Строки зберігання документів поширюються й на підприємців

Терміни зберігання документів (для цілей бухобліку, господарської діяльності тощо) встановлюються Переліком №578/5*. Перелік №578/5 створено в першу чергу для використання юрособами. Але він може використовуватися також фізособами-підприємцями (п. 1.4 р. I Переліку №578/5).

Терміни зберігання документів, визначені в Переліку, є мінімальними - їх не можна скорочувати (п. 1.7 р. I Переліку №578/5).

Перелік №578/5 визначає терміни зберігання документів, як правило, у вигляді конкретних цифр, наприклад 3 роки, 10 років, 75 років. Але іноді такі терміни виражені не цифрами, а словами, зокрема, «Постійно», «До ліквідації организации», «ЕПК» і «Доки НЕ мине потреба» тощо.

Особливу увагу слід звернути на  таку примітку як: "За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб'єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, - ревізії, проведеної органами державного фінансового контролю за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах - зберігаються до ухвалення остаточного рішення",  - вона конкретизує строки зберігання документації.

Таким чином, до завершення зазначених перевірок, навіть якщо мінімальний термін зберігання документів на підприємстві вже закінчився, передати їх на експертизу цінності не можна.

Водночас, додамо, що мінімальні терміни зберігання документів обчислюються з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством.

Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2014 році, починається з 1 січня 2015 року. І якщо такий строк встановлено, наприклад, в розмірі 3 років, то такий документ повинен зберігатися на підприємстві по 31.12.2017 року включно.

Це відрізняється від норм п. 44.3 - 44.4 ПКУ, але слід враховувати, що ПКУ встановлює тільки правила податкового обліку і не поширюється на інші аспекти діяльності підприємства.

Тому і податкові норми, і наведені в Переліку №578/5 по зберіганню документів на підприємстві слід виконувати одночасно, зберігаючи документи протягом того терміну, який довше.

Втім, ми вище зазначили, що фізособа-підприємець МОЖЕ використовувати Перелік №578/5 у своїй діяльності, а це означає, що перед знищенням документів, за правилами Переліку №578/5, слід дочекатись податкової перевірки (або навіть замовити її самостійно). Далі — зробити оцінку цінності (пп. 22-24 Порядку №1004**) та або знищити їх або передати на архівне зберігання.

Адже, забороняється знищувати документи без попереднього проведення експертизи їхньої цінності (п. 2.13 Переліку №578/5).

Згідно з п. 5 розділу 3 параграфу V Правил №1000/5***, у разі внесення до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, первинної фінансової та бухгалтерської документації до нього додається довідка про проведення перевірки органами Державної фіскальної служби з питань дотримання податкового законодавства.

Тому, навіть за умови, що йдеться про фізособу-підприємця, варто такі дослухатись до наведеного вище та приймати рішення щодо долі документів, поза межами строків зберігання, встановлені пп. 44.3-44.4 ПКУ, після проведення добровільної експертизи їх цінності. Далі, документи, які підлягають переданню на архівне зберігання, мають бути передані до НАФ. Інші документи — можна буде знищити (але з врахуванням винятку для первинної фінансової та бухгалтерської документації, а також строків, встановлених у п. 44.3-44.4 ПКУ).

Загалом, рішення приймати фізособі-підприємцю доведеться самостійно.

________________________________________

* Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затв. Наказом Мінюста від 12.04.2012 N 578/5.

** Порядок утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затверджений постановою КМУ від 8 серпня 2007 р. №1004.

*** Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені Наказом Мін'юсту від 18.06.2015 р. №1000/5.