Корпоративна картка: що робити, якщо помилково нараховані гроші?

Наслідки отримання коштів від невідомого. Відповідно п. 5 П(С)БО 11 «Зобов’язання» зобов'язання   визнається,  якщо  його  оцінка  може  бути достовірно визначена та існує ймовірність  зменшення  економічних вигод у майбутньому внаслідок його погашення. Цією ж нормою встановлено, якщо дату балансу раніше визнане зобов'язання не підлягає погашенню,  то  його  сума включається до складу доходу звітного періоду.

Тож виходить, що в бухобліку потрібно буде відобразити поповнення коштами корпоративної картки підприємства невідомими особами наступним чином: Д-т 311 К-т 685.

Далі, на жаль, чіткої інструкції, як діяти з коштами, які надійшли від невідомих осіб, не існує. На законодавчому рівні врегульована ситуація з помилково перерахованими коштами (Див.: Помилково отримані кошти: наслідки). 

Але цей алгоритм працює лише в тому випадку, коли платник відомий. А як повернути кошти невідомій особі? Чи треба чекати і протягом якого часу на звернення такої особи (із доказами, що саме вона здійснила переказ коштів) про повернення цих коштів? Відповіді на ці питання наразі немає, отже, кожний одержувач помилково перерахованих коштів вирішує цю проблему на свій розсуд. 

До речі, податківці вирішили, що такі кошти, якщо вони не повертаються платнику протягом звітного податкового періоду їх отримання, є доходом їх одержувача. Принаймні, такої позиції вони дотримуються щодо єдиноподатників («ЗІР», категорії консультацій 107.04 та 108.01.02). 

Щодо ПДВ їх роз’яснення більш лояльні («ЗІР», категорія консультації 101.02): лише за наявності договірних відносин із платником помилково перерахованих коштів на предмет поставки товарів, надання послуг податкові зобов’язання нараховуються відповідно до ст. 187 ПКУ. В ситуації, що розглядається у запитанні, таких договірних відносин немає, отже, ПЗ з ПДВ не буде. 

Отже, обережний платник податків, в разі, якщо протягом звітного податкового періоду (для податку на прибуток, ПДФО або єдиного податку, в залежності від того, який податок одержувач коштів сплачує) отримання помилково перерахованих коштів, ці кошти не повертаються їх платнику, визнає дохід. В бухгалтерському обліку він відображається проведенням: Д-т 685 К-т 717. 

Далі, якщо протягом строків давності (загальна позовна давність, згідно зі ст. 257 ЦКУ, триває три роки) таке повернення відбудеться, раніше визнаний дохід буде відсторновано, як в бухгалтерському, так і в податковому обліках (звісно, шлях сторнування в податковому обліку залежатиме від системи оподаткування, на якій перебуває одержувач коштів).

Ще один момент, який слід враховувати, це те, що коштами, які надійшли на його рахунок, одержувач може користуватися, як своїми власними, згідно з чинним законодавством та умовами договору про відкриття такого рахунку. Отже, незважаючи на те, що є, хоч і маленька, вірогідність того, що суму таких коштів потрібно буде повернути, до такого повернення ці кошти можуть видаватися працівнику під звіт, зокрема, за допомогою корпоративної картки (оскільки ці кошти надійшли на корпоративний рахунок) або перераховуватися власником рахунку на інші рахунки, зокрема, і рахунки інших осіб, якщо це дозволено умовами договору про відкриття такого рахунку. 

Порядок повернення коштів працівником. Відповідно до п. 2.12 Положення №637, тільки фізичні особи — довірені особи підприємств (юридичних осіб), які відповідно до законодавства України можуть одержувати готівку з поточного рахунка із застосуванням корпоративного спеціального платіжного засобу або особистого спеціального платіжного засобу. Таку готівку працівники можуть використовувати за призначенням без оприбуткування в касі. 

При цьому зазначені довірені особи подають до бухгалтерії підприємства звіт про використання коштів (авансовий звіт) разом із підтвердними документами про витрати в установлені строки і порядку, що визначені для підзвітних осіб законодавством України, разом з невитраченим залишком готівки. Зауважимо, що строки такого звітування для випадків, коли кошти були отримані на відрядження або для виконання цивільно-правових дій в інтересах підприємства, встановлено п. 170.9 ПКУ. А ось у випадку, якщо таких підстав не було, повернути ці кошти треба не пізніше наступного дня після їх отримання (зокрема, і з корпоративного рахунку на рахунок працівника), відповідно до п. 2.11 Положення №637.  

Зняття грошей з рахунка підприємства за допомогою корпоративної картки прирівнюється до отримання їх під звіт. В обліку таке зняття готівкою через банкомат, оплата корпоративною карткою за товари, послуги або перерахування коштів з корпоративного рахунку на власний рахунок працівника буде відображено проведенням: Д-т 372 К-т 311. Оприбуткування коштів, отриманих від працівника як повернення підзвітних коштів, відобразиться проведенням: Д-т 301, 311 К-т 372.  

Зауважимо: корпоративна картка та відповідно й кошти, які знаходься на корпоративному рахунку, є власністю підприємства (Див.: Корпоративні платіжні картки: правила гри). 

Ці кошти працівники в праві використовувати тільки з дозволу підприємства для придбання товарів, якщо є така виробнича необхідність, та під час відрядження, яке завжди оформлюється відповідним наказом. 

Якщо працівник, на ім’я якого відкрита корпоративна картка, зробив переведення коштів з корпоративного рахунку на власний рахунок без розпорядження роботодавця, то це є порушенням правил користування корпоративною карткою, наслідки якого визначатиме для працівника сам роботодавець. Ці наслідки залежатимуть від пояснень працівника, причин, з яких він вчинив такий переказ коштів і бажання або відсутності бажання працівника повернути, можливо навіть помилково переведені кошти роботодавцю.   

Якщо працівник не може повернути їх в касу підприємства на наступний день після їх зняття, то підприємство в праві на підставі ст. 127 КЗпПУ відрахувати їх із зарплати працівника. Для цього роботодавець має видати наказ (розпорядження) про відрахування не пізніше одного місяця з дня закінчення строку, встановленого для повернення підзвітних коштів. У такому разі в бухобліку таке відрахування буде відображено проведенням: Д-т 661 К-т 372. 

Але зверніть увагу: ст. 128 КЗпП встановлено чіткі обмеження розміру відрахувань із заробітної плати. Так, зокрема, при кожній виплаті заробітної плати загальний розмір усіх відрахувань не може перевищувати 20%, а у випадках, окремо передбачених законодавством України, – 50 % заробітної плати, яка належить до виплати працівникові.

При відрахуванні з заробітної плати за кількома виконавчими документами за працівником у всякому разі має бути збережено 50% заробітку.

До того ж, відповідно до норм ст. 127 та 128 КЗпП, відрахування коштів із зарплати працівника можливе, якщо працівник не оспорює підстав і розміру відрахувань.

У тих випадках, коли працівник, попри наявність документальних свідчень його заборгованості підприємству, не дає своєї згоди або оспорює здійснення таких відрахувань, то роботодавець, щоб повернути ці кошти, має звернутися до суду.