Нужны ли документы первичного учета частному предпринимателю — законодательные требования

Общие требования

В пункте 44.1 НКУ указано, что для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с начислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством. Причем налогоплательщикам запрещается формирование показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных вышеперечисленными документами.

Обращаем внимание: это общее требование, которое нужно применять к предпринимателям с учетом других норм действующего законодательства.

Во-первых, согласно ст. 1 Закона №2063 физлица, зарегистрированные в установленном порядке субъектами предпринимательской деятельности, относятся к субъектам малого предпринимательства. При этом ни указанный законодательный акт, ни Закон №996 не обязывают таких субъектов малого предпринимательства — физлиц вести бухгалтерский учет в полной мере.

Иными словами, предприниматель, будь то общая система налогообложения (далее — ОСН) или упрощенная система налогообложения, учета и отчетности, не должен использовать План счетов субъектов малого предпринимательства, утвержденный Приказом №186, и регистры бухучета, утвержденные Приказом №422. Также предприниматель освобождается от обязанности составления и предоставления Финансового отчета субъекта малого предпринимательства (ф. №1-м, №2-м), приведенного в приложении 1 к П(С)БУ 25. Это прерогатива юрлиц — субъектов малого предпринимательства.

Во-вторых, предприниматели, независимо от избранной системы налогообложения, должны в обязательном порядке вести учет доходов. Более того, предприниматели на ОСН согласно пунктам 177.4 и 177.10 НКУ вправе включать в перечень своих расходов, непосредственно связанных с получением доходов, только документально подтвержденные расходыи обязаны иметь документы, подтверждающие происхождение товара.

Книга учета доходов и расходов для таких предпринимателей утверждена Приказом №1025.

Что касается предпринимателей-«упрощенцев», то те из них, которые избрали 1-ю или 2-ю группу плательщиков единого налога (далее — ЕН) или же 3-ю группу плательщиков ЕН без уплаты НДС, ведут Книгу учета доходов. Избравшие 3-ю группу плательщиков ЕН с уплатой НДС ведут налоговый учет доходов и расходов (пп. 296.1.1 и пп. 296.1.2 НКУ).

Форма книг для указанных групп утверждена Приказом №1637 (срок хранения книги у плательщика ЕН — три года после совершения последней записи).

Кстати, Порядком №1025 и Порядком №1637 определено, что данные вышеуказанных книг используются для заполнения налоговой декларации. Поэтому их показатели, на основании требований п. 44.1 НКУ, должны подтверждаться соответствующими первичными документами, которые налоговые органы вправе изучать и проверять в ходе проведения проверок, что обусловлено пп. 20.1.8 НКУ.

Напомним: согласно ст. 1 Закона №996 первичным документом является документ, содержащий сведения о хозяйственной операции и подтверждающий ее осуществление.

Таким образом, для целей налогового учета предприниматель должен вести оперативный учет, т. е. составлять первичные документы. Более того, действующее законодательство в зависимости от вида деятельности и осуществляемых операций может содержать требования относительно наличия других документов, например письменных договоров и пр.

Документы при перевозке пассажиров

В соответствии с п. 25 ч. 3 ст. 9 Закона №1775 оказание услуг по перевозке пассажиров автомобильным транспортом является лицензируемым видом деятельности.

В пункте 1.6 Лицензионных условий №427, распространяющихся и на предпринимателей, определено, что лицензия выдается, в частности, для оказания услуг по внутренним или международным перевозкам пассажиров автобусами. В этом нормативно-правовом акте также приведена информация об обязательном наличии тех или иных документов при осуществлении перевозки пассажиров, в т. ч. со ссылкой на соответствующие законодательные акты.

В частности, согласно пп. 2.3.1 Лицензионных условий №427 лицензиаты обязаны оказывать услуги по перевозке пассажиров в соответствии с Правилами №176. Согласно п. 3 указанных Правил перевозки пассажиров автобусами в зависимости от режима их организации могут быть:

• регулярными;

• регулярными специальными;

• нерегулярными.

Наличие у автомобильного перевозчика соответствующих документов зависит от осуществляемого вида перевозки. Общие документы для таких перевозок установлены ст. 39 Закона №2344 (см. таблицу 1).

Таблица 1. Наличие соответствующих документов у перевозчика и водителя

Что касается других документов, предусмотренных законодательством Украины, то их перечень довольно обширен и зависит от вида перевозки. Например, согласно пунктам 55 и 56 Правил №176 во время осуществления нерегулярных пассажирских перевозок письменный договор с заказчиком транспортных услуг должен содержать:

• дату и время осуществления перевозки;

• начальный и конечный пункты маршрута;

• маршрут перевозки и госномер транспортного средства.

