Як та навіщо встановлювати норму використання пального?

Хто встановлює норми списання палива?

У листі від 21.02.2017 р. №1441/18/10-17 Мінінфраструктури вважають, що списання палива і мастильних матеріалів дорожнім транспортом суб'єктів господарювання незалежно від відомчої підпорядкованості, форми власності або форми оподаткування доцільно здійснювати відповідно до Норм за єдиною прозорою системою. У даному листі мова йде про Норми, що затверджені Наказом №43. Однак, даний лист має лише рекомендаційний характер і наразі не має нічого спільного з бухобліком. Аналогічна позиція наведена в ухвалі Київського апеляційного адміністративного суду від 18.08.2016 р. №826/13368/15.

При цьому, ВСУ у своєму рішенні зазначав, що списання палива на підприємстві повинно бути обов'язково врегульовано внутрішніми наказами на підприємстві та підтверджено відповідними розрахунками. Для списання палива підприємство повинно розробити внутрішні документи, які встановлюватимуть норми його витрат з урахуванням усіх технічних характеристик автомобілів, експлуатаційних норм та інших факторів.

Отже, як видно, норми використання палива повинні бути встановлені підприємством самостійно. При цьому, підприємство на власний розсуд може використовувати джерела для отримання норм такого списання:

• власні заміри;
• інформацію, надану компетентними органами;
• інформацію, отриману з технологічної документації від виробника такого автомобіля.

Єдина вимога, що такі розрахунки повинні бути документально обґрунтованими. Отже, дата встановлення таких нормативів залежить від обраного підприємством способу визначення.

Наприклад, підприємство на підставі технічної документації автомобіля може встановити нормативи списання палива до початку використання автомобіля. А після початку експлуатації на підставі фактичних замірів підприємство може переглянути такий норматив в сторону зменшення або збільшення.

Окрім цього, зважаючи на те, що автомобілі мають однакові технічні характеристики, вважаємо, що норми використання пального мають бути встановлені на певну модель автомобіля, а не на кожне авто окремо.

Як списується пальне?

Згідно з п. 1 ст. 9 Закону про бухоблік, підставою для бухобліку госпоперацій є первинні документи. При цьому первинними документами є документи, що мають всі обов’язкові реквізити первинних документів.

Первинним документом, яким відображається списання запасів та матеріалів, є акт списання. 

Зазначимо, що згідно з Законом №3565 у текстах Законів «Про автомобільний транспорт» та «Про дорожній рух» вилучено посилання на дорожні листи будь-яких автотранспортних засобів, у тому числі вантажних автомобілів. Отже, наразі вимоги щодо складання подорожніх листів певної форми немає. Подорожнім листом фіксується робота автомобіля, відповідно така фіксація може бути підтвердженням зв’язку списання палива на госппотреби або використання авто у госпцілях.

Отже, списання палива підприємство здійснює на підставі даних про фактичні показники використання палива та оформлює актом списання.

Подорожній лист не є підставою для списання палива, а лише підтверджує те, що таке паливо було використано в госпдіяльності підприємства. Чому це важливо – розглянемо далі.

Для чого тоді встановлювати норми списання палива?

Якщо списання палива здійснюється за фактичними показниками витраченого палива, то для чого тоді потрібно встановлювати норми його списання? Норми встановлюються для того, щоб виявити розмір використаного палива в господарській та негосподарській діяльності. 

Відповідно, пальне, що було використано понад норми списання визнається таким, що було використано не в госпдіяльності, а отже, підприємство, за умови отримання ПК з ПДВ при його придбанні, зобов’язано на суму перевищення нарахувати ПЗ за п. 198.5 ПКУ.

Окрім цього, витрати на списання палива понад норми має бути відображено на бухгалтерському рахунку 949 «Інші витрати операційної діяльності».

Висновок:

Підсумовуючи вищезазначене, можна прийти до таких висновків:

• норми використання встановлюються підприємством самостійно;
• списання палива здійснюється за фактичними витратами, що підтверджені первинними документами. Такими документами можуть бути подорожній лист (або інший документ, у якому фіксується інформація про роботу автомобіля – пробіг, перевезення вантажів тощо) та акт списання палива – на підставі інформації про роботу автомобіля;
• норми використання палива використовуються виключно для обрахунку обсягу пального, використаного не у госпдіяльності підприємства – для цілей нарахування ПДВ за п. 198.5 ПКУ.