Обов'язок проводити інвентаризацію активів і зобов'язань закріплений у ч. 1 ст. 10 Закону №996. Її мета — підтвердити, що дані обліку та фінансової звітності відповідають реальному стану майна. Порядок проведення визначає Положення №879. На практиці потрібні три накази та один процедурний документ.
Наказ про постійно діючу інвентаризаційну комісію
Цей орган організовує перевірки наявності майна, розглядає питання списання активів і контролює роботу матеріально відповідальних осіб (МВО). Якщо обсяг робіт великий, цим самим або окремим наказом створюють робочі комісії безпосередньо на складах, у цехах чи інших місцях зберігання (п. 2.1–2.2 розд. ІІ Положення №879). Головну комісію очолює керівник підприємства або його заступник. До складу робочих комісій МВО (комірників, касирів) включати не можна. Водночас перевірку проводять лише за їхньої присутності (п. 2.4 розд. ІІ Положення №879). Крім того, голова робочої комісії не може бути з числа тих самих осіб два роки поспіль.
Наказ про проведення інвентаризації
У ньому вказують дати початку й завершення, перелік об'єктів перевірки та склад комісій. Наказ видають щороку перед суцільною інвентаризацією, яку зазвичай проводять із 1 жовтня до 31 грудня, тобто до складання річної фінансової звітності. Такий самий наказ потрібен і для позапланової інвентаризації. Її проводять негайно, зокрема, у разі:
- зміни МВО;
- виявлення крадіжки чи псування цінностей;
- стихійного лиха (п. 7 розд. І Положення №879).
У таких випадках наказ видають оперативно, у день настання події.
Наказ про затвердження результатів
Після завершення інвентаризації комісія складає протокол. Керівник має розглянути й затвердити його протягом 5 робочих днів. Наказ юридично закріплює рішення щодо лишків, нестач, пересортиці та сумнівної заборгованості. Це підстава для відображення інвентаризаційних різниць у тому звітному періоді, в якому інвентаризацію завершено (п. 3 розд. IV Положення №879).
Інструкція зі збереження документів і захисту даних
Вона доповнює контур внутрішнього контролю. У ній визначають:
- місця зберігання оброблених первинних документів (зачинені шафи чи окремі кімнати);
- відповідальних осіб;
- зберігання бланків суворої звітності в сейфах;
- порядок передачі справ до архіву;
- резервне копіювання облікових баз.
Видавати документи іншим підрозділам можна лише за письмовим дозволом головного бухгалтера. Підстави — Правила організації діловодства й архівного зберігання, затверджені наказом Мін'юсту від 18.06.2015 №1000/5.
Рекомендований порядок дій
- створити постійну та робочі комісії;
- видати наказ про інвентаризацію з чіткими строками;
- провести перевірку в присутності МВО;
- оформити протокол комісії;
- затвердити результати наказом у 5-денний строк;
- відобразити різниці в обліку періоду, в якому завершено інвентаризацію.
Порушення складу комісій або строків підвищує ризик визнання результатів недостовірними та ускладнює відповідальність за нестачі.
Висновки
- Для законної інвентаризації потрібні накази про комісії, про її проведення та про затвердження результатів, а перевірку регулює Положення №879 на підставі ст. 10 Закону №996;
- МВО не можуть входити до складу робочих комісій, але перевірка проводиться в їхній присутності. Позапланову інвентаризацію проводять негайно, зокрема при зміні МВО, крадіжці, псуванні цінностей чи стихійному лиху;
- Керівник затверджує протокол комісії протягом 5 робочих днів, а різниці відображають у періоді, в якому інвентаризацію завершено. Належне зберігання документів і резервне копіювання даних завершують систему контролю.
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до повного тексту цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Ще не передплатник, проте теж хочете скористатись такою можливістю?
Оформіть пакет «Мій асистент» усього за 199 грн/міс або спробуйте безкоштовну передплату на 14 днів прямо зараз
