Відповідно до п. 2.12 Положення №637, фізособи, які отримали готівку з поточного рахунку із застосуванням корпоративного спеціального платіжного засобу або особистого спеціального платіжного засобу, використовують її за призначенням без оприбуткування у касі.
Також цим Положенням передбачено, що такі фізособи подають до бухгалтерії підприємства звіт про використання коштів разом із підтвердними документами в установлені строки і в порядку, що визначені для підзвітних осіб законодавством України, а також документи про одержання готівки з поточного рахунку (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного терміналу тощо) разом із невитраченим залишком готівки.
Спеціальні строки подання такого звіту встановлені пп. 170.9.3 ПКУ і складають:
- у разі якщо під час службових відряджень відряджена особа - платник податку отримав готівку з застосуванням платіжних карток, він подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження;
- у разі якщо під час службових відряджень відряджена особа - платник податку застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, а строк подання платником податку звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищує 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може його продовжити до 20 банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).
Однак якщо отримання готівки відбулося не під час відрядження, ці спеціальні строки не працюють. І дотримуватися треба норм пп. 170.9.2 ПКУ, за якими звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт.
При цьому отримання коштів за допомогою корпоративної картки і банкомату вважається видачею цих коштів підприємством під звіт працівнику, на якого оформлено таку картку. Але проблема в тому, що через технічну несправність працівник так і не отримав кошти. А їх списання з корпоративного рахунку відбулося. Як відобразити таку операцію в бухобліку і чи виникають при цьому підзвітні кошти?
На нашу думку, дебіторська заборгованість працівника як підзвітної особи в такому випадку не виникає (але лише в тому випадку, якщо у підприємства буде документальне підтвердження технічної несправності банкомату та помилкового списання коштів від банку, в якому відкрито корпоративний рахунок). Так як фактично, співробітником кошти під звіт отримано не було, то відповідно у нього і не виникає заборгованості перед підприємством і обов’язку відповідного звітування.
В даному випадку доцільним буде складання бухгалтерської довідки на суму списаних коштів та комісії банку. Так як сума помилково списаних з вини банку коштів з рахунку фактично належить підприємству та підлягає поверненню на його рахунок, то сума таких коштів може бути віднесена на рахунок 374 «Розрахунки за претензіями».
Повернення коштів відбувається після проведення банком внутрішнього розслідування, при чому термін такого розслідування законодавчо не визначено і може бути різним для різник банків. При поверненні таких коштів на підставі банківської виписки робиться відповідне бухгалтерське проведення за дебетом рахунку 311 та кредитом рахунку 374.