ДФС у підкатегорії 135.03 ресурсу «ЗІР» нагадує, що відповідно ст. 8 Закону № 996 бухгалтерський облік на підприємстві ведеться безперервно з дня реєстрації підприємства до його ліквідації.
Для забезпечення ведення бухгалтерського обліку підприємство самостійно з дотриманням вимог Закону №996 обирає форми його організації, зокрема, введення до штату підприємства посади бухгалтера або створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером чи веде бухгалтерський облік та складає звітність безпосередньо власник чи керівник підприємства.
Отже, за відсутності на підприємстві головного бухгалтера при складанні звітності можливе накладання ЕЦП безпосередньо власником чи керівником підприємства. Для цього до контролюючого органу подається заява за формою №1-ОПП або за ф. №1-РПП з позначкою «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку» з відомостями про керівника підприємства.
Щоб надати право підпису електронних документів особам, яким делеговано право підпису, платник в контролюючий орган направляє повідомлення про надання інформації щодо ЕЦП в електронному вигляді за ідентифікатором форми J(F)1391103.
Відповідно до п. 66.4 ПКУ та п. 9.3 розд. IX Порядку №1588, платники податків – юридичні особи та їх відокремлені підрозділи зобов’язані подати контролюючому органу відомості стосовно осіб, відповідальних за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку юридичної особи, її відокремлених підрозділів, у 10-денний строк з дня взяття на облік чи виникнення змін у облікових даних платників податків, шляхом подання заяви за формою №1-ОПП або за формою №1-РПП з позначкою «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку». При цьому, заповнюються розділи 1, 2, 4 та 10 заяви за формою №1-ОПП, а інформація про засновників не подається.
Крім того, платники податків, можуть подати заяву за формою №1-ОПП або за формою №1-РПП з позначкою «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку» засобами електронного зв’язку в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації електронного підпису підзвітних осіб у порядку, визначеному законодавством.
Платник створює електронні документи у строки та відповідно до порядку, що визначені законодавством для відповідних документів в електронному та паперовому вигляді, із зазначенням всіх обов’язкових реквізитів та з використанням ЕЦП.
Створення електронного документа завершується накладанням на нього ЕЦП підписувача (підписувачів), електронної печатки (за наявності), як передбачено для аналогічного документа в паперовому вигляді.
З вищезазначеного можна зробити висновок, що у разі якщо у штатному розписі підприємства передбачена посада бухгалтера і наказом керівника на неї делеговано право ведення бухгалтерського обліку та складання і подання податкової звітності, тоді такій посадовій особі необхідно одержати в акредитованих центрах сертифікації ключів ЕЦП і подати до органу ДФС за місцем реєстрації посилені сертифікати ЕЦП цієї особи (Порядок № 1246).
Зазначимо, що згідно з абзацом 2 п. 48.5.1 ПКУ достатнім підтвердженням справжності документа податкової звітності є наявність оригіналу підпису уповноваженої особи на документі у паперовій формі або наявність в електронному документі ЕЦП (КЕП) платника податку. Тому у разі відсутності на підприємстві посади головного бухгалтера, подають посилені сертифікати відкритих ключів шляхом направлення повідомлення на всіх відповідальних осіб платника податків, які мають право відповідного підпису. Аналогічна думка з цього питання міститься у ІПК ГУ ДПС у Днiпропетровськiй областi від 05.11.2019 р. №1191/ІПК/04-36-04-01-16.