Як облікувати придбану печатку для документів?

Печатка вартістю 600 грн з ПДВ обліковується залежно від очікуваного строку її використання: 

• якщо менше року — на рахунку 22 "Малоцінні та швидкозношувані предмети" (МШП) зі списанням на витрати одразу при введенні в експлуатацію; 
• якщо більше року — на рахунку 112 " Малоцінні необоротні матеріальні активи" (МНМА) з амортизацією витрат.​

Далі розглянемо детальніше ці варіанти.

Визначення категорії активу

Ключовим критерієм для класифікації є строк використання печатки:​

• МШП (рахунок 22) — якщо очікуваний строк використання не перевищує 12 місяців або операційного циклу;
• МНМА (рахунок 112) — якщо печатка використовуватиметься більше року.

Причому підприємство самостійно встановлює вартісну ознаку для МНМА в наказі про облікову політику згідно з п. 5.2 НП(С)БО 7. Наприклад, якщо така ознака встановлена в розмірі 20 000 грн. (як і для потреб податкового обліку згідно з пп. 14.1.138 ПКУ), то печатка, строк служби якої більше року, і вартість якої без ПДВ 500 грн., буде обліковуватися у складі МНМА.

Якщо ж підприємство не встановить обліковою політикою вартісну ознаку для МНМА, то всі активи, строк служби яких більше року, будуть обліковуватися у складі ОЗ. Але внаслідок малоймовірності такого варіанту ми його тут не розглядаємо. 

Варіант 1: Облік як МШП (строк використання до 1 року)

• Вартість без ПДВ: 500 грн (600 грн ÷ 1,20);
• ПДВ: 100 грн​.

Бухгалтерські проведення при придбанні:

Згідно з п. 23 НП(С)БО 9, вартість МШП списується одразу при передачі в експлуатацію зі складу активів на витрати:​

Видача в експлуатацію такої печатки може оформлятися звичайною накладною, за якою її отримуватиме відповідальний працівник. Може застосовуватися форма Накладної (вимоги), затверджена Наказом Мінфіну від 13.12.2022 №431.

Після списання необхідно організувати оперативний кількісний облік печатки за місцем експлуатації та відповідальною особою протягом усього строку фактичного використання (див. п. 23 НП(С)БО 9). 

Після закінчення строку експлуатації складається акт на списання для зняття з оперативного обліку.​

Варіант 2: Облік як МНМА (строк використання понад 1 рік)

Якщо печатка використовуватиметься довше року, і її вартість не перевищує встановленої в обліковій політиці підприємства вартісної ознаки для МНМА, вона обліковується як малоцінний необоротний матеріальний актив.​

Бухгалтерські проведення:

Введення в експлуатацію може оформлятися Актом введення в експлуатацію основних засобів типової форми, затвердженої Наказом Мінфіну від 13.09.2016 №818. Тут слід зазначити, що з точки зору НП(С)БО 7 МНМА є однією з класифікаційних груп ОЗ (див. п. 5 НП(С)БО 7).

Амортизація МНМА

Згідно з п. 27 П(С)БО 7 для МНМА можуть застосовуватися такі методи амортизації:

• прямолінійний;
• виробничий;
• у першому місяці використання об’єкта 50% його вартості, яка амортизується, і 50% у місяці списання з балансу;
• у першому місяці використання об’єкта 100% його вартості, яка амортизується

На практиці найчастіше використовується один з двох останніх спрощених методів.

Наприклад, якщо буде застосовано метод 100%, то проведення при введенні в експлуатацію:

Висновки:

• Облік печатки залежить від строку використання: ≤1 року — МШП (рах. 22), >1 року — МНМА (рах. 112). 
• МШП списуються одразу на витрати (Дт 92/93 Кт 22) при введенні в експлуатацію; потрібен оперативний облік за місцем використання. 
• МНМА амортизуються (найчастіше 100% у першому місяці: Дт 92/93 Кт 132); вартісна межа МНМА визначається обліковою політикою (зазвичай 20 000 грн).