Загальні моменти
Відповідно до п. 44.1 ПКУ для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Згідно з п. 44.2 ПКУ юридичні особи - платники єдиного податку, які відповідають критеріям, визначеним пп. 3 пункту 291.4 ПКУ, ведуть спрощений бухгалтерський облік доходів та витрат з метою обрахунку об’єкта оподаткування за методикою, затвердженою Мінфіном. Зокрема, Мінфін затвердив спрощений план рахунків наказом N 186 від 19.04.2001. Платники єдиного податку можуть використовувати цей спрощений план замість загального плану рахунків, затвердженого наказом Мінфіну від 30.11.1999 №291. Проте на практиці більшість юросіб – платників ЄП користуються загальним планом рахунків.
Також у пп. 296.1.3 ПКУ зазначено, що платники єдиного податку третьої групи (юридичні особи) використовують дані спрощеного бухгалтерського обліку щодо доходів та витрат з урахуванням положень пунктів 44.2, 44.3 ПКУ.
Щодо реєстру документів
Документообіг на кожному підприємстві є індивідуальним і визначається виключно сферою його діяльності та особливостями його роботи. Документообіг затверджується наказом керівника підприємства. Примірна форма графіку документообігу наведена тут.
Як правило, на малих підприємствах документи поділяються на первинні документи та зведені облікові документи.
Більш докладно про первинні документи читайте тут та тут.
Найпоширенішим переліком первинних документів є такий:
- Документи по основних засобах – надходження ОЗ, нарахування амортизації, вибуття ОЗ;
- Документи по нематеріальних активах, якщо такі є - надходження НМА нарахування амортизації, вибуття НМА;
- Документи по руху товарів та інших запасів – видаткові накладні постачальників (на підставі яких ТМЦ оприбутковуються на баланс), акти приймання – передачі ТМЦ, акти списання ТМЦ, видаткові накладні на продаж товарів та інших ТМЦ покупцям тощо;
- Документи по обліку витрат на виробництво та випуску готової продукції (якщо підприємство займається виробництвом);
- Митні декларації – як експортні, та і імпортні;
- Касові документи;
- Виписки банків по гривневих та валютних рахунках (зокрема, цими документами підтверджується база оподаткування єдиним податком);
- Документи по операціях з цінними паперами, якщо такі операції є;
- Авансові звіти, якщо є видача коштів підзвіт працівникам;
- Акти надання послуг та виконання робіт замовникам, якщо підприємство займається наданням послуг чи виконанням робіт;
- Акти приймання-передачі внесків засновників у статутний та додатковий капітал;
- Рішення засновників про виплату дивідендів засновникам;
- Кредитні договори з банками, якщо підприємство має кредити;
- Акти наданих послуг та виконаних робіт від виконавців та підрядників, якщо підприємство користується послугами и роботами сторонніх осіб;
- Документи по нарахуванню заробітної плати;
- Бухгалтерські довідки по нарахуванню платежів в бюджет, зокрема єдиного податку, по нарахуванню курсових різниць, процентів банку за кредит або за депозит і т.ін.;
- Інші документи, які не зазначені вище, але по яких відбувається рух активів та зобов’язань та по яких виникають зобов’язання з нарахування єдиного податку (зокрема, угоди про списання заборгованостей тощо).
На підставі цих первинних документів здійснюються записи на бухгалтерських рахунках з використанням загального або спрощеного плану рахунків.
Як правило, при веденні бухобліку за допомогою комп’ютерних програм кожне підприємство самостійно визначає, які облікові регістри слід роздруковувати з програми. Найчастіше це оборотно-сальдові відомості та журнали-ордери за тими рахунками, за якими були проведені господарські операції.
У кінці звітного періоду складається та роздруковується оборотно-сальдова відомість по всіх рахунках (ще її називають оборотно-сальдовий баланс). На підставі цієї відомості складається фінансова звітність.
Якщо бухоблік ТОВ ведеться іншою особою на підставі договору, все це узгоджується у договорі, зокрема:
- З якою періодичністю та в які строки ТОВ-клієнт повинен надавати ТОВ-виконавцю первинні документи для обробки, перелік цих документів;
- З якою періодичністю та в які строки виконавець повинен обробляти документи та у якому вигляді надавати результати (зокрема, у вигляді паперової роздруківки чи у вигляді електронних файлів, можливо, з електронним цифровим підписом);
- Хто і як повинен формувати архів первинних документів тощо.
Тобто всі моменти співпраці клєнта і виконавця визначаються виключно договором між ними, з урахуванням того, щоб виконавець міг підготувати необхідну звітність у встановлені строки.
Зокрема, якщо юрособа – платник ЄП повинна подавати податкову декларацію з єдиного податку щоквартально, то всі процедури слід прописати таким чином, щоб декларація з ЄП складалася правильно, з урахуванням всіх первинних документів і вчасно була подана до контролюючих органів (протягом 40 днів після закінчення звітного кварталу). Сторони договору можуть погодити більш ранні строки підготовки звітності, наприклад, за договром виконавець повинен скласти декларацію протягом 30 днів після закінчення звітного кварталу. Відповідно і клієнт повинен надавати документи виконавцю з таким розрахунком, щоб виконавець встиг їх вчасно обробити.
Можна прописати у договорі будь-яку періодичність обміну документами, зручну для сторін (щодня, щотижня, щодекади, щомісячно)
Все це стосується і фінансової звітності, якщо ТОВ-клієнт повинен складати фінзвітність щоквартально. Якщо фінзвітність складається за підсумками року, то всі документи повинні бути надані та оброблені з урахуванням того, щоб річна звітність була сформована та подана у встановлені строки. Проте не рекомендуємо відкладати все на кінець року, краще вести облік вчасно протягом всього року.
Щодо строків зберігання документів
Відповідно до п. 44. ПКУ платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених п. 44.1 ПКУ, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством термінів, але не менш як 1095 днів (2555 днів - для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до статей 39 та 39-2 цього Кодексу) з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання - з передбаченого ПКУ граничного терміну подання такої звітності, та документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, - не менш як 1095 днів з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів - не менш як 1095 днів з дня завершення терміну їх дії).
У разі ліквідації платника податків документи, визначені п. 44.1 ПКУ, за період діяльності платника податків не менш як 1095 днів (2555 днів - для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до статей 39 та 39-2 цього Кодексу), що передували даті ліквідації платника податків, в установленому законодавством порядку передаються до архіву.
Передбачені цим пунктом терміни зберігання документів продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених пунктом 102.3 статті 102 цього Кодексу.
Терміни зберігання первинних документів – див. тут.