. Така ж позиція наведена і в ухвалі Київського апеляційного адміністративного суду від 18.08.2016 р. №826/13368/15.

Так, згідно з п. 1 ст. 9 Закону про бухоблік, підставою для бухобліку господарських операцій є первинні документи. При цьому первинними документами є документи, що мають всі обов’язкові реквізити первинних документів:

• назву документа (форми);
• дату  складання;
• назву підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
• посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Отже, списання палива на підприємстві відбувається на підставі первинних документів. Первинним документом в даному випадку може бути акт списання пального або подорожній лист. Зазначимо, що згідно з Законом від 05.07.2011 р. №3565-VI "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо усунення надмірного державного регулювання у сфері автомобільних перевезень" у текстах Законів "Про автомобільний транспорт" та "Про дорожній рух" вилучено посилання на дорожні листи будь-яких автотранспортних засобів, у тому числі вантажних автомобілів. Отже, наразі вимоги щодо складання подорожніх листів певної форми немає. Подорожнім листом фіксується робота автомобіля, відповідно така фіксація може бути підтвердженням зв’язку списання палива на господарські потреби або використання авто у господарських цілях. Підприємство може самостійно розробити форму первинних документів для списання палива, з дотриманням всіх обов’язкових реквізитів первинного документа, що наведені вище.