Кроме того, предприниматель-перевозчик при нерегулярных пассажирских перевозках должен иметь путевой лист, в котором согласно п. 57 Правил №176 он должен указать начальный и конечный пункты маршрута, наименование заказчика услуг по перевозке, а также свои Ф.И.О. и адрес местожительства. По окончании поездки заказчик услуг в путевом листе подписью должен подтвердить объем работы, выполненной перевозчиком (п. 59 Правил №176).

Заметим, что согласно Лицензионным условиям №427 лицензиаты, осуществляющие перевозки, обязаны обеспечить проведение проверки технического состояния, технического обслуживания и ремонта автотранспортных средств в соответствии с требованиями действующего законодательства, инструкций заводов — производителей транспортных средств.

Например, проверка технического состояния транспортных средств автоперевозчиками осуществляется в соответствии с Порядком №974, предусматривающим составление графика проверки технического состояния транспортных средств.

Сроки хранения

Согласно п. 1.2 раздела I Перечня №41 данный Перечень включает документы, которые образуются в ходе документирования однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых органами государственной власти, местного самоуправления и прочими предприятиями (учреждениями и организациями) независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, формы собственности, а также документацию, которая образуется в результате производственной и научно-технической деятельности организаций.

С другой стороны, согласно ч. 1 ст. 51 ГКУ к предпринимательской деятельности физлиц применяются нормативно-правовые акты, регулирующие предпринимательскую деятельность юрлиц, если иное не установлено законом или не вытекает из сути отношений.

Следовательно, предпринимателям стоит соблюдать сроки хранения документов, предусмотренных в Перечне №41. На этот факт ранее обращал внимание и Госкомпредпринимательства в письме от 27.02.2009 г. №1899.

Непосредственный же анализ п. 11.3 раздела 11 «Административно-хозяйственное обслуживание» Перечня №41 показывает следующее. В нем содержатся как документы по транспортному обслуживанию, которые можно отнести к первичным документам (например, путевой лист), подтверждающим расходы предпринимателя, так и документы, без которых такой лицензируемый вид деятельности, как перевозка пассажиров, просто невозможен (например, документы о техническом состоянии и осмотре транспортных средств), или же документы, необходимые для составления налоговой декларации (например, предпринимателями на ОСН ― для заполнения раздела VIII «Сведения о движимом имуществе» декларации, утвержденной Приказом №1395, куда вносятся данные о марке, модели, годе выпуска и объеме двигателя транспортного средства).

Для документов из п. 11.3 раздела 11 Перечня №41, которые можно отнести к указанным в п. 44.1 НКУ (в частности, для учета расходов, других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, документов, подтверждающих показатели налоговых деклараций, документов, связанных с начислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством), установлен специальный срок хранения.

Так, согласно п. 44.3 НКУ налогоплательщик обязан обеспечить хранение документов, определенных в п. 44.1 НКУ, а также документов, связанных с выполнением требования законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, не менее 1095 дней со дня подачи налоговой отчетности, для составления которой использовались указанные документы (а если она не была подана — 1095 дней с предельного срока подачи такой отчетности).

В случае если указанные документы связаны с предметом проверки, проведением процедуры административного обжалования принятого по ее результатам налогового уведомления-решения или судебного рассмотрения, такие документы должны храниться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и (или) решения дела судом, но не менее вышеуказанных сроков (например, не менее 1095 дней со дня подачи налоговой отчетности).

Для некоторых документов, указанных в п. 11.3 раздела 11 Перечня №41, в нем же установлено специальное примечание относительно сроков хранения (см. таблицу 2).

Таблица 2. Сроки хранения некоторых документов на транспортное обслуживание

Обращаем внимание: предпринимателю, определяясь со сроками хранения документов, нужно учитывать, что состоявшаяся плановая проверка налоговых органов не является основанием для уничтожения документов до истечения сроков их хранения.

Срок хранения документов, по общему правилу Перечня №41, исчисляется с 1 января года, следующего за годом завершения документов делопроизводством.

Например, по документам (ведомости, акты, переписка) о техническом состоянии и осмотре транспортных средств 2011 года срок хранения в 3 года начинает отсчитываться с 01.01.2012 г.

А примечания вроде «после списания» (см. таблицу 2) и им подобные указывают на то, что именно с этого момента следует начинать отсчет срока хранения документов.

Подводя итог, констатируем: для целей установления сроков хранения у себя документов предприниматель сначала должен определиться с законодательной обязательностью использования того или иного из них, установить, используется ли документ для налоговых целей (в т. ч. для составления налоговой отчетности) и применить нормы НКУ и (или) Перечня №41.