Використання авто під час відрядження: як оформити?

Щоб віднести до складу витрат на відрядження витрати на ПММ, паркування та інший автомобільний клопіт, роботодавець повинен оформити використання такого автомобіля документально.

По-перше, має бути наказ на відрядження. Наказ про направлення працівника у відрядження — це обов'язковий документ. Саме у ньому встановлюється майбутній маршрут службової поїздки працівника та вказується інформація щодо використання службового автомобіля. У наказі потрібно також зазначити, що якщо працівник витратить у відрядженні власні кошти, зокрема на пальне або ремонт автомобіля, то працедавець відшкодує йому ці витрати за наявності підтвердних документів.

По-друге, має бути документ на списання ПММ. Оскільки типова форма подорожнього листа втратила чинність, то за бажання працедавці можуть розробити свою форму первинного документа для обліку використаного пального — відповідно до ст. 9 Закону про бухоблік і п. 2.7 Положення №88.

Авансовий звіт. Повернувшись із відрядження, працівник зобов'язаний відзвітувати про витрати, понесені під час відрядження, за формою, затвердженою наказом Мінфіну України від 28.09.2015 р. №841. Якщо ж ні аванс не видавався, ні корпоративна картка не використовувалася, а працівник витрачав лише свої гроші, подавати звіт саме за згаданою формою він, загалом, не зобов'язаний. Але, як правило, податківці наполягають саме на ній: вона є звичнішою і спричинює менше запитань щодо оформлення.

У будь-якому разі до звіту про витрачені кошти, свої або підзвітні, працівник зобов'язаний додати підтвердні документи: фіскальні чеки з АЗС, акти і видаткові накладні зі СТО (у разі ремонтів), квитанції за паркування тощо. Фіскальні чеки на суму понад 240 грн з ПДВ не дадуть права на ПК з ПДВ згідно з пп. «б» п. 201.11 ПКУ. Для придбання ПММ зручніше використовувати паливні талони або паливні картки.

Нагадуємо, що терміни подання звіту про використання підзвітних коштів та повернення невикористаних підзвітних коштів (або ж коштів, отриманих під звіт, але про витрачення яких працівник не має оформлених відповідно до вимог законодавства первинних документів) встановлено пп. 170.9.2 — 170.9.3 ПКУ.

У разі відрядження на службовому легковому автомобілі (в тому числі орендованому) до складу витрат платника податку відносяться сплачені під час відрядження за кордон збори за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами та водними переправами, а також витрати, пов'язані зі стоянкою та паркуванням автомобіля під час відрядження, та витрати на придбання пально-мастильних матеріалів.

Зазначені витрати можуть бути включені до складу витрат підприємства лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат.

Витрати, пов'язані з експлуатацією автомобіля під час відрядження, пов'язані із господарською діяльністю підприємства. Вони визнаються витратами в обліку — причому саме того виду, для якого здійснюється кожна конкретна поїздка. Наприклад, якщо відрядження пов'язане з відкриттям в іншому місті нової філії, то витрати на нього будуть адміністративними. Якщо мета поїздки — участь у виставці з рекламною метою, то витрати на експлуатацію автомобіля під час поїздки будуть збутовими (п. 18, п. 19 П(С)БО 16 «Витрати»). Але якщо мета поїздки — благодійний захід чи інша мета, що не передбачає збільшення майбутніх вигід, придбання виробничих активів, підписання договорів про продажі тощо, то витрати на експлуатацію автомобіля, так само як і решта витрат за таким відрядженням, у бухгалтерському обліку будуть іншими операційними витратами.