Документальне оформлення проведення інвентаризації

Матеріали інвентаризації (описи, акти, звіряльні відомості, протоколи) оформляють не менше ніж у двох примірниках (п. 21 розд. II Положення №879).

Розгляньмо, які документи складають безпосередньо під час інвентаризації.

1. Інвентаризаційний опис. Інвентаризаційні описи застосовуються для фіксування наявності, стану та оцінки активів підприємства та тих активів, які належать іншим підприємствам і обліковуються поза балансом.

Увага: на активи, що перебувають у дорозі, відвантажену продукцію (товари), не оплачену у строк покупцями, та на ті активи, що перебувають на складах інших підприємств (на відповідальному зберіганні, на комісії, у переробці), складають окремі інвентаризаційні описи. Також можна складати окремі описи з розподілом: на орендовані, прийняті на відповідальне зберігання, комісію, переробку тощо;

Зверніть увагу! В інвентаризаційному описі активи наводять за найменуваннями у кількісних одиницях виміру, прийнятих в обліку, окремо за місцезнаходженням таких цінностей та особами, відповідальними за їх зберігання, з можливим виокремленням за субрахунками та номенклатурою.

На кожній сторінці інвентаризаційного опису зазначають словами число порядкових номерів активів та загальну кількість у натуральних вимірах усіх активів, що записані на цій сторінці, незалежно від того, в яких одиницях виміру (штуках, метрах, кілограмах тощо) вони відображені.

Записи роблять послідовно у кожному рядку на окремому аркуші (крім останнього). Має бути заповнено всі рядки. На останніх аркушах інвентаризаційного опису (акта інвентаризації) незаповнені рядки прокреслюють.

2. Акт інвентаризації. В акті інвентаризації фіксують наявність готівки, грошових документів, бланки документів суворої звітності, фінансової інвестиції, а також повноту відображення коштів на рахунках у банку (реєстраційних рахунках), дебіторської та кредиторської заборгованостей, зобов'язань, коштів цільового фінансування, витрат і доходів майбутніх періодів, забезпечень (резервів), які створюються відповідно до вимог П(С)БО, національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку у державному секторі, міжнародних стандартів та інших актів законодавства.

3. Звіряльна відомість. Таку відомість складає бухгалтерська служба для відображення розбіжності між даними бухгалтерського обліку і даними інвентаризаційних описів (актів інвентаризації).

Типові форми перелічених вище документів визначено Наказом №572. Використання встановлених форм є обов'язковим для бюджетних установ. Інші юридичні особи також можуть застосовувати ці форми або розробити власні. Єдиною вимогою у цьому разі є наявність усіх обов'язкових реквізитів первинного документа, які зазначено у п. 2 ст. 9 Закону про бухоблік.

Фінальним етапом інвентаризації є складання інвентаризаційною комісією протоколу за результатами проведення інвентаризації. У протоколі, зокрема, але не виключно, зазначають таку інформацію:

— причини нестач, втрат, лишків (у т. ч. на підставі письмових пояснень матеріально відповідальних осіб);

— пропозиції щодо зарахування внаслідок пересортиці, списання нестач у межах норм природного убутку, а також понаднормових нестач і втрат від псування цінностей із зазначенням причин та вжитих заходів щодо запобігання таким втратам і нестачам.

Після складання протоколу інвентаризаційною комісією керівник підприємства повинен у строк 5 робочих днів затвердити його.

Голова інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) візує всі прибуткові та видаткові документи, що додаються до реєстрів (звітів), із зазначенням «До інвентаризації на (дата)». Для бухгалтерської служби ці документи є підставою для визначення залишків активів на початок інвентаризації за даними обліку.

Також слід звернути увагу!

Підприємство під час інвентаризації продовжує діяльність і, як наслідок, здійснює придбання та/або використання активів. Тому на прибуткових документах на активи, що надійшли до місць зберігання активів до передачі їх в експлуатацію або використання під час інвентаризації, матеріально відповідальна особа у присутності членів інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) робить позначку «після інвентаризації».

На видаткових документах про активи, відпущені зі складу під час інвентаризації, з дозволу керівника підприємства у присутності членів інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) роблять позначку «після інвентаризації» з посиланням на дату інвентаризаційного опису, де записані ці активи, або ж їх заносять до окремого інвентаризаційного опису, якщо їх ще не було внесено до інвентаризаційного опису.

Якщо під час інвентаризації на підприємстві виявлено надлишки або нестачі, пересортицю, їх відображають в обліку.